タスクをリストではなく最初からカレンダーに埋め込んでいけば、スケジュールは破錠しない

他者とのアポイントを「カレンダー」に、自分のやるべきことを「タスクリスト」へと、それぞれ分けて管理するのが一般的な仕事術とされています。

市販の手帳やデジタルツールも、これを前提としたつくりになっています。

しかし、カレンダーとタスクリストそれぞれで見る分にはいいのだけれど、大きな問題点もある。

• カレンダーとタスクリストの2つを重ね合わせてみると、1日の確保可能時間をオーバーしている

• 他者とのアポイントであるカレンダーを優先すると、自分のタスクが進まない

といったことが頻繁に起こります。

頭も身体も自分のものはひとつしかありませんから、別々に行動するわけにはいきません。

カレンダーとタスクリストが別々だから、実行段階で破錠する。

ならば始めから1つにしてしまえばいいというのが、今回ご紹介する方法です。

タスクをリストではなく最初からカレンダーに埋め込んでいけば、スケジュールは破錠しない

タスクリストは使いません。

使うのは、Outlookの予定表やGoogleカレンダーなど、デジタルで管理するカレンダーひとつです。

タスクが発生したら、タスクリストではなくこのカレンダーに登録していきます。

登録する際のポイントは2つ。

ひとつは、日時の指定のないタスクであっても、「自分〆切」を決めて登録すること。

自分〆切は仮の日時でかまいません。

タスクの目的から必要な時期を逆算で予測して、自分〆切を決めます。

この時バッファを用意しておくと、実際にタスクに着手した際に工数が膨らんだとしても吸収することができます。

ただし、バッファをとりすぎて実質的な業務ボリュームが見えなくなってしまわないようにしましょう。

もう一つのポイントは、初めて手がけるタスクであっても、「所要時間を予想して開始・終了時刻を設定する」こと。

こうすることで、どの日のどの時間帯にタスクが集中しているのか、どこにゆとりがあるのかを可視化することができます。

アポイントであっても自分タスクであっても、時間を要することには代わりありません。

カレンダーにアポイントはもちろん、タスクも埋め込むことでスケジュールが破錠することはなくなります。

カレンダーに一元化することの3つのメリット

スケジュールが破錠しないこと以外にも、カレンダーに一元化するメリットがあります。

ひとつは、カレンダーを使うことで自然と日時を設定することになるので、タスク一つひとつに〆切が設定されること。

〆切効果によって、先延ばしにしてしまいがちな重ためのタスクも手をつけられるようになります。

2つ目は、毎日の業務ボリュームを平準化できること。

タスクごとに開始・終了時刻を設定することで、カレンダー上では「面積」として捉えることができます。

また、デジタルなので、タスクをマウス操作ひとつで自由に移動することができます。

これにより、新しい仕事の入り具合や実際の進捗度合いを加味しつつ、1日あたりの処理数をコントロールすることが可能となります。

何時間も残業する日があるかと思えば、妙に暇な日があるというような偏りを無くすことができます。

3つ目は、新しい仕事を依頼された時に〆切の日時を調整しやすいこと。

カレンダーにはすべてのアポイント・すべてのタスクが入っていますから、新規のタスクをどこに入れられるかが一目瞭然です。

依頼者が上司であれば、「今指示されたタスクを期限までに行うには、別のこのタスクを◯◯にずらせば対応可能ですがよろしいでしょうか？」といった合理的な交渉が行いやすくなります。

カレンダーのメンテ対象期間と更新タイミング

担当している業務にもよるかと思いますが、わたしの場合は、だいたい3ヶ月先までのタスクをカレンダーに登録しています。

「毎月第3営業日に行う」のような定期のものは、最長で6ヶ月先まで登録しています。

ただし、数カ月先のものにはタスクブレイクしづらいのもあるので、その場合は「◯日～△日」のように日をまたぐかたちで大枠だけ確保しています。

反対に、直近1ヶ月のものは具体的にタスクブレイクして開始・終了時刻を設定しておきます。

所要時間は長くても2時間以内になるようにタスクブレイクすれば、いざやる時にどこから手を着けたらいいか分からないということがありません。

タスクブレイクするタイミングは、毎週月曜日朝の「週次レビュー」と、毎月第一営業日の「月次レビュー」で行っています。

仕事の依頼を受けた場合はそのタイミングで仮登録しておいて、そのあとの週次レビューもしくは月次レビューで見直しをかけることで、重なりや矛盾が発生しないようにしています。

まとめ

アポイントとタスクをカレンダーに一元化する方法で行うようになってから数年が経ちますが、〆切に間に合わなかったこともなく、毎日残業が続くようなこともありません。

想定される所要時間からタスクの箱をつくり、〆切から逆算した位置にその箱を置く。

新しいもの・変化したものがあれば、パズルのようにカレンダー上で組み替える。

何度か行えばすぐに慣れる一方で手間もかからないので、ぜひ試してみてくださいね。