ミス防止のために、仕事で実践している2つのこと

冗談抜きで慌ただしい

ここ最近。
これまで以上に、凝縮された時間を過ごしている感覚があります。

仕事の話です。
年度末をもって退職される方が何人かいて、みなさま2月末が最終出社日でした。
3月に入ってから、その方々が行っていた業務が、こちらにどどどっと押し寄せている現在です。

新しい人が配属されるまでの辛抱とはいえ。
先月までと比べると、やるべきことが一気に増えています。

それでも定時退社だけは死守したいので、

１．更に速く行う方法は無いか
２．時間内に終えるにはどうすればいいか
３．どの順番で行えば一番効率が良いか
４．やるべきことを忘れないためには

といったことを、常に考えています。
（業務中は脳内フルスロットルです）

私の仕事は一般事務です。
上述した4項目のうち、4番目に書いた
「やるべきことを忘れないためには」
に関しては、業種を問わずオフィスワーカー全般に応用できる内容かもしれない。

というわけで、今回のnoteを書いています。

デイリー業務は、やっぱりExcelが便利

退職される方々の仕事が、こちらに回ってくると判明した時。
まずやった作業が、

・毎日必ずやること
・毎週特定の曜日に必ずやること

のリストを、エクセルで作成することでした。
「セル一つにつき、作業一つ」のリストです。

で、今月に入ってからは、そのエクセルを毎日使っています。
やるべきことが終わる度に、項目を塗りつぶして上書き保存（ctrl＋S）。

視覚的効果って侮れないものです。
塗りつぶされた範囲が増えるのが、単純に爽快。
一日のやるべきことを全部終えて、真っ黄色に塗りつぶされたリストを前にすると、少なからず達成感があります。
「成功体験の積み重ね」って、こういうことでいいと思うんですよ。決して大げさでなく。

翌朝の勤務開始前。
真っ先に行うのは、前日に塗りつぶした範囲を真っ白にリセットすること。
綺麗にすることで一日を始められるのも、良いものです。

……と書きながら思ったけど、この「塗りつぶし範囲を全部リセット」もマクロ化できそうですね。
それともショートカットを駆使するほうが楽でしょうか。もう少し考えてみるべきか。

Googleカレンダーは付箋の後継者

デイリー業務としてリスト化した作業以外にも。
締め切りが決まっている仕事、一定のタイミングでやらなければいけないこと、他にも名もなき仕事などなど…。
突発的な内容も含め、いろんな仕事を手当たり次第にやっつけていく毎日です。

忘れないために、以前は付箋を使っていました。
付箋一枚につき、やることをひとつ書く。
で、終わったら捨てる。
デイリー業務の欄でも書いたように、片付く光景が爽快なわけです。

でも、社内にGoogleWorkspaceが導入されてからは、Googleカレンダー愛用派になりました。

・付箋に書く感覚で、予定をひとつずつ書ける。
・そして終われば「削除」で消し込める。
・間違えて消しても、ゴミ箱から復活できる。
・未来の予定も設定できて、
・時間指定もできて、
・アラーム代わりの通知ポップアップも出せる。

いずれも、私にとっては「付箋の進化版」という感覚で使える機能です。

「緊急度が高く、期限まで余裕がある作業」なら、締め切りの三日前と一週間前など複数設定したり。
課内共有システムのパスワードの有効期限を予定として入れたり。
基本的に毎回午後に来社する取引先が、週に一度だけ午前に訪問してくる日があるので、その日だけ自分用リマインドとして毎週入力しておいたり。
汎用性高くフル活用しています。

私の職場は「課内アカウントのカレンダー」と「個人アカウントのカレンダー」があるおかげで、個人カレンダーを自分だけで使えるからこそ出来ることではありますが…。
タスクを脳内に留めておくだけでも、負荷は避けられない。
なので、真にやるべきことに集中するための予定管理に、全力でオススメします。

「楽をするためなら何でもする」

これは、仕事における私の信条です。

毎週必ずやるエクセル作業は、最初に時間をとってマクロを作成しました。
業務中に頻繁に入力する文言は、単語登録を徹底しています。
取引先から提供されたワードの送付状が使いづらいので、同じ見た目の送付状をエクセルで作成して、入力も簡単にしました。

最初だけちょっと手間をかけて、それ以降を常に楽にする。
そういう試行錯誤が楽しいのも本音です。

とりあえず、今日も定時退社を目指して頑張ります。
（新しい人、はやく来るといいな）
お読みいただき、ありがとうございました◎