#2 仕事の任せ方、仕事の振り方

今回は仕事の任せ方、振り方について実体験を元に書きました！悩んでいる方はぜひ読んでみてください！

人に仕事をうまく頼めず、気付いたら、仕事は山積み、、、みたいなことはよくありますよね。

人に仕事を振れないという方のマインドは

・自分でやった方が早い
・他人に教えるのが面倒

など思っている方が多いのかなと思います。

人に仕事振れると長期的に見れば、自分に余裕が持てるようになることや組織としての効率性が上がます。

★事例
臨床6年目。徐々に組織の中でもいろんな仕事を任せられるようになってきた。嬉しい反面、仕事量も多くなってきて少し大変。
後輩は2年目で仕事はやっと一通りできてきた。けどミスも多いし、任せられないと思っている。いつも私がミスをカバーするからだ。
ある日上司から、また仕事依頼がきた。
「〇〇にやってほしい仕事がある。〇〇にしか頼めないからよろしく。」
そういって上司は去っていった。私にしか、頼めない仕事は私しかやるしかないな。でもこれ以上仕事するのは残業を結構しないとダメかもな、、。
そう思って仕事を進めていたけどなかなか進まない。そう思っていると後輩が「お先に失礼します」そう言って、退勤していった。
「早く帰れていいな。でもあの子には任せられないしな。」
そう思って月日が流れ、1週間後、上司から進捗を聞かれた。
結局私は仕事が終わらず、思った以上に進められなかった。上司も少し呆れ顔、、。どうしたらよかったのか悩んでしまった。

なかなか環境的に難しい立ち位置かと思います。上司も上司であまり良くないですが、一旦そこはおいといて、自分ができることは何だったのか振り返りながらみていきましょう。

本当に後輩に仕事を振れなかったのか

後輩は仕事ができないと話していましたが、本当に後輩に仕事振れなかったのでしょうか。

帰っている場面を見る限りではもしかしたら、少し余裕があったかもしれません。

実際に余裕があるかどうかは後輩と話してみることが大切です。実は最近少し余裕があると話すかもしれません。全く余裕がないのなら、上司や教育係と仕事を振りたいことを相談してみましょう。優先順位や期待を込めて役割を与えるいいきっかけにもなるかもしれません。

人は役割を与えないと意外と動けないものです。忙しそうに見えても、役割を与えて、優先順位を整理するだけで、できることもたくさんあります。

まずは後輩と話してみましょう！

仕事を振る上での考え方

よく振れない方に多いのは、“自分でやった方が早い”や“教えるのが手間”という声をよく耳にします。確かに教えるのにも時間がかかりますし、確認するのにも時間がかかります。しかしそれはあくまで短期的に見た場合のみです。できるようになれば手がかかるのが少なくなります。

つまり長期的に見ればメリットが多いです。

上記は自分の仕事と後輩の仕事の割合です。1年目の頃はこのような割合だったかもしれません。2年目になっても後輩のことを1年目の頃に思っているかもしれませんが、話してみると意外と下記の図のような割合かもしれません。

このような状態なのにも関わらず仕事を振らないと、もともと100%やっていた仕事をさらに増やすことになり120%の仕事量を行うことになります。

これが積み上がっていくと、残業になったり、もともとやっていた仕事が雑になったり、余裕がなくなって、ミスが増えたりなど悪循環になります。

仕事振ると今の仕事量をキープできて、自分もある程度余裕を作ることができます。

最初から全てを振るのは難しいのなら、半分振って、お互いに確認しながら行っていくと、後輩も安心して行うことができると思います。

そうやって少しずつ仕事振っていくと、自ずと緑の仕事分は全て振れるようになるので、さらに余裕ができ、また新たな仕事に取り組むことができます。

後輩に仕事を振り、役割を与えてることで、後輩もできる仕事が増えていきます。このような形で後輩を教育係ではなくても育てるという視点を持つことは大切です。

仕事を振るときのコツ

仕事を振る時のコツをいくつかお伝えします。これは全て私が行っているものです。

①仕事を振ろうと思っているスタッフの現状を知る

まずは自分が感じている後輩の仕事量についてと後輩自身が感じている仕事量についてすり合わせが必要です。

これを怠ると、後輩は忙しいと思っているのに、無理やり仕事振ってしまったり、逆に後輩に余力があるのに振れなかったりなどのミスマッチングが起こります。

まずはお互いにコミュニケーションをとり、現状把握をしましょう！

②現状をした上で仕事を目的や具体的な行動プラン、期日も話して振る。

どんな目的で行うのかをはっきり示すことで、タスクに対しての理解が深まるので必ず伝えましょう。

タスクだけ伝えても、なんでやるのかが理解できていないと行動もしにくかったりします。

また具体的な行動プランや期日を立てることでより明確に行動できます。特に期限は伝えないと、優先順位を決めることができず、ほとんど進んでいないなんてことはよくあります。

必ず期日は伝えましょう。

③報告、相談を積極的に行う。

仕事をお願いされた時は積極的に報告、相談をしていくといいと思います。

特にお願いした場合は今の仕事の現状を聞くことは大切な確認作業になります。仕事を振ったなら、最後まで責任を持つのも、仕事振った人の責任です。

振られた側も確認をしてくれることで気づくこともたくさんあります。

こまめに話を聞くようにしましょう。

まとめ

仕事を振るというのはとても大事なことです。自分だけで解決しようとすると、最終的には自分が苦しみます。

また仕事を振るのは普段からコミュニケーションをとって、お互いの信頼関係を構築しておくが前提になります。

全く信頼関係が気づけていないと、「なんで自分がやらなきゃいけないんだ」や「あの人の話なんて聞きたくない」となってしまいます。

普段からコミュニケーションを多くとっていきましょう！

それでは。