早く・キレイ・分かりやすい報告資料を作成するコツ！

同期や先輩にやたらとWordやPowerPointを早く・キレイに作ってしまう人はいませんか？

なぜ資料作りに時間がかかってしまうのかその答えはたった一つ

『迷う』からです！

例えば、PowerPointの場合、どこにどのような表を設置しようかグラフの種類はどれにしようか迷う時間が多く、1時間かけた資料を改めて見返してみるとなんか違う・・・そういう経験ありませんか？

かく言う私も修士1年までは研究室内で報告するためだけの資料を何時間もかけて作成し、見せても「何が言いたいかわからない」の一言で終わってしまうことが多々ありました。その後、企業の方と共同研究を行うこととなり、月１で実験結果を報告せねばならず、かなりのスピードで実験・報告をすることを求められるようになりました。当時はバイトや部活動も精力的に行っていたこともあり、一つ一つの作業を短時間化しなければなりませんでした。連日深夜まで作業を行い、試行錯誤を繰り返した末、たどり着いた答えの一つがあります。それは・・・

『自分の中でフォーマットを決めてしまう！』です!

自分の中でフォーマットを決めてしまうことのメリットとしては

・資料の構成・ストーリーはフォーマットに当てはめるだけで良い

・図表の配置で迷わない

・前回の報告で作成した表やグラフを転用できる

・報告を聞く側も図表の見方で迷わず、内容が理解しやすい

大まかに以上のことが挙げられます！資料作りが早く済むだけではなく、企業の方との会議を通して感じたことですが、報告を受ける側にも理解しやすいというメリットがあります。

このスライドを私の中のフォーマットに当てはめると

こうなりました！

このスライドでは私のフォーマット化に関する技術などが色々詰まっていますがどうでしょうシンプルな作りながら上のスライドに比べて伝えたいことがはっきりしており、見やすくないですか？この前後も大体これと同じ作りになっており、10数枚のスライドでも2,3時間あれば報告できる形になります。実はフォーマットに関しては様々なノウハウを詰め込んで作り込んでいます！そのノウハウについてはまた今度noteします！