2～3分で済む手作業を、時間をかけて自動化する

昨今話題の働き方改革。 働く場所や時間のフリー化や、マネジメントの個別最適化など働くひとを主体としたいくつかの課題がありますが、並行して「生産性向上」も求められます。 むしろ、生産性向上自体が働き方改革のゴールなのかもしれません。 生産性向上とひと口に言っても、やり方は様々。 その中から、今からでも行えることをご紹介したいと思います。 生産性向上とは、何に時間をかけて・何に時間をかけないのか1年365日・1日24時間という大枠は決まっており、その中で実際に働ける時間

在宅ワークの生産性を上げる、朝・昼・夕 朝：カラダを動かすことで代謝を上げて、脳を起動させる 昼：糖質を摂りすぎない、かと言って制限もしすぎない 夕：1日の振り返りによる内省タイムを、始めから予定に組み込んでおく 在宅ワークは「働きすぎる」ことが実際には多いので、定時上がり！

書類には穴を開けず綴じないことで、滞留しない仕組みとする

いつの間にか机の引き出しやキャビネットに溜まっていく代表格といえば、紙の書類。 ファイリング技術で整頓しても、かけた労力ほど活用されないのが現実。 これを解決するのが、「穴を開ける」「綴じる」をやめて、「投げ込む」だけに変える方法。 早速、ご紹介しましょう。 紙書類の整頓は見た目はきれいだが、「穴を開ける」「綴じる」ことが滞留させる原因にもなるこれまで、会議資料などをフラットファイルやリングファイルなど「綴じる」ファイル用具に入れていましたが、まずはこれを止めました。

集中できる環境にあえてせず、細切れに集中するという選択肢もある

「まとめて集中できる時間を確保して効率を上げましょう」「集中を乱すものを視界から取り除いて集中力を高めましょう」という仕事術を、読んだことがある方は多いかと思います。 では質問です。 集中力を乱すものを視界から取り除いた環境を整えることはできたでしょうか？ 環境を整えられたとして、実際にまとまった時間、無理なく集中して仕事や作業にあたることができたでしょうか？ 「集中できる環境を整える」「まとまった時間を確保する」は思った以上にハードルが高い理論的には仕事術で言われて

集中力が続かない場合、ノートに戻ってくる「目印」をつけておく

自慢じゃないですが、ものごとに集中するのが苦手です。 ひとつのことに、30分、1時間、ましてや2時間も集中することができません。 無理に集中しようとすると、ものすごいフラストレーションが溜まってしまいます。 初めから集中することは諦めて、気になることに手を付けていく集中できるならそれに越したことはないのですが、苦手なことを無理にやろうとしてもメリットはありません。 思い切って諦めて、その時その時で意識が向いたことに手を付けるようにしています。 いくつかのことを同時並

タスクをリストではなく最初からカレンダーに埋め込んでいけば、スケジュールは破錠しない

他者とのアポイントを「カレンダー」に、自分のやるべきことを「タスクリスト」へと、それぞれ分けて管理するのが一般的な仕事術とされています。 市販の手帳やデジタルツールも、これを前提としたつくりになっています。 しかし、カレンダーとタスクリストそれぞれで見る分にはいいのだけれど、大きな問題点もある。 カレンダーとタスクリストの2つを重ね合わせてみると、1日の確保可能時間をオーバーしている 他者とのアポイントであるカレンダーを優先すると、自分のタスクが進まない といったこ

物事がうまく進まない、そんな時の3つのチェックポイント

計画も立てたし事前準備も行った、やる気もある、なのに物事がうまく進まない。 そんな時は往々にしてあります。 ではどうすれば解決に向けて前進できるのか。 確認すべきチェックポイントを3つご紹介しましょう。 物事がうまく進まない時の3つのチェックポイント手段が現実的なものとなっていない、または目標が高すぎる 年が明けたり新年度になったタイミングで目標を立てることが多いと思います。 そんな時は気分が高揚しているので、手段が曖昧なままでもなんだかできるような気分になってし

月1回の書類廃棄で、身も心も身軽になる

月末になりました。 月が変わっても昨日の続きであることに変わりはないのですが、あたらしい月の始めは身軽にスタートしたいもの。 ということで、毎月末日の恒例行事である、自席の引き出しの棚卸しを行いました。 「完了」した仕事の紙の書類は原則廃棄引き出しのなかには文房具などの仕事道具のほか、お茶のセットや歯磨きセットなどが入っているのですが、大半のスペースを占めるのはやはり書類。 3／4くらいは仕事の書類がスペースを専有しています。 そのほとんどが「とりあえず」しまったも

PDCAのAは「◯◯を徹底する」「××を意識する」ではダメ。具体的なアクションとしてどうすれば良いかまで掘り下げる

先日、PDCAのDは「実行」だけではなく「記録」であり、記録することが再現性の高い改善策につながることを書きました。 記録という客観的な事実とそれをもとにした仮説（気づき）が、Action（改善策）を導き出します。 PDCAではもう一つ、Actionの設定に注意を要することがありますのでそれをご説明します。 「◯◯を徹底する」「××を意識する」では行動できない問題が起きた時に上司から「～を徹底しなさい」「～を意識した行動をしなさい」と言われた経験ありますよね。 指摘自

PDCAのDは「記録」すること。記録するからこそ、「再現性」のある改善点が見えてくる

PDCAサイクルは、マネジメントの手法として多くの人に知られています。 P：計画 D：実行 C：評価 A：改善 この4つの段階を繰り返すことで、業務を継続的に改善していくことを目指します。 しかし、D（Do）を「計画を実行すること」だけと捉えているとPDCAサイクルはうまく回りません。 その理由と対策を説明します。 マネジメントには「結果」と「行動」の2つの視点がある例えば、営業職であれば毎月の売上目標が設定されているでしょう。 製造担当であれば、不良品の上

「すぐやる」と「明日やる」は矛盾しない

仕事時間を定時内に収めつつ、成果を上げる。 そのために必要なことは色々とありますが、2つだけ挙げるとしたら、「すぐやる」と「明日やる」の2つを選びます。 どうせやらなければならないなら、すぐにやればいい仕事は優先順位をつけて〜」はごもっともなんだけど、大概の仕事はやる／やらないで言えば、結局は「やる」もの。 やらなくていい仕事は、実務的にはそんなにない。 ならば、難しいことは考えずに、スケジュール順に、すぐに手をつけてしまえば仕事はたまらずに流れていく。 仕事術の本

意志の力に頼らない！気が進まないタスクは、「5分だけ」手をつける

毎日ひとつずつ処理をしては、また増えていく日々のタスク。 すぐに着手して進められるタスクがある一方で、どうしても気が進まなくて、なかなか手がつけられないものもあります。 とは言え、仕事である以上はやらないわけにはいきません。 どうすればいいでしょう？ 気が進まないタスクの正体タスクの内容は様々ですが、どうにも気が進まないタスクには一定の傾向があります。 例えば、 前にもやったことがあり、とても手間がかかった 初めてやる仕事で、どのくらい手間と時間がかかるか分から