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Trello始めてタスク管理と情報共有が捗った件 - #クラウドサイン ディレクターチーム

タスク管理、みなさんどうしてますか?

はじめまして、弁護士ドットコム クラウドサインのディレクターチームの小澤です。
主にクラウドサイン本体の機能開発のディレクションを担当しています。

今回はTrelloを導入してみてディレクターチームの仕事が捗りまくったお話をしたいと思います。

Trelloを使うと…
・タスク管理が楽々
・タスク管理しているだけで情報共有までできちゃう

# 背景

入社してあっという間にいろんなタスクで溢れかえることになり、
ディレクターあるあるな課題が発生しTrelloを使うことにしました。

以下のような課題を抱えた方にチームタスク管理としてTrelloが役立つかもしれません。

1.タスクの発生頻度や大きさがいろいろ

ディレクターは計画していたタスク以外にも、突発的なタスクが日々発生し大小様々なタスクが入り乱れてタスク管理が煩雑になりがちです。
例えば、「◯◯さんにメールを返信する」「□□さんとのmtgをセットする」など、細かいタスクは記憶に頼ろうとすると大変です。

2.タスクのステータス管理が煩雑

タスクの発生頻度が多いとステータスを更新ができなくなり、進捗や変更、履歴を残せず結局中途半端にしかタスク管理できないことに。

3.チームメンバー間のタスクが見えづらくなる

役割分担しているプロジェクトでは、会議等でタスクの進捗を共有する時間をとる必要が出てきてしまいました。

# そこでこんな風にTrelloを使い始めました

リストの作り方
メンバーごとの「ToDo」に加えて、「共同タスク」、「作業中タスク」、日別の「完了タスク」「Icebox」などを作っています。

Slack連携

カード作成や移動、コメントなどをtrello専用チャンネルへ通知することで、お互いにどんなタスクが発生したか、いつまでにやろうとしているか、進捗はどうか等がチームメンバーに自動的に共有するようにしています。

Slackのメニュー>Slackをカスタマイズ>App管理>「Appディレクトリから検索」から「Trello アラート」を検索してごにょごにょすると連携できます。


ラベルの使い方
相手待ちのステータスはリストではなくラベルで管理してみています。
また、Chrome拡張機能(Card Colors for Trello)を使うことでカード全体にラベル色を表示をしてパッと見てわかるようにしています。

# Trelloのよいところ

フィジカルな付箋とWebの良さが最大限活かされた機能とUXが魅力的です。

・ゆるーく小さく使い始めることができます。
 (加えて、プロジェクト管理のような堅い管理にも対応できます。)

・タスクを作るのが楽ちんです。
 (とりあえずカードのタイトルだけを入れておいて備忘にも使えます。)

・ステータス管理も楽ちん
 (カードの移動やチェックリストのチェックで簡単にステータスの変更ができます。)

・コメント機能でメンバーからの指摘をタスクごとに集約できます
 (タスクごとに指摘を集約できるので、取りこぼすことがありません)

# まとめ

カンタンにタスク管理できるようになった上に、同時に情報共有もできちゃう

Trelloを使うと…
・タスク管理が直感的な操作で楽々
・タスク管理しているだけで情報共有までできちゃう

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ちなみに、クラウドサイン ディレクターチームではプロダクトディレクターを募集していますー。

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うれぴー(^_-)ノ
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弁護士ドットコム株式会社 クラウドサイン事業部 ディレクター / ディレクターという名のWeb系なんでも(やりたがり)屋 / みんながhappyになれるプロダクト作りと、みんながhappyになれるチーム作りができたらなー。と思い奮闘中