【こころがととのう】メモをすること

メモというと、相手の言ったことを一時一句間違いなく書くことと思っている方もいらっしゃるかもしれません。
大切なことは、メモを書く目的とメモの重要性を理解しておくことです。

そのメモを書く目的は何？

相手が言っていることをただ書くのではなく、キーワード、疑問に思ったこと、質問したいこと、調べたいこと、相手にどういう意味か聞きたいこと、感心したこと等、メモをするには様々な目的があって良いのです。
フリーディスカッションの場では、様々なアイデアを掛けわせて新しいビジネスのヒントになるかもしれません。つなぎ合わせることで新たな発想が生まれるかもしれません。書かずに頭の中で全て記憶して整理できれば、それでいいのですが、なかなかそのような方はいないのではないでしょうか。
ぜひ、メモを書いて自分の頭の整理整頓を行い、【こころがととのう】取り組みを行っていきましょう。

メモのメリット

メモのメリットは、私としては５つあると思います。

1. 記録に残し、振り返りができる

2. 頭の中の整理ができる

3. 図式化できる

4. アイデアが生まれる可能性がある

5. 話し手への信頼感を得られる

メリット①　記録に残し、振り返りができる

これは、メモをするので至極当然のことですが、一字一句でなく大切な部分をメモし、不明点や課題点の洗い出し等、様々な活用ができます。特に、振り返りをすることができることがとても良いことです。人の記憶とは曖昧なもので、自分の記憶していたことと相手が記憶していたことが異なり、認識の違いが生じることがしばしばあります。それに対してメモをとっておくことで、自分の記録として残せるだけでなく、場合によっては早期確認をすることでお互いのミスを防ぐこともできます。

メリット②　頭の中を整理できる

メリット①にも記載ありますが、振り返りをすることができることで頭の整理ができます。何か、足りない部分はないか、お互いに確認不足な部分は無いか等を整理することができます。その他、Excelシートなどを用いることで、５W1Hの整理や役割分担を見える化をすることで、１つのプロジェクトのゴールに向かってスムーズに進むことができます。
メモをして見える化しておくことで、常に覚えておく必要がないので頭の整理と同時に忘れることができるようになります。これにより、【こころがととのう】ようになるのです。

メリット③　図式化できる

メモをして、頭の中を整理してExcelのようにシート化することができますが、図式化することも可能です。文字ばかりでは、組織や個人間の関係性を把握することはどうしても難しい場合があります。そのような時には、図式化することで、更に頭の整理ができるとともに、文字以上にそれぞれの関係性や役割が明確化されます。
私の場合は、メモをして、Excelで役割やスケジュールを作成し、図式化することで相関図を相互に会話しながら作成して１つのプロジェクトをスムーズに進められるようにしています。
進めていくうえで、少し異なることが発生すれば、都度関係者と打ち合わせして調整をしていけば良いのです。
これも、メモをしていくことでできることだと思います。自分の中で出来ていても、相手とのイメージが合致しているかはわかりませんね。

メリット④　アイデアが生まれる可能性がある

会議の手法は色々ありますが、フリーにそれぞれの発想や意見をメモし、場合によってはそれをかけ合わせたりすることで新しいアイデアが生まれる可能性があります。
キーワードや気になったことをメモし、つなぎ合わせたり、掛け合わせてみたり、求められていることを探しあてたり、課題は同じだったり、問題点を明確化しその解決策を見つけられたり…と様々です。
しかし、これらもまずはメモをして残すことで整理ができるのです。これも、自分の頭では把握していたとしてもすぐに他のアイデアは消えてしまいがちです。見える化し、パズルのようにつなぎ合わせたり、時には切り離してみたりなど、色々なことができるのです。

メリット⑤　話し手への信頼感を得られる

メモをせずにただうなずいている人、メモを時々しながら聞いている人、話している立場からすると、どちらが話を聞いている・理解しようとしていると感じるでしょうか。圧倒的に後者だと思います。
話したことに対して問いを受けたりすることで、より深い話ができますし、応えきれない問いがあれば自分の学びのチャンスにもなります。メモする相手には、より一層色々なことを教えたくなりますし、時には質問したりしたくなるものです。信頼関係が構築されるということですね。
ただメモをとるのではなく、聴く側はその人が伝えたいことは何か、自分の理解を深めるために不明確のまま終わらせないようにすることが大切です。不躾な質問でも、実は他の聞き手とせいも聞きたかったことかもしれません。気づけなかったことが気づけるかもしれません。
信頼感を得るためにも、メモを取り時には質問をしていきましょう。

メモをしてこころをととのえましょう

メモのメリットを５つ紹介しました。勿論、５つ以上のメリットはあると思っています。
一番伝えたかったことは、メモをして最後は忘れようということです。常に覚えておこうとすると気が休まず、頭が疲れてしまいこころの落ち着きを保つことができません。
メモを取り、記録に残しておくことで、必要な時以外は忘れられるようにしましょう。そうすることで、自分の【こころがととのう】ことができるようになります。
とにかく、メモをして自分の時間を大切にしていきましょう！

このメッセージが、みなさまにとって少しでも役にたてば幸いです。最後まで読んでいただいた方に感謝です。