「あれどうなってる」が行方不明にならないように…

どうもヤスです。

僕が立派な管理職になるために

・タスク整理

・人とのコミュニケーション

をなんとかこなせるようになろうという実践記録代わりのnote。

前回は、「マーニャの法則」をもとに、

日々のタスクをこなすスケジュールリストを作成して、順番に処理をしよう！

という流れでした。

※前回の内容はコチラ

【今日から始めるタスク管理①~「I can do it」って力むと失敗する~】

【今日から始めるタスク管理②~リストとマーニャの法則~】

さて、そんなわけで

「実践してみてどうなったの？」というお話。

具体的には2つ

①仕事の渋滞事故は概ね解消！

②「アレどうなってる？」の発生と行方不明…

それぞれ、順を追って説明していきます。

１. 仕事の渋滞事故は概ね解消

《厄介なトラブルが起こす渋滞事故》

前回のnoteにて、「マーニャの法則」を選んだ理由として書いた、

「僕の仕事に多く発生するタスク」

これは主に、お客様と社長から発生することが多く…

「やっべ早く処理しなきゃ…」という小物ゆえの性格でテンパって処理

↓

結果、他のタスクを処理できず、

「ガンガンいこうぜ！」な深夜までの大残業が頻発

…といった感じが常でした。

毎日ギリギリで処理を終えて、

時々はキャパオーバーして、ちょっとした事件になるこの流れを

僕は「仕事の渋滞事故」と呼んでます。

この渋滞を交通整理するために、

「今日発生したタスクは今日処理しない！」というルールのある。

「マーニャの法則」を実践しようと思ったわけです。

《当たり前だけど全部緊急じゃない》

「マーニャの法則」を実践するにあたり、アプリでリストを作成して「その日やること」と「今日はやらないタスク」をわけて、

急に発生したタスクは、とりあえず「今日はやらないタスク」へ分けていきました。

そうすることで、「やらなくていいこと」と気持ちを落ち着けて、緊急のもの以外は、「いつどうやってやるのか？」を整理できるようになったことで、この一週間での渋滞事故は減りました！

しかし、

「仕事は一人でやるものじゃない」

この格言みたいな言葉がリストで管理できない問題を発生させます。

2. 「仕事の依頼」と「行方不明事件」

僕の仕事は、同僚やほかの業者さんや外部の人とのやり取りも多く発生します。

だから、自分のタスクの中に誰かと共同する・依頼して進める仕事が発生します。

ここで、時々発生するのが

「依頼した先でタスクがストップする」「そして進捗確認がおろそかになる」ことです。

そんなに頻発しませんが、僕も間に大量に自分で処理できるタスクを処理していると依頼した内容の確認を怠って、社長に激詰めされることが多々ありますw

さて、これにより

「緊急のタスク」「本来なかったタスク」が発生し、渋滞事故が再び起きることが…

つまり、解決すべきは

「依頼した内容を行方不明にさせないこと」

つまりは、社長に「アレどうなったの？」を言わせないこと！

を目指していきましょう。

3.「依頼の行方不明」を発生させないために

「てめぇ、人にもの頼むときは期日切れって言ってんだろ！」と、

最近言われなくはなりましたが、社長に詰められるたびによく言われるセリフです。

さすがに毎度同じミスをするためにはいかないので、

業者の人や同僚にちょっと嫌な顔をされても、完了期日は確認してます。

しかし、

「期日ぎりぎりで完了すると問題が発生したとき対処が遅れる」

「依頼している先が増えると期日が重なると確認が抜ける」

といった失敗をここ最近では散々してます…

そんなわけで、

せっかく実践してるリストに絡めて、以下のように改善案を考えてみました。

①実際必要な期日より早めの期日で完了できるか確認する

②ペンディングリストでの進捗管理

3-①実際必要な期日より早めの期日で完了できるか確認する

人に依頼をする仕事は、一つ一つのプロジェクトの中で完成(完了)してものが必要になる日がある程度決まっています。

期日が、必要な日ギリギリになると「万が一のミスがあった時に対応できない」という問題があります。

そこで、今週から依頼をするときは、対応できる期間も考えて、

「実際必要な期日よりも3日～1週間前の完了は可能か？」を相手に確認し、トラブルが発生した時に対応できる時間を作れるように実践してみようと思います！

3-② ペンディングリストの作成・活用

プロジェクトが大きくなると、それだけ人に依頼する量も増える。

それを管理するために、現在アプリで管理しているタスクリストに新たに「ペンディングリスト」を作成します。

「ペンディングリスト」には依頼している内容を入れ、

それぞれに進捗を確認する日を設定して、リマインドしてくれるようにします。

(※アプリに関しては、前回の記事で紹介してます。)

これにより、量が多くても進捗抜けを防ぐようにしていきます！！

と、言うわけで！

「マーニャの法則」に加えて「依頼の管理」も実践しようという今週。

僕はもともと、会話のドッチボールをやらかすタイプのコミュ障ではあるので、依頼するときに問題が発生するような気はしますが…

そんな問題ができたときは、

人類の叡智「本」と「インターネット」に頼って解決策を探してみようと思います。

そんなわけで、体当たりでやってみた結果はまた来週！

恐らく5/31くらいにお会いしましょう！！