2～3分で済む手作業を、時間をかけて自動化する

昨今話題の働き方改革。

働く場所や時間のフリー化や、マネジメントの個別最適化など働くひとを主体としたいくつかの課題がありますが、並行して「生産性向上」も求められます。

むしろ、生産性向上自体が働き方改革のゴールなのかもしれません。

生産性向上とひと口に言っても、やり方は様々。

その中から、今からでも行えることをご紹介したいと思います。

生産性向上とは、何に時間をかけて・何に時間をかけないのか

1年365日・1日24時間という大枠は決まっており、その中で実際に働ける時間も限度があります。

労働時間を減らすことが求められる一方で、やらなければならない仕事は増えていきますから、使える時間の配分をどう割り当てるかで生産性はだいたい決まってきます。

順番としては、

1. 自分が手をかけなくても良いことを見つける（引き算する）

2. 空いた時間を自分が手をかけるべきことに振り分ける（割り算する）

となるでしょう。

このうち、「自分が手をかけなくても良いこと」は、

• 他の人に任せる or 社外のサービスに委託する

• 自分の手元に置くけど、自動化することで手はかけない

のいずれかを選択することになります。

自動化といっても大きな仕組みを考える必要はない

他の人や社外に任せることができれば一番効果は高いのですが、自分の裁量でそれを決めることができない人が多いでしょうから、今からでも始められるのは「自分の手元に置くけど、自動化することで手はかけない」ことになります。

自動化というと、Excelでマクロを組んだり、IFTTTを使うことを思い浮かべるかもしれませんが、どうしても多少の知識と経験が必要になり、それではハードルが高いという人も。

その場合は、まずは自分の知識・スキルでできそうなことを1日1つ探してみることから始めましょう。

手入力していたところに関数を使う、1箇所入力すればそれが他のところにも転記される、テンプレート化することで毎回の入力範囲を減らす、など。

どんな小さなことでもいいので、できそうなところを探してみる。

それを見つければ、あとは手段を組み合わせていくだけ。

発見してつくった仕組みがわずか1分の労力を減らすだけでも、1週間・1ヶ月・1年と積み重ねると大きな違いになってきます。

ましてや、そういう切り口をいくつも見つければ、複利的に生産性が向上していきます。

まとめ

最終的には手段にまで落とし込まなければ自動化はできませんが、まずは自動化できそうなところを見つけるのがスタート地点。

1日1つ見つけるだけでも1ヶ月で20個。

1年で240個になれば、実際に自動化出来たのが4割だとしても96個。

ひとつ1分の時間削減でも、それだけの個数と頻度を重ね合わせていけば、何時間分あるいは何日分にも。

そう考えれば、「1分自動化するために1時間の時間をかける」ことが無駄ではないと気づくでしょう。