「仕事のミスが多い」悩みにサヨナラ！！原因と対策まとめ②

 

 

前回、仕事でミスをしてしまう原因について
まとめました。
 

今回はその続きです。
 

仕事でのミスは
誰にでも起こり得ることですし

いつまでもミスを引きずって
目の前の仕事に手がつかなくなっては
元も子もありません。

ある意味それほど重く捉えないように
したいところです。
 
くよくよ悩むよりも
「なぜミスをしたのか」原因をつかみ
「どうしたらミスをせずに済むか」について
分析するのが反省です。
 
普段意識せずに行っている作業でも
あらためて振り返れば

失敗しやすそうな部分や
確認作業が不十分なポイントが
見つかるかもしれません。
 
ということで、今回は
仕事のミスを減らす具体的な対策について
まとめてみたいと思います。

 

仕事のミスを防ぐ方法７選

ミスをした人の反応に多いのが
「これから気をつけます」
「ミスしないよう意識します」
と言うヤツですね。
 
残念ながら、これで終わる人は
またミスをしてしまう可能性が高いです。

大切なのは
原因を明確にして対処法を考えることです。
 
絶対にミスを防げる対策というものは
ないかもしれませんが
対策によってミスを減らすことは可能です。
 
実際はミスの種類によって
対処法が変わってくるのですが

ここでは私が普段アドバイスさせていただく
７つに絞って紹介したいと思います。

 
ひとつずつ具体的に見ていきます。

１．メモ魔になる

仕事中メモを取らない人や、メモを取っても
メモを上手に使いこなせていない人には
ミスが目立ちます。
 
人間は誰しも話を聞いているだけでは
忘れてしまいます。

なので、ひと通り仕事を終えたとき
ささっと手順やフローを書いておくことは
かなり効果的です。
 
ミスの多くは自分の脳に頼った
勘違いや思い込みから始まります。

人の脳での記憶には限界があるので
自分を過信しないことです。
 
特に、自分仕様のマニュアルや
チェックシートを作ることは効果的です。
 
また、その日の仕事を
TO DOリストにまとめれば
タスク漏れを防げます。

ルーティンワークを行う際は
自分なりにチェックするべき項目を
リスト化しておきましょう。
 
これらは既にやっている人も多いと思いますが
きちんとメモを取るだけで
ミスを減らすことが可能です。
 
あとで何を書いたか
どこに書いたかがわからなくならないように

書き方のルールを決めたり
作業ごとにページやペンの色を変えたり
あらかじめ決めておくといいですね。
 
メモは仕事をするうえで
とても重要な役割をもちます。

ミス対策として
メモを取ることはもちろん、
わかりやすく整理しておきましょう。

２．モヤモヤが整理できるまで報連相を徹底する
 

いわゆる「ホウ・レン・ソウ」は
仕事を進めるうえでの基本ですね。
 
仕事に慣れるまでの間は
理解があいまいなところがあるはず。

最初は誰だってモヤモヤしているものです。
 
「普通なら、こうするかな」
「あの時、○○と言われたはず」という
思い込みや勝手な自己判断は危険です。
 
少しでも疑問に思ったことは
独断で判断せず
すぐに上司や先輩に聞きましょう。

モヤモヤ頭が整理できるまで妥協しない
ことが大切です。
 
普段からこまめに
報告・連絡・相談をしておけば

仕事の進捗状況を周りが把握できるので
ミスを未然に防ぐことにもつながります。
 
仕事を進めるうえで不安や迷いがある時は
きちんと周囲に確認するようにしましょう。
 
ただし、
一度教わったことを何度も聞いてしまうと
評価が下がりますので

一度聞いたことは
しっかりメモをしておくことも必要です。

３．やることを分解して具体化する

ミスを防ぐためには
一度にたくさんのことをやろうとせず

自分のやることを細かく分解して
具体化する方法も効果的です。
 
やることが漠然としたままだと
「具体的に何を行えばいいのか」
「何から始めればいいのか」
