外国人とのZoom会議は「仕込み」が”命”

こんにちは、アンロック・ジョーです。

カナダのトロントに暮らして約10年。
今朝の体感気温は、マイナス21度。久しぶりに寒いです。

さて、ロックダウンが続くトロントから、海外暮らしや留学に関心があったり、外国人とのやりとりに悩んでいる方に向けて、「もう外国にはビビらない」をテーマに、海外生活で感じているリアルな情報を発信しています。

今回のテーマは、私も毎日行っている外国人とのZoom会議についてです。

コロナの影響で、海外出張が減った代わりに、海外企業とビデオ会議で会話する機会が増えていませんか？　

英語が苦手な我々にとって、面と向かっての会話は、言葉だけでなく、身振り手振りで何とかコミュニケーションを成立させることができますが、Zoomだと上半身だけ。

相手によっては、最悪なことに、カメラをオフにしていたりするので、表情が読み取れず、恐怖でしかないですよね。

自分の話を聞かずに、適当な姿勢でコンピューターの前に座って、ケータイをいじっているに違いありません（笑）。

英語がネイティブではない、私たちが、どうやって、Zoomの向こう側にいる外国人の相手の関心を引きつければ良いのでしょうか？

大事なのは、事前の仕込みです。

銀座にある寿司の名門「すきやばし次郎」の小野二郎さんも言っています。

「寿司の95%は、準備で決まる」と。

では、私が日々、実践している外国人相手にZoomで会議をする際の「コツ」をご紹介します。

その１
Zoom会議の終了時間を明確にしましょう。

よく日本人との会議に対して外国人がクレームするのが、開始時間には厳しいくせに、終了時間にルーズなこと。

特に、北米との会議であれば、時差の都合で、アメリカやカナダの人は、早朝や夜遅くにZoom会議に出席していることと思います。

最小のインプットで最大の効果を出すことに喜びを見出し、また、家族と過ごすプライベートな時間をとても大事にする北米のビジネスパーソンにとって、終了時間が明確では無い会議は、苦痛でしかありません。

会議時間の目処は15〜30分、どんなに長くても1時間以内に。

「この人は、会議の終了時間を守ってくれる」という安心感を与えるだけで、外国人たちが会議に向かう姿勢が前向きになるはずです。

もし、終了時間までに議論が完了しないようだったら、改めて、zoom会議の場を設定するのか、会議後のコミュニケーションは、メールやスラックなど、各人の都合でアクセスできるメディアでのコミュニケーションに移行すると良いと思います。

そして、２番目は「アジェンダの明確化」と「”事前”共有」

外国人に限らず、何の目的かわからない、会議のゴール地点がわからない打ち合わせは苦痛ですよね。会議へのモチベーションが上がりません。

あなたが会議を仕切る側であれば、打ち合わせ内容（アジェンダ）と、会議で出したい結論（ゴール）が書かれた簡単なメモ（箇条書きでOK)を作り、事前に、出席者と共有し、参加予定者から意見をもらいましょう。

例えば、

I am sending the agenda for the meeting next Monday February xx. Please feel free to change or add it by Friday February xx. I would appreciate your feedback. Look forward to discussing with you then! 

みたいな文章で良いと思います。

アジェンダ作りに参加者を巻き込むことで、会議参加を自分ゴト化でき、受け身な程度で臨む人を減らすことができます。

アジェンダの項目は、もちろん、箇条書きでOK。会議終了時間を書くことも忘れずに。

最後に、事前準備と言えば、もうひとつ。
会議資料です。

資料も問題無い限り、事前に参加者に渡しましょう。会議に呼ばれた側なら、主催者から事前に貰いましょう。会議は議論の場であって、資料を説明する場ではありません。

事前に共有しておくことで、参加者が同じ情報量をもとに議論することができますし、議論に万全の準備で臨むことができます。

ましてや英語での議論の場合、こちらはネイティブでは無いので、いきなり資料を画面共有されても、読むのに精一杯で、議論にまで頭が追いつきません。

また、事前配布資料を当日、画面共有するのであれば、どんなネット環境やデバイスでも見やすいように、文字は大きく、シンプルにしたいですね。

よくあるのが、情報漏洩を恐れているのか、もしくは、できるだけ会議中に突っ込まれることを避ける為なのか、資料を打ち合わせの直前に送って来る人がいますが、これは最悪です。直前に送られると、会議中に資料に目を通すことになり、会議に集中できないので、これはやめて欲しいですね。

以上、外国人とのZoom会議を成功させる為の「仕込みの大切さ」について書かせて頂きました。

次回は、実際に、zoom会議を開始した後のポイントについて書きたいと思いますが、皆さんが外国人とのコミュニケーションでお困りのことがあれば、私の経験とノウハウをご紹介しますので、フォローして頂き、コメント欄に記入して頂けるとウレシイです。

また、ストアカで「明日から使える”英語プレゼン”上達術を教えます」をテーマに、講座を開講したので、ご関心がありましたら、ぜひ、ご参加ください。講座でお会いできることを楽しみにしています！

コツを知れば「英語プレゼン」は必ず上手くなる！

それでは、皆さま、アンロックな日々をお過ごしください〜。