身の回りの小さな業務改善について

みなさん、こんにちは。
金融業界でお仕事をしています、tomonaといいます。
高校野球と乃木坂46をこよなく愛する社会人です。

いつもたくさんのスキをありがとうございます。
とてもうれしいです。
反応をくださるみなさま本当にありがとうございます。

最近の悩み

このnoteに色々思いを書き綴って、発散しているのですが、
結局なにもできていないな～というのが最近の悩み。

勉強とか普段の生活の忙しさを言い訳にしている気がして・・
せっかくこのnoteに色々思いを書いているので何か実現させたい！
小さなことでもいいから、私の仕事の改善をしたい！と思って
本当に本当に小さな身の回りの改善ですが、考えてみました。

そして、その考えた小さなことを、周りの人と話して
ふわふわな抽象的なものから少しだけ具体的なものにしてみたので
備忘録も兼ねて書きたいと思います。

よかったら読んでください。

身の回りの改善について

１．議事録作成の補助ツール

１つめは、議事録作成の補助ツール。

①課題（取り組みたい理由）

・議事録作成に時間がかかる
・会議終了後、できる限り早く議事録を共有することが求められる
・議事録作成に時間がかかる
⇒改善できれば大きな業務効率に繋がる！！

②使用するツール候補（仮）

・Google ドキュメント
・Google　Colab（Colaboratory）
・ChatGPT
・Zoom（Teams）トランスクリプション（文字起こし）

③作成物のイメージ

・音声データを文字起こしする
・文字データをChatGPTを使用して要約

④周りの反応

・使いたい！作ってほしい！
・無料有料問わず既存でツールがあるよね？
・正確性（精度）が気になる。本当に使えるかな
・結局手直しが必要になるんじゃない？
・Zoomだとインターネット環境が悪いと聞き逃すことがあるから、リアルタイムで文字起こししてほしい。

⑤懸念点

・セキュリティ
・内部情報流出の懸念

⑥参考

・一般的に議事録作成にかかる時間は、会議時間と同等あるいは1.5倍

２．セミナー情報収集ツール

２つめは、セミナー情報取集ツール。

①課題（取り組みたい理由）

・各企業から大量に届くメールを見きれない
・メールの処理が面倒
・不要な情報も多く見落としが発生する
⇒情報収集のための時間を削減して業務効率化したい！

②使用するツール候補（仮）

・Power Automate Desktop
・その他RPAツール

③周りの反応

・メールからの情報で十分（企業から情報配信メール）
・一覧化されていたら、誰かに伝える場面では便利そう
・毎回検索したり探すのは面倒だからあると便利だね
・こんなセミナーがあるよ、と朝礼で共有しやすくなるね
・競合他社の情報や、業界情報も収集できるようにしたらいいじゃない

④懸念点

・指定した情報を効率よく収集できる一方、情報に偏りや不足が生じる可能性がある
・補助ツールで実際の内容は人が見ることになる可能性がある

３．シフト管理作成ツール

３つめは、シフト管理作成ツール

①課題（取り組みたい理由）

・紙のシフトで管理している
・シフト希望表の提出が遅れる、催促しないと提出がない
・変更になった場合の情報共有に時間がかかる
⇒紙からデジタルに移行して、ペーパーレス化を実現したい！！
※この業務は、他部署の業務ですが、シフト管理している部署から要望が多い事項のため、改善に向けて取り組みたいと思いました。

②使用するツール候補（仮）

・LINE
・Googleフォーム
・Google スプレッドシート
・Excel

③周りの反応

・シフト決まった後、各自スケジュール帳などに記載するが記載誤りがあると当日人が足りない、ということもあって苦労している
・LINEでシフト希望を提出するってこと？会社の人にLINEを教えることに抵抗感がある人は一定数いそう
・シフトの希望だけでなく、シフト作成もしてほしい
・最近はAIがシフト作成してくれるものもあるけど自作するの？

④懸念点・考慮すべき点

・LINEアカウントを会社の人に教えることとなることについての抵抗
・作成したあとカレンダー形式になっていると分かりやすい
・各日付に必要な人数を予め登録する必要は発生する
・管理者側の管理は必要不可欠

まとめ

今回、実施したいことをアイデア出しをこんな感じでしてみました。

ちょっと汚くてごめんなさい

そもそも、アイデア出しってどのようにするのかな～って思って調べてみたら方法は色々あるんですね。このアイデアの出し方はマインドマップというみたいです。

マインドマップは英国の著述家であり教育者のトニー・ブザン氏が考案した思考の表現方法で、脳の自然な働きを生かしたノートとして世界中で使われています。

マインドマップの学校（https://www.mindmap-school.jp/mindmap/mindmap-law/）

自分でアイデアを出したあと、近くの人何人かに話しかけて、事前の説明なく良さそうなものには印を付けてもらいました。
イメージができるものにはチェックが付きやすく、抽象的なものには「これってなに？」と質問を受けて回答しました。

その後、こんな感じでやろうと思っているのだけど・・と課題や解決できることを説明をしたうえで反応（最初聞いたイメージ）をもらいました。
「周りの反応」として記載しているのは、この最初の反応です。

考慮すべき点や懸念事項は、私自身が考えたことと、反応を聞いた際にもらったものを記載しています。やりたいことややろうとしていることが明確だともらう回答も具体的になるし、聞いた相手が同じ課題を持っていたりする場合はより深い回答をもらえることも今回のアイデア出しを通して気付くことが出来ました。

今回出した3つの改善について、より深堀りを進めて、年明け以降実際に改善できるようにしたいです。がんばります！

ここまで読んでいただきありがとうございました！
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