月1回の書類廃棄で、身も心も身軽になる

月末になりました。

月が変わっても昨日の続きであることに変わりはないのですが、あたらしい月の始めは身軽にスタートしたいもの。

ということで、毎月末日の恒例行事である、自席の引き出しの棚卸しを行いました。

「完了」した仕事の紙の書類は原則廃棄

引き出しのなかには文房具などの仕事道具のほか、お茶のセットや歯磨きセットなどが入っているのですが、大半のスペースを占めるのはやはり書類。

3／4くらいは仕事の書類がスペースを専有しています。

そのほとんどが「とりあえず」しまったものなので、これから使うものもありますが、多くが「完了した」仕事に関するもの。

完了した仕事の書類は原本ファイルが別にあるので、個人の机の引き出しには無くてもよいものということになります。

なので、月の末日もしくは初日には「仕掛中」「完了」のいずれかに分別して、「完了」の書類は機密文書の廃棄ボックスへとドサドサっと入れていきます。

これで、3／4あった書類が1／4くらいまで減ります。

始めた頃は捨てることに不安がありましたが、この方法を続けてきた2年間で困ったことは一度もありません。

週1回以上など頻繁に使う書類だけフラットファイルに綴じておく

「完了」の書類は基本的に原本ファイルのあるものは廃棄するのですが、一部例外もあります。

「完了したけど頻繁に見返すもの」がこれに当たります。

わたしの場合は、各部門長から月次で提出される部門別実績報告書や四半期毎のKPI測定報告書などが該当します。

毎日という程ではありませんが、週に1回程度はめくって確認する機会があります。

前月との比較や前年同期との比較などをする場合は、デジタル上の原本ファイルをあたるよりも紙の書類でパラパラとめくったほうが効率良いのです。

こういった「頻繁に繰り返し使う」例外的な書類は残しておいて、フラットファイルに時系列で綴じておきます。

不要な紙の書類は場所をとるだけではなく、脳のメモリも専有している

不要な書類が場所をとっているのは、引き出しの中や机の上などの物理的なスペースだけではありません。

そこに「ある」という記憶が意識・無意識に関わらず、脳のメモリのノイズとなってしまうのです。

書類を廃棄することで心理的なすっきり感を得られるだけではなく、脳のメモリを開放することになります。

片づけをすると仕事がはかどるようになるのは、物理的に整理整頓されたからだけではないのです。

そういう意味では溜め込まないように日々整理するのが望ましいのですが、どうしても時間が取れないのであれば週1回、少なくとも月に1回は書類廃棄する時間をとりましょう。

まとめ

分別したらドサドサっと廃棄して、残ったものにパンチ穴をあけてフラットファイルに綴じる。

物理的なスペース、脳のスペースを空けて、心理的にも開放感を得る。

そうしたら、あたらしい月の仕事の本格的な始まりです。