緊急なことに翻弄される人の特徴

今回は、【DaiGoがつけて人生変わった最強の癖TOP5】について、にょろが学んだこと、経験したこと、実践しようと思っていることをお伝えします✨(*'▽')

有用性：★★★☆☆

今回のポイント！

同僚のM君はいつも緊急な仕事に追われていて残業が続く時が多くあります。（月の平均40時間前後）
一方で周りの人たちは緊急な仕事はたまにあるぐらいで、残業も約20時間/月程度です。
できるだけ仕事の平均化をしようと試みますが、M君だけ緊急な仕事となってしまうのはなぜか観察してみました。

私とM君はカスタマーサービス部門のため、上司から受ける指示だけでなくお客様からの問い合わせ対応も随時やる必要があります。問い合わせの多くはトラブル対応なので、お問い合わせ後はトラブル用ワークフローに、何のトラブルが起きているのかの記載をして次の部署に申請します。この後、担当部署から不具合原因を明確にするために追加の情報についての記載をして、ワークフローをカスタマーサービス部門に戻すことをしています。

この作業の中でM君のところがボトルネックになっていることが3つありました。

1. トラブル用ワークフローの申請がすぐではなく、2、3時間後に申請していた。

2. 調査部門から必要な情報についての連絡が来ているのに、お客様に確認しない。

3. 優先度が低い作業を開始する

まず、連絡が来てすぐワークフローを申請しないと調査部門がすぐ動けないだけでなく、問い合わせ内容の記憶が薄れてしまい、再度確認する手間が発生してしまいます。二、三度手間になりうるので無駄な時間を使ってしまいます(^◇^;)

次に自分にボールが返ってきているのに、次のアクションを起こさずにいるので調査の長期に繋がっていました。

そして最後に、作業の優先順位をつけるのが苦手なのか、余裕がある時でもできる作業をやってしまい、重要な仕事が時間が経つことで緊急な案件になっておりました。

M君にそのことを伝えたところ、仕事が多過ぎて時間がないんだと、仕事の進め方の組み立てをするのをあきめている様子でした。。。
お客様の問い合わせで仕事の優先順位が変わってしまいますが、その都度すぐにスケジュールを組み立てていく力がないとM君みたいになるんだなーと感じました(^_^;)

何が優先順位が高いかを決められなくても、調査部門がスムーズに動けるように 、DaiGoさんの動画でご紹介している「常に最悪の対策を考える」、「どうでもいい事を後回しにする」を行うと改善できそうだと思いました。

そういえば私無意識にですが、「どうでもいい事を後回しにする」をやっていて、自分にできそうになかったら他に余裕がある人にその仕事を振っていました(°▽°)
それができてくると重要な仕事も緊急になる前に終わるなーと感じてます。

またDaiGoさんの動画で、「3回だけ粘る」を行うのも仕事をする上で気持ちを切らさずにできるなーと思い、後輩ちゃん達にも教えてます♪

「3回だけ頑張ってみー、それでできなかったからフォローするよ( ^ω^ )」

適度に限界を超え、さらに最後にフォローができることで私の株も上がるという素晴らしい教えですw

まとめ！

何が優先順位が高いかを見極めてスケジュールを立てられないと、いつの間にか緊急案件ばかりになってしまい身も心も疲弊してしまいます。まずは今持っている仕事を洗い出し、その後に優先順位をつけてみましょうね♪

📚参考になる書籍！

要領がよくないと思い込んでいる人のための仕事術図鑑

📚メンタリスト流人生哲学～にょろの習慣(みこちゃん出版)
習慣について実践したことを中心にまとめてみました♪
何か一つはあなたにあったものが見つかると思います✨(*'▽')

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