【コラム】「タスクマネジメントスキル」（自分のタスク編）
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はじめに
暖かくなったり、寒くなったりする季節が来ましたね！春が近い証拠です😆
日本は、冬から春先にかけて、西高東低（さいこうとうてい）の気圧配置になります😁
そして、日本では、シベリア高気圧と太平洋高気圧の両方の影響を受けるので、春先は、シベリア高気圧の勢力が強いときは寒くなり、弱まったら太平洋高気圧のおかげで温暖な日が来ます。
この寒い日と暖かい日が交互に来る時期を三寒四温と言ったりします。
ちょうど今くらいの気候ですね！（２月２０日頃執筆）
元々は中国のことわざらしいです😁
そんな日々が続いておりますが、皆さんいかがお過ごしでしょうか。
私は目が痒いです😍
さて、今日は、ベンチャー企業で働く際に役に立ちそうなタスクマネジメントスキルについて書きたいと思います。
そもそも、ベンチャーでは「ヒト・モノ・カネ」が全部足りていません！
それゆえに、一人に課されるタスクが多くなります。
実は、ベンチャー内では、仕事ができる人とできない人がハッキリと分かれます。これは大手企業でも同じですかね？
大手と違う点は、ベンチャー企業はそもそも人が少人数しかいませんから、仕事ができない人が数人いるだけでもうパンク気味になる点です。
仕事ができない人が数人いても、ベンチャーには教える余裕はないし、育てる余裕もありません。
その結果、仕事ができる人にだけタスクが集中し、疲弊していき、仕事ができていない人に教えることも育てることもできないまま、時が流れ、組織崩壊が起きます😨
これを防ぐためにも、タスクマネジメントスキルは今のうちに持っておいた方が良きです。
特にベンチャーに入るマネジメント層の方々には必須スキルだと思います。
そこで今回は、自分自身のタスクマネジメントについて書きたいと思います。
１．抱え込まない
仕事ができる人（≒事務処理能力が高い人）ほどタスクを抱え込みがち😨
これはベンチャーあるあるです。
「俺がやらなきゃ誰がやる」という龍拳爆発時の孫悟空のような精神（ドラゴンボール好きじゃないとわからない）で仕事をしている人に多い症状です。
最後は自分で全部処理をしようとする😨
ここは考えを改めないといけません。
特にマネジメント層の人がこういう考え方だと組織は強くなりませんし、ずっと弱いままです。
マネージャーがタスクを抱え込んで全部処理していたら、部下はいつそのタスクを経験すれば良いのでしょう😒
マネージャー自身は自分の重要感が増すし、それによって存在意義を感じられるかもしれませんが、それは所詮自己満足の世界で、会社の全体利益を考えたら不適切な行為です。
マネージャーの多くは「部下に任せてもどうせ自分に返ってくるし、自分でやったほうが早い」などと言います。
これは視点を変えると「私には人に教える能力も、育てる能力もありません。自分で処理するしかできない人間です」と言っているようなものです。
それならマネージャーをやるべきではありません。
誰もが最初はできなくて当然なのですから、どんどん部下に経験を与えてあげてほしいところです。
しっかりとゴールを示し、タスク処理の要所を教えて（できれば実演してみせて）、実際にやらせてみる。
そうやって一つずつタスク処理のいろはを伝承していく。
マネージャーの最大の仕事は部下を育てることであって、自分で処理して悦に浸ることではありません。
タスクを抱え込まないというスキルを身に着けて、タスク処理の伝道者になりましょう。
２．自分の限界を知る
23歳～28歳くらいまでは、体の無理も利きます。
徹夜とかも余裕でしょうし、ランナーズハイのような状態になって、心地良さすら感じるでしょう。
でも、着実に身体と心は蝕まれていっています。
ある日突然燃え尽き症候群になったり、血尿が出て倒れたりします。
人間の体はそんなに頑丈にできていないのです。
どんな超人でも、無理をすれば、必ず壊れていきます。
自分の健康が有限資産であることをまず理解してください。
確実に歳を取り、残された時間は刻一刻と減っていっています。
30歳を超えるともうダメで、いろいろなところにガタが来ます。
私なんて、今年の年末年始はほぼ動けない状態でした。
朝起きて携帯を取ったら肩が「バコンッ！」とびっくりするような大きな音を立てて激痛が走りました😨
肩からクビにかけての筋肉をギックリしてしまったようです。
スマホ（わずか145ｇ）で肩がやられる年齢なんすよ……
だからこそ！常に8割で頑張る！という癖を付けましょう。
全力を出すのは「ここぞ！」というときの一瞬だけでいいのです。
突発的かつ緊急的なタスクを処理できるだけの余力を残しておくこと。
これがとても大事。
常に100で頑張っていると、本当に大事なときに踏ん張りが利かなくなります。
自分の限界を知らないのは、未熟な証拠です。
自分を客観視する時間を必ず設けてください。
これと似た概念で、3M社の15％ルールがあります。
