単純作業を依頼する時に気をつける2つのこと

どうも、じんせいサンドです。

緊急事態宣言が解除され、改めて職場での仕事をし始めた方も多いと思います。

そんな中で、自分ではやらなくては良いけど、誰かが絶対にやらないといけない単純作業はあるかと思います。

そもそも自動化したりすれば良かったりするのかも知れませんが、なかなか優先順位が上がらず残ってしまうものは少なからずあると思います。

そのような作業は、経済合理性から考えても新卒や若手にやらせるに越したことはないのですが、モチベーションを下げてしまう可能性もありますし、なんなら、中には僕の仕事じゃないのでと言ってくるような強者もいるかもしれません。

そんなときに困らないように、僕が普段から意識している業務の依頼の仕方を紹介したいと思います。

人に物を頼むのが苦手な人、新卒の後輩が出来た人に読んでほしいと思います。でも、欲張りなのでみんなに読んでほしいです。（いつものクダリです笑）

業務を頼む際に絶対意識すべきことは2つ

一つ目は「使命感」

僕はこれを特に意識しています。
言い換えると、その人に任せる意義を持たせると言った感じです。

例えば、業務日報をメールで流すだけの仕事があるとします。これについては、誰がしても大差はない仕事です。
しかし、そこに意義を持たせて依頼するのと、ただの新卒がやる定例の作業として渡すのでは大違いです。

僕は、なぜ、君に頼むのかを明確にし伝えるようにしてします。
裏の理由として、業務軽減かも知れませんが、そのまま伝えてもモチベーションが上がるはずもないので、そこには必ず意義を込めます。
伝え方の例としては、この日報を出すことで日々の数字の変化を見た経営陣が改善アクションへのヒントにすることがあるので、慎重に仕事ができる君に任せる。と言った感じです。

このように伝えることで、ただメールを出すだけの作業から、経営陣の判断を左右する情報を提供する業務に変わります。
こうすることで当事者意識が芽生え、ちょっとした数字の変化に気づけるようにもなるかも知れませんし、気になる数字にハイライトを付けて日報を出すといった工夫が生まれる可能性もあります。

嘘の理由なら無い方がいいですが、
真の目的に立ち返ってきちんとした意義を付けることで新卒の仕事の質が変わるし、そもそも依頼しやすくもなると思います。

二つ目は「成長に繋がる感」

一つ目の使命感と通じますが、この業務に内発的な動機を持ってもらうことが重要だと思います。

この業務を仮に1年間した場合にどんな風になれるのかを想像させることも大事です。

社内のイケてる社員を例に出すのも効果的だと思います。この業務を通じて評価されて花形部署に異動したなどのエピソード（あればですけど）や、その人のなりたい像をあらかじめヒアリングしておいて、そこになぞらえて話すでも良いと思います。

ただの作業と思って取り組んでいるとその成長は無いと思うからねということも正直に伝えても良いと思います。

以上の2つを伝えることで、
「会社に貢献している自分」
「業務を通じて成長する自分」
の両面からモチベーションを持って仕事に取り組んでもらうと良いと思います。

プラスアルファで伝えたいこと

上述した2つのことにプラスして伝えたいことがあります。

それは、「裁量権持ってる感」です。

これは、会社の風土や作業の質により、全てに当てはまらないと思っているのでプラスアルファとしています。

どういうことかと言いますと、
先ほどの日報の例ですと、
「日報は経営陣の経営判断につながる重要な仕事」
「この業務を通じてこう成長できる」
に加えて、
「この業務は経営陣に正しく数字を知ってもらうことなので、その目的がより果たせるのであれば色々な提案をしてもらって構わない」

と言った形で、その業務にある程度の自由度があることを伝えるのが良いと思います。

そうすることで、
より見やすくするためにハイライトを入れるかも知れないですし、
一番見やすいところに経営判断につながりやすい数字を持ってきたり、
自動化してくれたりと色々工夫をしてくれるかもしれません。

上司の評価は、部下の仕事で評価されるべきなので部下を上手く育成し、仕事ができる人材に育てたほうが良いのです。

人をどう使うかは、上の人次第なのです。

・使命感
・成長に繋がる感
・裁量権持ってる感

を伝えて、きちんと出来ていたら正しく評価する。出来ていなかったら、もう一度上のことを伝えてみて、その上で反応を聞いてみるのが良いと思います。

そうすることで、
意義を感じずだらだらと作業することもなくなります。

人に頼めず仕事を抱え込んでしまう癖のある人は是非、明日から実践してみてください。

自分も楽になりますし、部下も仕事を覚えるし、部下の働き方次第では自身も評価されるといった好循環が回ることを祈っています。

では、また。