課題が多すぎる職場。
みなさん、こんにちは。
金融業界でお仕事をしています、tomonaといいます。
高校野球と乃木坂46をこよなく愛する社会人です。
本日は（も？）お仕事についてお話しようと思います。
私には、普段から仕事をしながら「もっとこうしたいな」とか、
「こうなったらいいな」っていう"解決したい課題"があります。
私の近くで働く同僚たち（優秀戦士たち）は
どう思っているんだろう～って思っていたら
ちょうどそんな話をすることになったり、
気になって聞いてみたりしたので、その話をしたいと思います。
ちなみに
私は社内の業務改善やペーパレスを推進する部署で働いています。
私の仕事の詳細や、同僚については別の記事で書いています。
よかったら見てください。
１人目の課題 電話メモがめんどくさすぎる
先日、新卒４年目のスーパーエースちゃんと
「うちの部って電話多いよね～」なんて話をしていました。
すると、彼女が、
「私、電話メモが本当にめんどくさくて嫌いです！！」と一言。
電話メモって、
電話があったことをメモに書いて伝えるもので、たいていはこんな構成だと思います。
【電話メモ】
①日時
②誰宛ての電話か
③相手の名前
④折返し先（電話番号や内線番号、短縮番号）
⑤要件
④の"電話をしてきた人の連絡先"は、
メモをもらった人が、折り返し電話をしやすいように、
短縮番号や内線番号を記載するのですが、
番号をすべて覚えているわけではないので毎回調べることに・・。
大したことではないけど、やっぱり手間・・。
「どうしたらこの手間減らせるだろうね～」と会話しました。
解決方法①固定電話をなくす
ひとつめにあがったのは、
「いっそのこと、固定電話なくしちゃえばいいんじゃないか！」
という解決策。
まぁ確かに、固定電話がなくなれば電話メモがなくなります。
全社員に携帯電話を貸し出し、
直接担当者に電話できるようにすれば解決するかもしれません。
「でも、誰が担当か分からないときどうする？」
「たしかに・・・。」
もう少し深く考える必要がありそうです。
解決方法②デジタルの力を使う
ふたつめの解決策としてあがったのは、デジタルの力を使うこと。
この話をする少し前に、私があるLINE Botを作ったんです。
こんな感じで、担当者を入力すると
内線番号を返却してくれる簡単なLINE Botです。
🤔｛『担当誰だっけ』？？
— tomona (@tomona_co) November 5, 2023
📱｛ わたしに任せてっ！ #LINE #protoout #初心者 #Make
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ pic.twitter.com/ni82twz4JJ
彼女にこのLINE Botを見せていたので、
「あのLINE Botの機能をもっと拡張させて使うのは？？」と、
私が提案してみました。
すると彼女は
「う～ん、確かに便利にはなるけど、ここまで来たら
紙のメモとして残さず、そのままチャットで送りたいよ。」と一言。
そして
「でも、、
このLINE Botがスマホ版のLINEじゃなくて、PC版で使えて、
そのままチャット送れるならいいよね！作ってよ！（笑）」
・・・がんばります！！
２人目の課題 人の意識を変えること
「突然なんですけど、どこかで時間もらってもいいですか？？」
と、頭脳派大阪人に普段課題に思っていることを聞いてみました。
いざ、時間もらって聞いてみると、
「まぁ、たくさんあるわな～。
でも一番は人の意識じゃないかと思うねんな～。」と言われました。
少し「？？？」の状態だった私に彼は教えてくれました。
「うん、この部署が発足して、
社内の課題を見つけて、
それを改善していってってやるのはええんやけどな、、
なんか変わっていっていない気がするねんな～。」と。
彼が言いたいのは、
自分たちが他の部署の人たちの代わりに業務改善するのは簡単。
でもその一回で終わってしまう。
本来は、これが改善したんだから、これも、あれも、と自走していってほしいのに、なかなかそうはいかないと。
そういう意味で、
「人の意識を変えること」が課題であると感じたようです。
解決方法①並走しながら業務改善していく
その解決策として、
ちょうど実施しているのが「並走しながら業務改善すること」
これは"すごく時間がかかること"だと言われました。
自分がやった方が早いことは、分かっているけど、あえて本人にやってもらう。
やってもらうことで、業務改善のハードルを下げて
成功体験を作り、自走してもらえるようにするんだと言っていました。
たしかに、私の部署は４人しかいません。
全社の業務改善をするには限界があります。
今まで、方法を知らなかったから何もできなかったけど、改善方法を知れたから、今度は自分たちでもやってみる。
こんな風に、人の意識を変えることができれば、
会社はどんどん良くなると思いました。
最後に、頭脳派大阪人に言われました。
「まだ道半ばだから見ててな～。また話そうな～」
３人目の課題 システム開発のハードルが高い
私の会社、システム開発のハードルが高すぎるんです。
これは、上司である元営業部長と
会話をしているときに話に上がった課題です。
私の会社では、新しいシステム開発や改修、
他社製品の導入などを実施する際には、
金額の多寡に関わらず、会議に付議する必要があります。
そして、その会議は月に１度しかなく
費用対効果、投資対効果、リスク検証など、
会議に付議するまでに、途方もないくらいの時間と労力を必要とします。
しかし、その時間と労力をかけて付議できたとしても、スムーズに決裁は下りず、たいていの場合は再付議となります。
また、そこで承認が取れたとしても、
さらに「経営会議」という役員全員が出席する会議に付議を行い、承認をもらわないといけないという、とてもとても長い道のりです。
実施の理由、効果、リスク検証など、多くの観点からやる意義を検討することは大切なことです。
とはいえ、ハードルが高すぎる・・。
どうしたらいいんですかね・・・、と話しました。
解決方法①承認取るのは経営会議だけにする
「会議体って経営会議だけじゃダメなんですか？？」
「きちんと、効果やリスク検証できていれば
それでよい気もしますけど・・。」と言ってみたところ、
「以前は金額に応じて部長決裁で実施できるなど、もっと柔軟に対応していたが、リスク検証がしきれないなど、問題が発生して今の状態になった」とのこと。
そう言われてしまうと、返す言葉がない・・。
会社で決まっている以上、根気よく付議するしかないみたいです・・。
私の課題
私の部署は、
社内の業務改善や効率化、ペーパレス化を推進する部署です。
そのため、聞いた３人とも
課題の大小あれど、聞いたらすぐに答えてくれました。
でも今回聞いた３人とも私が予想してた答えとは違い、聞いてみないと意外と分からないものだな～と感じました。
私自身が自分の会社の課題だと思っていることは、
紙が多い
無くならない郵送トラブル
事務ミスが多い
Excel作業が多い
単純作業が多い
これらが解決すべき大項目だと思っていたのですが、3人とも、"確かに課題ではあるよね"程度の反応でした。
でも、「Excel作業が多い」という部分については
みなが改善できる余地がありそうだという反応をくれました。
それは、Excel関数を巧みに使いこなすことや
マクロ（VBA）を組んでボタンひとつでできるようにすることや
RPAなどといったロボティクス化することなど、です。
"簡単にできること"と"そうでないこと"はもちろんありますが、何が自分にできるか、考えてひとつひとつ業務ができればと思いました。
とはいえ課題が多すぎる！！そしてそれを解決って難しいんだよね～。笑
前向きに頑張ります！！
ここまで読んでくださってありがとうございました。またね～
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