ポストイットなどの有名商品を次々と生み出している3M社では、自分の勤務時間の15％を自分の好きなプロジェクト（自分の好きな勉強や研究）に使っていいという文化があります。
ちなみに、ポストイットもその中から産まれた大ヒット商品です。
15％の余裕があるおかげで、自分の能力の向上のための投資もできるし、自分を客観視する機会も生まれる。
とても素晴らしい制度だと思います😁
私達はスーパーマンではありません。
一般ピーポーです。
だからこそ、自分の限界をよく理解し、常に余力を残しておくことが大切です。
休みの日に気持ちがソワソワして落ち着けなかったり、疲れてボーッとしてしまう時間が長い人は、要注意です。
限界一歩手前です。
３．時間割を作ろう
私は、この世にマルチタスクが可能な人間などほぼ存在しないと考えています。
自分にできないからそう言っているのではありません🤣
実際に、マルチタスクができている人を見たことがないのです。
高いレベルで仕事を完成させる人の多くは、その仕事のみに集中しています。
別の見方をするならば、良い仕事がしたいなら、一つのことに集中しなければならないということです。
皆さんご存知、あのスタンフォード大学の認知科学の研究でも、マルチタスクの生産性の低さ・集中力の欠如が証明されています。
マルチタスクを行い過ぎると、常に様々な情報に気を取られるようになります。
同時にいくつもの情報を処理しようとする「癖」がついてしまうのです。
それは、散漫と同義です。
つまり、集中できていないということです。
集中できていない状態で良いパフォーマンスが発揮されることはまずありません。
元々のポテンシャルが極めて高い人であっても、本来の能力の半分も出せないでしょう。
自分の能力を最大限に発揮したいならば、マルチタスクを辞めて、一つ一つのタスクに集中する必要があります。
ここで有効な手段が、時間割です。
小学校で渡されたあれです😁
10時～11時は、メールチェックと返信の時間。
12時～13時は、🍚🍖！
13時～14時は、タスクＡを処理する時間。
15時～16時は、MTGの準備をする時間。
16時～17時は、MTGの時間。
17時～18時は、タスクＢを処理する時間。
というように、１つの枠で１つのタスクしか処理しないというやり方です。
マネジメント層になると、日々新しいタスクが飛んできますし、Slackもバンバン飛んできます。
でも、慌てない。
その場で一旦深呼吸して、冷静に時間割を組み立てていくのです。
そして、たとえ時間内にタスクが終わらなかったとしても、そこで潔く諦める！
現時点までの進捗状況やいつ頃になるかを逐一チームメンバーに報連相していれば問題ないです。
ベンチャーでは誰も怒ったりしないはずです。
なぜなら、皆似たような状況なので、気持ちを察してくれるからです。
心の中で「マジですまん！」と一回大きく謝ったあとで、気持ちを切り替えて、次の時間ではしっかりとその時間に割り振られたタスクに集中する。
この作業を繰り返していると、自分の予想時間数と実績値が一致し始めます。
どのタスクにどれほどの時間がかかるかが、ある程度わかるようになるのです。
１つの枠（一定時間）で、集中して１つのタスクをこなすということを大原則としてください😁
マルチタスクなんてカッコイイことは、私達にはできません！
絶対に！
４．TPMを使いこなす
人間は一つのことにしか集中できないことは前項で述べました。
でも、問題は解決されていません。
ベンチャーでの最大の問題は、タスクの量が多いことです😨
ちょっとでも気を抜いていると増えます😒
契約書チェックなんてちょっと目を離したスキに数件溜まります。
だからこそ、脳内で常にTPM（タスクポートフォリオマネジメント）図を作りましょう！
イメージはこんな感じです！
横軸と縦軸にはご自身で尺度を当てはめてくださいませ😁
上記の図では、横軸に緊急度、縦軸に重要度を入れました。
ここでいう重要度とは、会社にとっての重要度です。
営業であれば１件あたりの利益額としても構いません。
経営管理部のタスクであれば、事業部に対する貢献度や経営に対する影響度などと解釈すれば良いと思います。
一方で、緊急度は、時間的な余裕です。
タスクを処理するまでの期限が短いほど緊急度は高くなります。
図のような四象限のマトリクスを作って、タスクＡ～Ｃを当てはめて行けば、どれを誰に振ればいいのか、又は自分で処理すればいいのかがわかります。
ちなみに、悪いマネージャーのポートフォリオは以下のようなものです。
これをやっちまうと、人が育たないんですわ😨
それだけでなく、尊敬もされないのですわ😨
でも、現実的な問題として、このポートフォリオでタスクを処理しているプレイングマネージャーは非常に多いと思います。
部下が失敗したときに、責任を取らされるのが嫌なのかもしれません。
しかし、それは最終的に自分の首を絞める結果を生みます😒
早い段階で、人に任せるという行為に慣れましょう。
