[仕事のヒント] 早く確認してもらえるようにするためのヒント

こんにちは、しんごです。

日常の中で、何かの役に立つかもしれないと思った、自分なりのヒントを毎日短い文章で書いています。

確認依頼

仕事などで、他人に制作物などの確認をしてもらう事があると思います。

素早く確認してもらえれば良いですが、依頼先が忙しかったりすると、なかなか確認してもらえないという事態が発生することがあります。

急ぎの場合、確認待ちが続くと、不安になってきますし、仕事全体のスピードも落ちてしまいます。

こうした時に、なるべく依頼先に早く確認してもらえるように、いつも気を付けている事があります。

確認までの工程を省く

依頼先に早く確認してもらうために大事だと思っているのは、「確認に至るまでの工程をできるだけ省く」というものです。

例えば、ドキュメントで変更した数か所を依頼先に確認して欲しい場合があるとします。

こうした時は、ほんの数か所の変更点なので、ドキュメントからその部分を抜き出して、修正前と、修正後を明確に書いて依頼します。

こうすると、依頼先の人は、ドキュメントを開いて、変更箇所を探して、以前との変更の内容を探して、変更後の内容を確認するなどの工程が丸ごといらなくなります。

本来依頼したいのは、該当箇所の確認であって、ドキュメント全体の中から該当部分を探すという工程は不要です。

このような不要な部分と思われるものをなるべく省くことで、すばやく確認作業を終えてもらえるようになります。

しっかり知らせる

早く確認してもらうためには、あと二つ大事なことがあります。

それは、まず確認待ちの事があるということを依頼先にきちんと知ってもらうという事です。

そのためには、なるべく「目立つお知らせをする」というのが大事です。

依頼したものをメールなどで送付したら、電話をするとか、チャットで依頼したのであれば、きちんとメンションを入れるなどして、なるべく目立たせるようにします。

とにかく依頼している事を知ってもらわないと確認もしてもらえないので、目立つお知らせをするのは必須です。

もう一つは、時々まだ終わっていないことを思い出してもらうために、定期的に話題にするという事です。

そのために、「別の話の時にリマインドする」というのが大事です。

毎回依頼した件について、「あれどうなっていますか？」と聞くのは、結構きついプレッシャーになることがあります。

そうではなく、全く別の話をしている時に、「あ、そういえばあれってどうなりましたっけ？」などと、軽い気持ちで聞くようにします。

そうすれば、相手もそこまでプレッシャーを感じないですし、やっていなければ申し訳ないという気持ちになって、取り掛かってくれる可能性があがります。

結構確認が遅れている理由は、「うっかり忘れている」か、「そもそも気付いていない」の二つの事が多いので、こうした行動をとればそうした事態を避けることができるでしょう。

これからも、確認に必要な工程はできるだけ省いて、なるべく早く確認してもらえるようにしていきたいと思います。