机上のものは定位置に、書類は常に立てておく。これで1ヶ月分の自分時間を手にする

探しものはその時はわずかな時間と思っていても、平均的な会社員では、合計すると1ヶ月分の仕事時間に相当するそうです。

1年間働いたつもりが、実質稼働時間は11ヶ月分だけ。

そう考えると、探しものにかける時間は少なければ少ないほうがいいということになります。

コンセプトは、「探さなくて済む空間づくり」。

机上のものは定位置に

デスクワークをする際、多くの方が正面にPCディスプレイとキーボード（もしくはノートPC）を持ってきていると思います。

となると、左右に何を置くのかがポイントとなります。

右利きの人を前提にすると、右側を「記録する」エリア、左側を「参照する」エリアに。

この定義では、右側にマウスやペン、メモ帳があり、左側にその時の仕事で使う資料を配置します。

会社の固定電話と自分のスマホも左側に置いたほうがいいでしょう。

すると、ちょうど左側が車の運転席であればメーター類にあたり、右側が操作するレバーなどがある場所となります。

この配置は日によって変えたりしません。

車の運転席のメーターやレバーがその日によって違う場所にあったりしたら迷うことになり、いちいち探すことになってしまいます。

自分の車でも会社の車でも迷うことなく運転できるのは、おおよそのものの位置が決まっているからです。

机の上に置くものは、定位置を決めましょう。

机上に置くものは最小限で

「記録」と「参照」に使わないものは、机の上から徹底的に排除することもポイントのひとつ。

余計なものは意識しなくても、少しずつ集中力を奪います。

先の車の運転席の例で言えば、運転中にスマホに気を取られるようなものです。

事故の原因にもなったりしますよね。

もちろんデスクワークでは直接的に事故につながるわけではありませんが、大事な会議資料の数字を間違えたりすることにつながりやすくなります。

さらに、「記録」と「参照」に使わないものが増えれば、無用な探しものをすることにも。

1回ではわずかな時間でも、回数が積み重なれば結構な時間になります。

机の上には「記録」と「参照」のいずれかで「今使う」ものだけを置き、「使うかも」「たまに使う」ものは引き出しの中にでもしまって、本当に「今使う」時だけ出しましょう。

書類は常に立てておく

左側にその時の仕事で使う資料を配置すると言いましたが、置き方にもポイントがあります。

それは、「積み重ねずに、常に立てておく」ということ。

書類は平たいのでついそのままポンと置いてしまいますが、重なれば当然下のほうが取りづらくなります。

また、積み重なった中からその都度探すことにもなります。

机の左側にスタンドや書類ボックスを置き、そのなかにクリアファイルに入れた書類を立てておけば、探さずとも目的とするファイルにアクセスできます。

横置きより縦置きのほうが底面積も小さくなるので、視界に入るノイズも少なくなります。

物理的メリットはもちろん、心理的メリットでも効果があると言えます。

まとめ

机の上に最初からものがあるとすぐに使えて便利そうなイメージがありますが、現実はその逆です。

特に「使うかも」「たまに使う」ものは物理的スペースを専有するだけで実際の出番はほとんどなく、探しものをする時間や集中力を奪う原因となります。

一度机の上をまっさらにして、PCしかない状態にしてみてください。

それだけで、驚くほど集中できて、短時間で作業が進むことを実感できます。

そして、「今使う」ものだけを机の上に出して、終わったらまたしまう。

最初は手間に感じるかもしれませんが、トータル時間は少なくなります。

探しやすい空間づくりではなく、「探さなくて済む空間づくり」。

ぜひ、お試しあれ。