なお、このポートフォリオマネジメントの概念は、元々はボストンコンサルティンググループが行っていたプロダクトポートフォリオマネジメント（PPM）を参考にしています。
大流行したあれですね😍
５．「助けて」といえる人になる
タスクを高速で処理し続けていると、周りの人達から頼りにされますし、褒められます。
でも、これは大きな落とし穴です😨
褒められると、次も褒められないといけないような気がしてくる。
しかも、頼られると断れない……。
その積み重ねで、いつの間にかタスクがパンパンになります😒
責任感が強く、負けん気が強い人ほどそういう状況になります。
でも、おじさんは思うとです。
「助けて」と言える人が、結局は一番優秀なのだと。
自分の力量を正確に理解し、その上で他人に「助けて」といえるスキルを早くに身に着けておくべきだと思います。
自分ひとりが処理できるタスクの量なんてたかが知れています。
私なんて本気で集中できる時間は一日５時間が限界です。
就業時間は８時間ですけど、３時間はポンコツマシーンです（山本さんすんません）。
だから、日本の就業時間は全部５時間にすべきだと思っています！
人間の能力なんて似たりよったりです。
５時間以上集中できる人なんて私は殆ど知らない。
司法試験の受験生でも、一日５時間以上の集中状態を維持できる人なんてほとんどいませんでした。
大抵は90分以内に集中力が切れます。
早い人では10分で切れます。
細切れの集中力でなんとか業務をやっているのが一般的な人たちの実情だと思います。
そのわずかな集中時間で処理できるタスクの量は、限定的です。
作業時間が長くなっても、無駄な人件費がかかるだけで会社への貢献度は低いです。
それならば、自分のキャパが8割を超えたあたりで「助けて」と周りにいえる人のほうが、会社全体でみると生産性を上げる活動をしてくれているといえます！
６．しっかり休む
日本人は本当に休むのが苦手です😫
私が山本さんを尊敬している点の一つに、休むのが上手という点があります。
極めて効率的な生き方をしている🤔
誤解を恐れずにいうと、山本さんが100の力で頑張っている姿は、飲み会の席でしか見たことがない！！！
そもそも、山本さんは長距離ランナーなんですよね。
42.195kmを走れる男です。
私も以前、フルマラソンの距離を「歩いた」ことがあるのですが、足はマメだらけになり、かつ、潰れて、酷いことになりました。
筋肉痛と足の炎症で一週間くらい動けなくなったんです😨
それを「走る」男です。
私から見ると、長距離ランナーはバケモノです。
これは推測でしかないですけど、フルマラソンを走り切るって、たぶん程よく気を抜いていないとできないと思うのです。
全力で走り続けると、きっと身体がダメになる。
良い感じに「力を抜いている」状態があるはず。
イメージで言うと、イルカ！
イルカは左脳と右脳を交互に眠らせることができます。
それゆえに、常に泳いでいられるのです。
こういう睡眠方法を半球睡眠といいます。
イルカの他にも、クジラ、オットセイ、アザラシ、鳥類などで確認されています。
フルマラソンを走るって、たぶんこれです！
半球睡眠のように、身体の一部を休ませつつ走っているのだろうと思うのです🤔
そうしないと、長く走り続けられないはずだからです。
これは、仕事でも同じだと思っています。
人間は、ずっと働き続けることはできないのです。
適度に休むから、長く続けられる。
仕事ができる人は、休み上手です。
休養をしっかり取って、頭と心をリフレッシュしてから、また頑張る。
そういう素晴らしいサイクルを早い段階で身につけておくべきだと思います。
休むのもスキルです！
ということで、働きすぎの人は、土日祝日はSlackの通知は切りましょうね😨！
ベンチャーでそれを怒る人は殆どいないと思います。
私は、土日は仲間や生徒さんたちと経営学に関する議論をしています。
一緒にビジネスモデル考えたり、既存の商材を掛け合わせて新しい商材作ってみたり、企業分析をしてみたりしています😆
それ以外の時間はずっと本を読んで勉強しています。
友達が極端に少ないタイプなので、本が友達です。
私にとって、休む≒勉強することなので、できれば週3日ほど休みがほしいです😒
おわりに
なんか、タスクの話だけで終わらなかった😨
広げてしもた。
すみません。
すみませんついでに、広げますと、生物の分類学上は、実はイルカとクジラは同じ種類です。
でっかいのがクジラ、ちっさいのがイルカです。
どのくらいのサイズからクジラなのかは決まっていません。
私が小さい頃に行った水族館の表示は、「シロイルカ」（White Whale）って書いてあって、『どっちやねん！』と思いました。
確か今では学名もDolphinに変更されていた気がする🤔
いや、Beluga（ベルーガ）になったんやったかな……忘れた。
さて、今回は自分のタスク編をお送りしましたが、次回は他人のタスクマネジメントについてお話したいなと思っています😁
十中八九脱線すると思いますけど、お楽しみに！
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