コミュニケーションコストは目に見えない。

こんばんは。社会起業家/中小企業診断士のshun1.hamaです。
このnoteでは、
「社会起業家/中小企業診断士っていいですね。」

「どうやったら独立できるんですか？」
「どうやったら経営は上手くできるんですか？」
「何をどういう風に考えているんですか？」

と、よく聞かれることを
自分の人生の棚卸しや日々考えていることの言語化を通してお伝えしていきます。

noteを始めて、今日で93日目。
今日は1ヶ月ぶりの完全オフの日。寝溜めして、ぐーたらして英気を養う。
はじめましての方はこちらもご覧ください↓↓

さて、本日のテーマは「コミュニケーションコストは目に見えない。」です。早速書いていきたいと思います。

見積書を通して企業の姿勢を想像する。

仕事で見積の提出をお願いする、という場面って多くの方が経験されていると思います。

後日頂いた見積書には、御見積金額という合計金額とともにその内訳が列挙されていますよね。

この内訳は業界によって構成が全然違います。
例えば、建築業界でしたら、使用する部材と大工さんの人件費といった工賃がそれぞれの工事に対して記載があります。

ITの受託システム開発時は、どれくらいのシステムを作るという仕様書を基に、開発に必要なSE人件費やUI/UXデザイン費を算出し、見積内訳に添付しています。

見積書を基に、その算出根拠が妥当なのかということを相手に尋ねていきます。そういう意味で、最初に提示される見積金額はあくまで参考資料です。

そして、金額よりも大事なことがあります。それは、その企業が信頼に値するかどうかということです。

見積書の内訳を尋ねていく過程の返事で、その企業の姿勢を私は感じていきます。例えば、気づかれなかったら当初提示額の高い金額で通そうとしている魂胆があるのか、算出根拠が明確かつ客観的に見ても妥当である誠実さがあるのか、といった具合です。

発注する企業側での意思決定にも時間がかかる。

複数会社からそれぞれ見積を取り、その中から見積総額が安い業者に発注する。そういう意思決定って結構世の中で行われていると思うんです。

私も会社員時代複数の会社から必ず見積書を取るように教えられました。その中から一つの企業を選ぶ際には、直属の上司に各社の提案内容を比較して
自分の推薦企業を伝えた上でどの会社に発注するかを上司と話し合っていました。

そして、発注する会社を部署内で決定した後は、稟議書を作成して、その会社に発注する根拠を明確にした上で見積書や参考資料を添付して関係部署からの決裁をもらっていました。

・・こう書いただけでも、発注する企業内部でも、意思決定に長い時間をかかっていることがお分かり頂けると思います。

そして、いよいよ契約を締結して、案件が進み始めます。
ここで思わぬことが起きるケースがあります。

見積書の金額に表れないコストとは？

どの業界の見積書にも共通していることがあります。

それは、「コミュニケーションに関わるコストということが明示されていない」ということです。

・・・コミュニケーションに関わるコスト。おそらく、聞き慣れない言葉ですよね。簡単に補足します。

ここでの、コミュニケーションコストとは、「相手とのやり取りにかかる時間的、心理的、金銭的負担のこと」と定義します。

例えば、話をしたことが上手く伝わらずに何回も打合せが必要だったり、話をすることに余計な気を使ったり、オンラインで済む話も対面でわざわざ話を行うようなことです。

コミュニケーションコストが高いのか低いのかというのは、取引が最初であれば、蓋を開けてみるまで分からないことが往々にしてあります。

私がサラリーマン時代の入社3年目に、全社で使用するパンフレットを作成するという案件がありました。

出入りをされている印刷業者の中から1社を上司から紹介を受け、そこと話をして進めることになったのですが、大変残念な思いをした経験があります。

というのも、イラストレーターで私が作ったデータを基に印刷会社のデザイナーに手直しをしてもらい誌面を作っていく話だったのですが、ほとんどそのまま手直しせずに掲載するという感じで誌面が出来上がっていったのです。
※当時、私はイラストレーターを独学で使い始めた程度でしたので、決して、私のデザインが優れていたという訳ではありません。

メールでデータを送っても、電話で打合せのアポイントを入れられ、対面で紙を見ながら校正をしていく。どんどんと時間がかかり、発行時期を当初予定よりもズラさざるを得なくなりました。

信頼できる取引先はコミュニケーションコストが低い。

私は今では、案件を進める取引先を限定しています。
それは、上記のような不要なコミュニケーションコストをかけないという理由が主です。

コミュニケーションコストが低くて済む取引先は、一緒に仕事をしていても気持ちが楽です。

そして、そういう企業に限って、出来上がるクオリティも費用対効果でかなり高い。ということを実感しています。

何よりも、発注側における意思決定にかかる時間も削減できます。

「タダより高いものはない。」

まさに、この言葉がしっくりときます。

独立したての頃は誰と一緒に仕事をしていったらよいか分かりません。ですので、自分でとにかく多くの人と仕事を一緒にして、見極めていく、ということも必要です。

それだと、地雷を踏むこともあると思いますので、オススメは知り合いに紹介をしてもらう、ということです。

「類は友を呼ぶ」という言葉の通り、その人の知り合いはその人の価値観に近い人が多くいる傾向にあります。

仕事の話であれば、紹介する方にとっても決して悪い話ではないため、タイミングと内容によって、紹介を頂けることが多いです。

ただ、急なお願い、ご相談は失礼に当たりますので、避けましょう。

そして、逆に知人に頼まれて誰かを紹介する時には、安易に大切な人を紹介しないようにしましょう。

それは、案件の性質によっては、話が聞いていたのと違うという理由等でトラブルの原因になる可能性があるからです。

自分の周りの大切な人を紹介する時は、その両者にとって話が上手くいくように両者からのヒアリングを徹底的に私は行います。

それでも双方が良さそうでれば、ご紹介をします。
（なんだか、結婚紹介所の仲人さんみたいですね。笑）

これくらい慎重にしているのも、以前、良かれと思って紹介をした結果、トラブルになりかけたことが過去にあるからです。

仕事をする上で、オンライン、オフライン問わず誰かとのコミュニケーションは必ず発生します。

このコミュニケーションを気持ちよくすることは仕事を円滑にする上でとても大切だなぁと思っています。

表には出てきづらい、コミュニケーションコスト。
決して侮れないコストですので、誰かと何かを一緒にする時はぜひ意識されてみてください。

・・ということで、今日はここまでです！最後まで読んで下さりありがとうございました(^^)
今日も皆さんにとって、良い一日となりますように！！

まとめ

・コミュニケーションコストとは、「相手とのやり取りにかかる時間的、心理的、金銭的負担のこと」
・コミュニケーションコストが高いか低いかというのは、見積書など表面的には分からない。
・コミュニケーションコストが低くて済む取引先は、一緒に仕事をしていても気持ちが楽な上、出来上がるクオリティも費用対効果でかなり高い。
・コミュニケーションコストが低い取引先は、自力で探すことに加え、知り合いに紹介してもらうと見つかりやすい。

＜過去記事＞