件名の書き方について

こんにちは、しんごです。

日常の中で、何かの役に立つかもしれないと思った、自分なりのヒントを毎日短い文章で書いています。

件名

仕事や日常生活の中で、メールやスケジュールなどを設定する時に件名を書くことがあると思います。

この件名の書き方については、組織で指導されている場合があるかもしれませんが、結構な確率で皆さん自由に書いていると思います。

そんな雑に何のルールもなく書いている件名ですが、あまりピンと来ない件名だと、読み手側としてはあまり注意を払うことがないと思います。

全く注意していなかったにも関わらず、結構すぐにアクションが必要な案件だったり、重要な内容であったりすることもあり、後で気づいて冷や汗をかくということも起こったりします。

このように意外と大事な件名の書き方については、分かりやすくするためにある程度ポイントがあると思っています。

最初に何の話かを書く

件名を書く時は、冒頭に何の話かというのを簡潔に書いておくようにします。

例えば関係者を集めた意識合わせの会議を入れたいのであれば、件名の冒頭に「意識合わせ：」と、はっきり書いてしまいます。

また例えば上司の承認を得たいのであれば、件名の冒頭に「承認願い：」と、最終的な目的を書いてしまいます。

この何の話かということは、必ず冒頭に書くようにします。

なぜなら、アプリによっても異なりますが、件名が長いと、最初の部分しか表示されないことが多いため、冒頭の短い文で何の話かというのを伝えることが大事になってきます。

それを読む人は、冒頭に最終的な目的が書いてあるので、中身を見る際も最終的なゴールを頭に浮かべつつ読むことができるようになります。

こうすることで相手も理解しやすくなり、全体的にスムーズに事を運べるようになっていくと思います。

読む人の最初の質問に答える

相手に伝わりやすい件名になっているかを確認したい時は、件名がそれを読む人の最初の質問に答えられているかどうかで判断すると良いです。

パッと予定表を見た時、把握していない時間に急に予定されている会議が入っていれば、「なんじゃこりゃ？」が最初の疑問です。

その疑問に対して、「意識合わせ：」とか、「ご相談：」と最初に書いてあれば、だれでも「ああ、なるほどそういう事ね」と、一旦内容が把握できるはずです。

一旦大枠の方向が把握できれば、中身をしっかり読む際も、そういう気持ちで読むことができるようにもなります。

大枠の方向性がわからなければ、一体どういう気持ちで中を見た方が良いのか、あるいは今すぐ見た方が良いのかや、後回しにしても大丈夫なのかもさっぱりわかりません。

最初に何の話かを書くだけで、これらの多くのハードルは一気になくなる形になるので、非常に効果が高いものであると考えています。

これからも、件名を書く時は、一番最初に何の話なのかや、求めているアクションについて書いて、相手に分かりやすく伝えていきたいと思います。