といった点が分かりにくく

抜けや漏れなどのミスが起こりやすくなる
からです。
 
仕事が複数ある場合がほとんどだと思いますので
それぞれのタスクの納期や難易度を洗い出し

タスクごとの優先順位を決めたり
作業を細分化して工程を書き出す
ということですね。
 
タスクを細かく分類して
To Doリストを作成すると
「次は何をしよう」と考えずに
作業がおこなえますし

工程をひとつひとつチェックしていけば
ミスをしなくなります。
 
人間の脳というのは
マルチタスクに向いていない構造になっていて
“あれもこれも”は脳がもっとも苦手とする
ところなんですよね。
 
ワーキングメモリって
人によって許容量が違うんですが

複数の作業を同時に行うと
処理速度が落ちたり、注意散漫になったり
ミスを起こしやすくなってしまいます。
 
まずは
納期が迫っているものを優先させましょう。

納期に余裕がある場合は
難易度の高いものや
仕事の重要度を基準にするなどして

優先順位を決めると
目先の仕事に集中できるようになり
作業効率も上がります。
 
マルチタスクを避けるために
小さく区切って１個ずつ処理していくことは
ミスの軽減に繋がると思います。
 

４．セルフチェックを癖にする

ダブルチェックとは
ミスを未然に防ぐために
確認作業を複数回行う方法のことを指します。

仕事中のミスは、多くの場合
確認不足が原因で起こります。
 
たとえば、書類作成やメール送信などの前に
不備や問題がないかを確認する習慣がないと

抜けや漏れといったミスが
起こりやすくなりますよね。
 
ミスが少ない人は
セルフチェックを念入りにして
ケアレスミスを防いでいるものです。

2人で行うダブルチェックと
3人で行うトリプルチェックもありますが
まずはセルフチェックを習慣にして
自分の段階でミスを防ぎましょう。
 
また、慣れは過信を誘います。
 
急いでいたり忙しかったりするときは
ミスをしてしまう確率が高いので

一つの作業を終えたら
落ち着いてチェックをする必要があります。
 
できれば、1回目と2回目のチェックの間に
小時間のインターバルを設けて
時間を空けて一度リフレッシュすると

1回目に見落としたミスを
2回目に発見できる確率が高まります。
 
もしくは
一度目に通常通り上からチェックして
次は一番下の項目からさかのぼりながら
確認するなど

1度目と2度目で異なる方向から
目を通す方法も有効です。
 
可能であれば
自分以外の人に協力してもらい
確認してもらうとミスが少なくなります。

メールの誤送信を防ぐため
私も後輩からメールアドレスの確認を
求められることがあります。
 
普段から「ミスが起きるかも？」
という意識をもち
まずは個人での最終確認を怠らない
ようにしましょう。

５．自分が起こしがちなミスを把握する

仕事のミスというものは
「同じようなミスを繰り返す」傾向があります。
 
自分はまた同じミスをする
と疑っていていいぐらいです。
 
いくら反省しても、同じ状況
同じルーティーンにハマると
同じミスを繰り返しがち。
 
「うっかりしていた」
というケアレスミスが多い人もいれば

「慣れ」によるミス
「思い込み」による判断ミス
が多い人もいます。

「緊張感の欠如」や
「手抜き」によるミス
の場合もあるかもしれません。
 
今までのミスを分析し、ミスのパターンや
自分ならではのミスの原因を探ることで
事前に対策を打つことができます。
 
ミスのパターンやミスをしやすい場面は
人によってさまざまです。
 
「自分はどこに注意すればいいか」
を自分自身で把握することで
ミスを減らすことができます。
 
まずは
自分がどのような場面でミスをしやすいのか
を分析することから始めましょう。

６．自分の特性を知り、心と身体を一定に保つ

うっかりミスのほとんどは
集中力や注意力が切れている時に起こります。

「疲れている」
「体調が悪い」
「ほかに気になることがあって情緒不安定」

といった時は
