世の中のワンオペ人事のために、採用窓口業務を効率化したのでTipsを全公開します（過去記事リバイバル投稿）
みなさま、こんにちは！
KIRINJI株式会社CEO・株式会社クリプトリエCFO/CSOの早瀬です。
【前書き】
記事を読みに来てくださってありがとうございます。
この記事は、前職時代に投稿しており、
公開が終わってしまったnoteの再投稿記事となります！
スタートアップでは、ワンオペ人事で、採用〜社内制度まで全て一人で対応されている会社様も多いのではないでしょうか。
そんな会社様のお役に立てればと、本日は、私が過去に実際に取り組んでいた採用窓口業務の効率化手法を全公開します。
実は私も、以前の職場では、1人目人事として、採用戦略の立案から実行までを実施しておりました。
1人目人事となると、多くの業務を全部自分でやらなければ、、、
と業務過多になりがちですが、採用窓口業務が効率化されているだけで、
本来やるべき選考業務に集中できますよね。
ここでいう窓口業務とは、以下のものとなります。
・エージェント様からのご紹介や直接応募の選考担当者振り分け
・選考が放置されていた場合にリマインド
・エージェント様や候補者様との面談の日程調整
・参加者のカレンダーの確保
・HERP上の選考ステップ変更と面談設定
・ZoomにてウェブミーティングURL発行
過去私が在籍していた会社では、採用関係の業務について、
上記の採用窓口業務を社外にお任せしておりました。
これを実現するために使っているサービスは以下です。
・オンラインアシスタントサービス（特に指定なし）
・Slackアプリ（自社開発）
また、社内で使っているシステムは以下となります。
・Slack（新規で応募があった際の通知＆社内コミュニケーション）
・Googleカレンダー（日程調整）
・HERP（選考状況の管理）
・Zoom（オンライン面談）
リソースがない中では社外で採用活動を回すこともよかったのですが、
スタートアップでは、経営者と採用担当者のシームレスな連携が非常に重要と考え、思い切って一度全てを内製化に切り替える事にしました。
そうして採用業務を内製化したのですが、
採用窓口自体は非常にオペレーショナルな部分も多く、
定型化した上で再度社外にお任せする事で、
業務負荷を削減する事ができると気がつきました。
結果、前職では毎日発生していた採用業務からコーポレートが解放され、その時間で新しい取り組みにチャレンジする事に成功しています。
・スタートアップで採用担当者がいなくて、各取締役が各自で採用している
・スタートアップの採用担当者で、単独でエージェント対応、媒体運用、
選考の進捗管理をされている方
・採用業務を効率化したいと考えられている企業の方
といった方の参考に少しでもなるよう、今回も全て公開しますので、
何卒よろしくお願いいたします。
応募から書類選考まで
最初は、応募から書類選考までの業務フローを図にしました。
図の通り、自社開発したSlackアプリによって、書類を選考するタイミングまで社員の出番はございません。
■ HERPからの通知にSlackメンションをつける
まずはHERPに候補者様が登録された場合の、Slackでの通知が重要です。
HERPとSlackでAPI連携はされているのですが、個人にメンションがつかないため、HERPに候補者様が登録されるたび、自分の担当する職種でないか確認に時間が取られておりました。
そこで、求人の職種を確認して、担当者にメンションをつけてもらうようSlackアプリを、エンジニアに開発して貰いました。
具体的には、『経理』という文字列が含まれるHERP登録通知は、
誰々をメンションする、といったように、
職種毎で担当者をメンションする仕組みとなっております。
（この仕組みは、社内の様々な業務に横展開されております）
この後に初めて、社員の業務です。
■ 社員は選考だけに集中（見逃し予防も外部にお任せ）
社員は、Slackでメンションされた際に、
HERPにアクセスをして書類選考をします。
最初にも書きましたが、全ての候補者様の応募書類について、
選考は完全に社内で行う事にしています。
しかし、採用担当者がいない現在、全員が自分たちの業務に加えて、
書類選考を担っているため、ごく稀にメンションを見落とす事があります。
そういった時も、オンラインアシスタントさんに、書類選考漏れがないかの
モニタリングと、怪しいものはプッシュしていただくようにしております。
■ 書類選考後はオンラインアシスタントさんにお任せ
書類選考の結果は、社員がHERPに登録します。
その結果を受けて、この後のオペレーションもやはりオンラインアシスタントさんに対応いただいております。
採用時の、面談までの日程調整から、WEBミーティングの設定、
もしくは不採用通知まで、全てマニュアル化してお願いをしています。
これで、次に社員が登場するのは、再び面談のタイミングとなるため、
とにかく社員は、選考だけに集中をする環境作りをしています。
ちなみに、面談結果をHERPに登録するのですが、
ここでもやはり、結果の記載が抜け漏れないよう、
オンラインアシスタントさんにモニタリングをお願いしております。
あとは、最終面接までこのページの繰り返しとなります。
まとめ
ここまで読んでくださってありがとうございます。
今回は、オンラインアシスタントとSlackAppを使って、
選考以外の業務を全てアウトソースする取組みの紹介でした。
RPO（各採用業務を代行する会社様です）を活用して同様のこともできると思いますが、オンラインアシスタントの強みは、採用窓口業務以外もお願いできる点かなと思っております（例えば、採用が落ちつている週は、経理や労務の事務作業をお願いしております）。
最初の定型化（マニュアル整備）さえしっかりしていれば、どちらにもすぐに切り替えが可能と思いますので、会社の状況で上手に使い分けると良いかもしれません。
長文お読みいただきありがとうございました。
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