凡人のための仕事術【その5-〆切を宣言せよ】

こんばんは！

あっという間に土日が終わり、また明日から平日ですね。明日にでも緊急事態宣言も解除される見込みということで、来週から出社再開する企業も多いかもしれません。巷には出社再開うつなんて言葉もあるらしいですが、テレワーク可能な業種は率先してこの在宅勤務形態維持に取り組むべきだと感じます。

さて本日のnoteですが、凡人のための仕事術、第5弾として「〆切を宣言せよ」です。

自ら締切設定

上司含め、人から依頼される仕事には、〆切がある物とそうでない物があるかと思います。ですが、若手社員(特に新入社員)が仕事を振られた場合の最初のアクションとしては、自ら率先して、いつ頃までに作業完了する必要があるかを確認するようにしましょう。経験の浅い社会人は特に、期限が区切られていない仕事、すなわち緊急性の低い仕事については後回しにしがちです。とはいえ緊急性が低い仕事の中にも重要度の高いものはあります。そしてそんな後回しにされがちな仕事にこそ、自らが率先して貢献することで価値を提供することができるという視点を持つべきかと思います。

期限の設定

期限を確認するタイミングで、その依頼者から具体的な期日・イメージが共有されれば、その期日までに（上司の確認を含め）全ての作業が完了するスケジュールを自ら組めば良いのですが、仕事によっては、「そんなに急がないよ」とか「手が空いているときでいいよ」とか、曖昧な指示をされることもあるかと思います。ですが、そんな指示を鵜呑みにしてはいけません。依頼者の気持ちに見ればわかると思いますが、頼む仕事がどんなものであれ、「手が空いているときにいつかやってくれる」というのと「いつやってくれるか、具体的なスケジュールが共有されている状態」の二択であれば、間違い無く後者の方がいいですよね。

ということで、曖昧な指示をされたときには、即座に自らのタスクと睨めっこした上で、例えば「今週中に作業完了するスケジュール感で宜しいでしょうか？」とかいった確認をその場でするようにしましょう。これで仕事を頼んだ方としても、「とりあえず今週中に何かしらの作業完了してもらえるな」と安心して、一旦そのタスクを自分の頭の中から取り除くことができます。

最も重要なこと＝締切厳守！

締切を設定した後、言うまでもなく最も重要になるのが、それを厳守することです。ここで重要なのは、設定された/自ら設定した締切は1秒たりともオーバーしてはならないということです。この締切を守るというのは、社会人として備えておくべき最も重要な要素の一つであり、最も簡単に信用を得るための行動原則の一つでもあります。

締切を守れるかどうかは、アウトプットの中身よりも重要といっても過言はなく、企業という組織で仕事をする以上は一人の力だけで仕事が完結することはありません。必ず、上司などの確認作業はマストになります。上司の力なども借りつつ仕事を進めていくにも関わらず、自分の手元でボールを持ってしまい、成果物の他者への共有が遅れるという事態は最も避けるべきことです。成果物のクオリティに自信がなくとも恐れず、確認作業を通してブラッシュアップしていく、という意識を持つことが大切かと思います。

締切に間に合わないとき

締切を厳守することが最も重要と述べましたが、どうしても間に合わないときには、その期限が到来するより事前に、「すみません、約束していた期限に間に合わないため、あと1時間頂いても構わないでしょうか？」と詫びを入れて新たな締切設定の承諾を得るようにしましょう。

ここで大切なのは、「あとちょっと」とか「後5分でできます」とか、曖昧であったり、本当にその時間が終わると自分でも言い切れないくらいの短時間を提示しないことです。具体的に、そしてその追加時間があれば確実に作業を完成させられるよう、だいぶん余裕を持たせた時間を提示するようにしましょう。提示された時間より早めに完了する方が印象が良いです。

と、こんな感じで自ら締切設定・宣言ということをやってない方は是非是非真似しただけるといいかと思います。以上、本日はこのへんで。

それでは！