誰だって集中力や注意力を保つことは難しい。
 
また
人はどうしても気持ちに左右されるものです。

沈んだ気持ち、逸る気持ちが
普段ではあり得ない行動を
引き起こしてしまうこともあります。
 
自分の心や身体に余裕がないと
ミスを生みやすくなりますし

そもそも、集中力の高い状態は
長時間持続できるものではないので

一定時間、仕事をしたら
適度に休憩を挟むことが
ミスの防止につながります。
 
どうしても休憩が取れない場合には
「目を閉じるだけ」
「深呼吸をするだけ」
でも少しは効果があります。

私はよくアメをなめたり、ガムを嚙んだり
目薬をさしたり、夜風を浴びたり
リフレッシュしています。
 
また、自分が集中できる時間帯や
体調が悪くなるバロメーター
こういう状態だとうまくいかないな
集中できないな、それがどういう時か

といった自分の特性を意識して
業務をコントロールしていくことも有効です。
 
たとえば、午後は眠くなるから
「午前中に集中力を要する仕事をしよう」
など、ですね。
 
そして日々の健康管理も重要です。

特に、睡眠不足は
脳の働きや集中力を低下させてしまうため

規則正しい生活を送り
最低7時間以上は寝るようにしましょう。
 
ミスを防ぐためには
心身ともに健康な状態を保つことが
非常に大事です。

７．能力に見合った業務分配を検討する

ひとりで多くの仕事を受け持っている場合
ミスする可能性が高くなります。
 
特定の人に業務が偏っていたり
業務量が多かったりと

いわゆる「仕事が回らない」状態では
そりゃミスが起こりやすいですよね。
 
そのため
自分がどのくらいの範囲で仕事を受けられるのか
把握しながら仕事をする必要があります。
 
仕事量が多すぎてつらいときは
上司と話す機会を設けて

業務の負担を軽減してもらう相談を
してみましょう。
 
派遣の場合
派遣会社の営業担当に相談すれば
間に入って調整してくれるはずです。
（私もときどき相談を受けてやっています）
 
また、あまり認めたくはないでしょうが
自分の能力以上の仕事が
割り振られているのかもしれません。
 
そういう時も同様に
上司に言って仕事を減らしてもらいつつ
自分の実力を伸ばす努力を重ねていく
しかありません。
 
しっかりと自分の仕事を理解して
周りの人の協力を得ながら

最低限求められている結果を出せるよう
日々精進していくことが必要です。
 

おわりに

仕事でのミスは誰にでも起こり得ることです。
 
ただ、ミスをする人は何度も同じミスをします。
 
ミスをした瞬間はネガティブになるものですが
大事なことは
その後にどういう行動をとるかです。
 
ミスから学べる人と
学べずに同じミスを繰り返す人がいるんです。
 
ミスをしない人はこれまでに
一度もミスをしたことがない人ではなく

ミスに謙虚に向き合って
そこから修正し成長してきた人です。
 
どんなにミスが多い人も対策方法はあります。
 
もし、ミスが続いてしまったら
何がミスの原因になっているかを突き止め

それに合った対策方法を考え
確実に実行すること。
 
ただ単に悔やんでいてもミスは減らないので
反省したうえで
次のミスを防ぐ対策を実行に移しましょう。
 
ちなみに
「ツールや環境が整備されていない」
「社員とのコミュニケーションに問題がある」
「業務量の適正な管理ができていない」
場合などなど

個人のミスの背景には
組織や環境面に原因がある場合も多いものです。
 
ですので、あまり自分を責めないでください。
 
ミスしてしまったことを
ネガティブに捉えるのは一瞬だけにして
飛躍のチャンスにしましょう！

長文にも関わらず
最後まで読んでいただき
ありがとうございました。

はたらく方たちに少しでも
ヒントや元気をお届けできるよう
投稿していきたいと思っています。

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どうぞよろしくお願いいたします。