仲が悪かった部署とチームワークが生まれるまでにしたこと

私はWeb制作に関わる仕事をしているのですが、おもにUXや企画を得意分野としていましたし、その仕事をしていました。

しかし、一昨年、webディレクションを行う部署に異動しました。

異動した先と関係部署との関係は完全に冷え切っていました。
冷え切っているというより、揉め事が絶えず常に何か火種が燻っている状態でお互いの信頼関係は希薄でした。

現在は、一緒に仕事をし成果を出し続けられる関係になっています。

そこに至るまで約半年掛かったのですが、そこに至るまでに何をしたのかを書いていこうと思います。

ここに書いていることは、すごく当たり前のことかもしれないです。
優しい目で読んでいただき、少しでも興味のある方は最後まで読んでいただき、自身の仕事の糧にしていただけたら嬉しいです。

異動後にした11のこと

⒈チームのメンバーへのヒアリング

周りから見て冷え切ってたけど、どうなの？
すると個々の関係性は決して悪くなく、お互いの管理職で揉めていたことが分かりました。メンバーは巻き込まれて伸び伸び仕事が出来ていなかったようです。
とはいえ、やりとりにおける些細な課題はあったため書き溜めていきました。

2.関係部署の管理職へのヒアリング

同じく、周りから見たら冷え切ってたように見えるけどぶっちゃけどうでした？
すると、自分たちの要望を全く叶えてくれずにリソースがないから無理などできない理由をつらつらと言われて、一緒にやる気になれないという話が聞けました。
それは、キツい状態だなと共感をしたので色々と言い分を聞き書き溜めて行きました。

3.理想の姿を描く

両者の言い分と自分から見えていた姿の合っているところとギャップがだいぶ見えてきたため、お互いどんなことが出来ると嬉しいんだっけ？を可視化する作業をしていきました。
ここで大事にしていたのは、自部署レベルの嬉しいではなく、会社レベルでどういう姿になることが会社にとって意味のある嬉しいことなのかという視点で話すことでした。

それは、共通のKPIに対してお互い協力することが嬉しい姿だというお互いの共通のゴールをセットすることが出来ました。

そのゴールをビジョンとして、そこに行き着くために何をすべきかを議論していきました。

4.課題管理表による課題の整理

お互いの理想の姿が描けたところで、そこに行き着く方法を考えても絵に描いた餅になると思ったので、課題管理表を作ることを提案しました。
課題管理表はお互いのチームメンバーからお互いの部署に対して思う課題を聞き取り全て出し切る形にしました。

やはり、そこには感情溢れた言葉で課題が100個以上みっちりと書かれておりました。

そこについては、異動してきた身の強みがあり、僕はその言葉を冷静に読み取ることが出来ました。

感情の部分を一旦排除し本質的と思われる課題に書き直していきました。

5.解決策の整理

みんなに書いてもらった大小全ての課題に対し、重要度と緊急度をある一定の定義を用意しさらに整えていきました。
その課題に対応する解決策も書き並べていきました。
すると、100個以上あった課題は20個程度のアクションで解決することが分かりました。

6. 週一でディスカッションする場の用意

課題とアクションプランを用意したところで、それを進めていくための会議を関係部署の管理職と週一で進めていきました。
やはり、フェイストゥフェイスの会議は有効だったようで徐々に一体感も出てきました。
その会議をする前には必ず、以前決めた、共通のゴールの話をしました。
論点が逸れそうなときにはそのに対してズレていないか確認しながら、敢えて寄り道しながら議論を進めました。
その会議は粒の大きな課題4つくらい解決するまでは週一で必ず行いました。
時期にして3ヶ月くらいだったかと思います。

7.会議の頻度を落とし内容はポジティブなものへ

大きめな課題は解決出来たので、そろそろゴールに近づくためのプランを話し始めました。
まずは、いつそれを実現するかの日程決めをしました。
2019年の2月ということで決定しました。
この話が決まったのが2018年の11月なので3ヶ月の猶予があり十分な見通しが立っていました。
そこからブレストなんかをしていくのですが夢のような話なんかも出てくるわけで。
それもそうで実現可能かをあまり理解されてないので突拍子のないアイデアも出てくるのは当たり前で。決して否定はしなかったのですが、出来ないものは出来ないと伝えると同時にできる方法や代替法を提示していきました。
ということで、企画が始動していきました

8.企画参画メンバーの連絡手段の整備

業務で使っているチャットツールでグループを作り、仕事外でもつながれるようチャットアプリでも同様にグループを作りました。
絡んでいる人が全員当事者意識を持ってもらうためにKPIの投稿とリリース日までのカウントダウン、達成したときに食べたいものなどをみんなで認識できるよう、そこに投稿していきました。

9.担当者間の会議の設定の指示と全体会議の指示

企画と制作ディレクターで双方担当者が立っていたので、そのメンバーに対し日次で短くてもいいから必ず打ち合わせをするように指示しました。当事者意識の醸成とエラー発生時の即応体制を整える目的からです。
また、関係者は原則全員参加する全体会議についてはリリースまでの間、隔週で実施。
そこでは、上述したカウントダウンと達成後に食べたいものをファシリテーターにアイスブレイクがてら冒頭に確認してもらってから会議を進めていきました。
基本は30分ですが、アジェンダがない日は15分や10分で終わらせるようにしていきました。

10.リリース

いざリリースです。
リリース当日はディレクターの席に主担当者を集め、みんなで揃って検証を行いました。
なんだかんだリリースは終わりました。

リリースしてからは、チャットで毎日数字を報告してもらいました。

結果としては大成功。
とはいえ、バタバタしたところやうまくいかなかったことも多分にありました。

11.振り返りの実施

KPTというフレームワークを使って関係者全員で振り返りを実施。
振り返って満足みたいなことも良くあるため、しっかり次のアクションプランに落とし込み次回の担当へ引き継ぎ、確実に実施する運用にしました。

以上が、僕がやったことです。

それ以来、毎回、会社の歴代の記録を更新する成績を出すことが出来ています。また、その部署とも良い関係を継続しています。
別に私のしたことだけが結果をもたらしてるわけではないと思いますが、少なからず寄与はできてると思います。

まとめ

現場を見る。
理でものを見つめ考える。
優先順位を付ける。
ビジョンを描く。
足場を固める。
順序を守る。
相手を尊敬し意見を尊重する。
利だけでなく感情も意識する。

これらをしていけば成果が出るのだと実感しました。

変革のステップももちろん参考にしましたが、それが自身のおかれている環境に適合するかどうかは結構意識しました。

ということで、
仕事でうまくいかないや、社内政治でうまくいかないと思ってる方に役立ったら嬉しいです。

励みになるので、読んでくださった方のリアクション頂けたらもっと嬉しいです。

これを発信することこできるnote。
最高かよ。