仕事が終わらない原因はこれだ！「タスク化」と「スケジュール化」の違いとは？

「仕事が終わらない」
「いろんなタスクが降りかかり気づけば今日も残業・・・」
こんな経験ありませんか？

もしかするとその原因は1日のタスク化にあるかもしれません。

もっというと、仕事を行う上でタスク化ではなくスケジュール化をしているせいかもしれません。

「この時間にこの業務をやろう」というスケジュール化をして仕事に取り掛かってしまうと、仕事の効率が悪くなってしまう可能性があります。

• タスク化とスケジュール化の違い

• 効率的に仕事を行う上でタスク化が有効な理由

についてお伝えします。

スケジュール化ととタスク化の違い

仕事の効率化には、スケジュールを立てることとタスク化をすることの両方が欠かせません。

しかし、この二つのプロセスの違いを明確に理解している人は意外に少ないかもしれません。

◎スケジュール化

スケジュール化は、目標達成に向けた大まかな道筋を描き、その目標に向けた進捗を管理することです。

仕事でいうと、「この日までに〜が完成していないといけない」というのがスケジュール管理です。

なので、「今日のこの時間にこれをしよう。」と1日のやる時間を決める行為はスケジュール管理の本質と若干ずれてしまいます。

◎タスク化

タスク化はその道筋を具体的な行動項目に分解し管理することを指します。

仕事でいうと、
「このプロジェクトを完成させるには、これとこれとこれをやらないといけない。」
「今日やる業務は3つ。」
と何をやればいいのかが明確な状態がタスク管理できている状態です。

スケジュール化をしている人は仕事が終わらない

スケジュール化とタスク化の違いがわかったところで、なぜスケジュール化をしていると仕事が終わらないのかについてお伝えをします。

◎やるべきタスクまで分解されていない

スケジュール化を行っている人は、カレンダーアプリなどに「商談資料を作る」とやることを書き出しています。

ですが、タスクまで分解されていないので、いざその時間になるとやるべきことが曖昧でうまく行動ができないのです。

例えば「商談資料を作る」の場合、
1. 目的の明確化
2. ターゲットオーディエンスの理解
3. 主なメッセージと構成の決定
4. 情報収集と整理
5. デザインの決定
6. スライド作成
7. リハーサル
8. フィードバックの収集と修正
9. 最終確認と印刷/配布準備
10. 商談のシミュレーション
といったタスクが発生します。

にもかかわらず、「商談の資料を作る」という漠然としたタスクのみスケジュールになってしまっているので、時間が足りなくなってしまったり、何をすればいいのかわからなくなってしまうのです。

◎スケジュールを立てて満足してしまう

スケジュールを立てるとそれだけでうまくいく気がしますよね。

学生時代試験前になると勉強のスケジュールを立てて満足して結局勉強は中途半端という経験はありませんか？

人はスケジュールを立てることによって行動の疑似体験をし、満足してしまう傾向があります。

そのため、スケジュールを立てたことで逆にモチベーションが低下してしまい仕事が滞ってしまうのです。

◎時間いっぱいまで使ってしまう

スケジュールって「この時間にこれをやる」と決める行為です。

逆にいうとその時間はその作業をやるために使っていいということです。

スケジュール上1時間確保している作業が、テキパキとやれば30分で終わるとしても「1時間確保しているんだから」とダラダラしてしまったり、余計な作業までしてしまう可能性もあるのです。

作業効率を挙げるならタスク化

以上の点から、効率を上げるのであれば、1日のタスクをスケジュール化することはおすすめしません。

スケジュール化するのではなく、タスク化するようにしましょう。
タスク化するメリットは3つです。

◎やることが明確になる

タスクとしてやることを洗い出すことで、自身がやるべきことが明確になります。

やるべきことが明確になることで目の前の業務に集中できるようになります。

◎予定ではなくノルマになる

スケジュール化とは異なり、タスクはこなさないといけないノルマになります。

そのため、早く終わらせることができればその分だけ自由な時間ができるのです。

どんどんタスクを処理しようと作業スピードが上がるのです。

スケジュール化も使いよう

とはいえ、スケジュール化がすべて悪いというわけではありません。

◎プロジェクトの進捗を見るときはスケジュール化が大切

プロジェクトの進捗や締め切りを考えるときはスケジュール化が大切です。

「いつまでに何をやるのか？」ということが明確になることで動きやすくなります。

問題なのは、プロジェクトのスケジュールを管理するのではなく、1日の流れをスケジュール化して管理しようとすること。

1日のやることをタスクにするのではなくスケジュールに埋め込んでしまうのが作業効率が下がるのです。

◎タスク化した業務は対応時間を考えよう

1日のスケジュールを立てる必要はありませんが、タスク化した業務に対して対応する時間を考えておくと良いでしょう。

たくさんタスクを立てたものの、物理的に1日で終わらない量であれば他の人に依頼をするか予定を調整する必要があるからです。

「この業務は1日で終わりそうか？」
とタスクを洗い出したら考えるようにすると良いです。