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初のオンライン展示会準備。ほぼテレワークだけで5,000人集客するまでの舞台裏

スマートキャンプデザイナーのはなおかです。オンライン展示会「BOXIL EXPO(ボクシルエキスポ)」のデザインを担当しています。

緊急事態宣言も解除され、少しずつ普通の日常に戻り始めましたね。外出自粛中には、イベントに行けなかった人も多いのでは?

スマートキャンプでも6月にオフラインイベントを開催予定していましたが、断念せざるを得ませんでした。その代わり、このイベントは完全オンラインに変更し、どうにか成功を収めようと奮闘していました。

今回のデザインブログでは、初のオンライン展示会を開催するにあたって、その激動の日々と成功までの舞台裏をご紹介いたします。

【BOXIL EXPOとは】
BOXIL EXPO(ボクシルエキスポ)」は、最適なサービスとの出会いを実現する完全オンラインの展示会イベントです。業務効率化やテレワークの導入、売上拡大などを実現するため、「サービスに出会う、カイゼンに向き合う」をテーマに開催しています。コンテンツは業界著名人のトークセッションやサービス説明セミナーを配信しました。

皆様のご協力のおかげで、大盛況を収めることができました。
ご協力いただいた関係各社、参加者の、この場をお借りして感謝申し上げます。

まずは数字で見るBOXIL EXPOを御覧ください。

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※昨年9月に開催した自社イベント「SCTX2019」が1,500名規模の約3倍以上。

3月初旬 想いは「会場でのオフラインイベント」

運営メンバーの顔合わせがありました。新型コロナ感染がは加速しはじめていた頃です。それにもかかわらず、私たちは「3ヶ月先の開催には影響しないだろう。」と甘い考えをもっていました。全運営を全員が「会場でオフラインイベント」をイメージして業務を遂行していました。

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※昨年9月に開催した自社イベント「SCTX2019」


4月上旬  どちらに転ぶか5:5での準備進行

新型コロナ感染の大流行の中で緊急事態宣言が発令されました。スマートキャンプも出社禁止となりました。メンバーとの打ち合わせもすべてテレワークになりました。

「もしかしたら、イベント自体が中止になるのではないか?」

そんな不安を抱えながら、様々なパターンを想定し準備を進めていました。オフラインでの会場も押さえつつ、オンラインを想定したプラットフォーム、配信準備、デザインが急ピッチで進みはじめました。

4月下旬 完全オンラインに振り切る

オリンピックが延期となり、3密をともなうイベントは原則禁止。BOXIL EXPOも完全オンラインへ移行しました。手探り状態の中で「営業」「集客」「デザイン」「配信準備」を同時進行しました。

このような中でも、企業様、登壇者様が次々に賛同してくださるのが、なによりの励みでした。

5月上旬 加速するオンラインの需要

新型コロナ流行の終息も先が見えません。BOXIL EXPO(ボクシルエキスポ)で扱うテーマは「新型コロナ」「進化するテクノロジー」「新しい働き方」になりました。

コンテンツ公開のたびにエントリー数はどんどん増加していき、加速していく変化の波を私たちは間近で感じていました。世の中のニーズとオンラインイベントの確かな手応えをメンバー全員が感じてました。


5月下旬 安全第一 配信会場は、登壇者の自宅

5月25日に、緊急事態宣言が解除されました。本番まで2週間、配信の準備が大詰めとなりました。配信管理はスマートキャンプの会議室ではありますが、登壇者も参加者も現場にいないオンラインイベントです。

登壇者は基本、自宅からの生配信です。安全のため、来社いただかないように配慮しながら準備を進めていました。

6月初旬 トラブルと隣合わせの生配信

約2ヶ月ぶりにリハーサルのため出社。毎日テレワークしているメンバーと久しぶりの対面でした。リハでは、テレワークで打ち合わせていた内容を機材を使っての実践です。

配信は4つのツールを経由する仕組みでした。4つを経由することで、発生する音や映像の乱れを抑えるために試行錯誤を繰り返しました。

・登壇者の使い慣れたWeb会議ツール「Zoom」
・来場者とサービスのマッチング、セミナー視聴ツール「EventHub」
・スライド投影やCM動画の差し込みをするための「Wirecast」
・ライブ配信の「YouTube」

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そして、本番は、あっという間に終わりました。

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リハーサルと登壇者様のスムーズな進行のおかげでに遅れもほとんどなく、全コンテンツを無事配信することができました。

しかし、配信中に音の乱れが多少発生しまい、ご迷惑をおかけしてしまう事態もありました。オンライン配信は通信環境や使うツールによって、配信の質に大きく影響することがわかりました。また配信以外でも、さまざまな課題を発見できました。

私たち、運営メンバーも「カイゼン」をし、次回に向けもっと素晴らしいイベントにしていきたいと思いました。

オンラインイベントの知識を詰め込んだ2ヶ月間

チーム結成から約3ヶ月。オンライン移行しての準備期間は約2ヶ月しかありませんでした。

全員が複数の業務を抱える中で、担当以外のことを当たり前に行うメンバーたち。「みんな何役もこなしてる」「僕がやります」そんな環境だからこそ、BOXIL EXPO(ボクシルエキスポ)は、成功できたと思っています。

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※BOXIL EXPOへの想いを描いた寄せ書き

冒頭にも記載しましたが、皆様のご協力で大盛況を収められました。本当にありがとうございました。そして、安心したのも束の間、第2弾のために運営はすでに動き出しています。ぜひ、ご参加くださいね!

BOXIL-EXPO_アイキャッチ_全体

【次回開催予定】
「BOXIL EXPO2020 IT・SaaS・テレワーク展」
日時:2020年9月9日(水)10日(木)11日(金)
 ※調整中のため変更の可能性あり
開催場所:オンライン上での実施

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WRITER : SMARTCAMP Designer はなおか
GRAPHIC:SMARTCAMP Designer 葉栗 雄貴(haguri)
EDITOR :
SMARTCAMP Designer モリシゲ(@MorishigeYuta
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