【そもそも仕組みって何？？後編】システム会社がよく聞かれること#4
前回の記事で、
そもそも、仕組みって何？？
ということを書きました。
今回は後編です！
まだお読みいただいていない方は、
ぜひ前編からお読みください↓↓↓
前回の記事では、仕組みを創る上で
心得ておきたい3つのことを述べました。
おさらいすると、
① 仕組みを創る動機付け
（目的の共有）
② 優先順位（仕組みを創る順番）
③ 人の教育
この3つです。
これらが揃わないと、
せっかく仕組みを創ろうと思っても、
上手くいきません。
この話をすると、まず経営者の方から
ツッコミを入れられるのが（笑）、
いきなりですが③人の教育です。
『人の仕事を減らすために
仕組み化するんでしょ？』
と、必ず言われます。
『人のスキルに頼ったり
教育をできるだけやりたくないから
仕組みで回るようにするんでしょ？
人の教育ってどういうこと？』
仰る通りです（笑）
しかし、それが間違いです。
前編でも記しましたが、
仕組みというのはあくまで基盤であり、
枠組みのようなものです。
出来上がった仕組みを使うのは、
どこまでいっても人です。
この視点が皆さん、欠落されています。
仕組みさえあれば誰でもできるだろうと
思われるかもしれませんが、仕組みは
あくまでもツールです。
ですので、仕組みが使えるスキルを
どうしても従業員は身に着けなければ
なりません。
仕組みを使うための教育まで行い、
使いこなせるようになってはじめて
効率化などが叶うようになるのです。
私はもう10年ほどこの仕事をしてきて、
仕組みを使うための教育にまで
意識が及んでいない会社が非常に多いと
感じますし、ここまでできてはじめて
仕組みは成り立つものだと、
声を大にして言いたい…！（笑）
順番は前後しますが、ここで
①仕組みを創る動機付け（目的の共有）
に話を移します。
まず、会社の仕組みを創りたい人というのは、
経営者や管理職などのリーダーだと思います。
もちろん現場から意見が出ることもあるとは
思いますが、基本的には経営者、リーダーです。
その方々は、どうして仕組みが必要なのかを
よくわかっています。
なぜなら、どうしたら仕事の効率化が
図れるのか、常に考えているからです。
ここでちょっとネガティブな書き方を
しますが、『「仕組みが必要だ」なんて、
いちいち言わなくてもわかるでしょ』
というくらいに、自分以外の人たちも
仕組みを必要としている、
と思い込んでいます。
これはものすごくよくある話ですが、
残念ながらそんなことありません（笑）
人間というのは、メリットがないと
なかなか動くことができません。
現場の方々も、マニュアルをつくったら
楽になるとか、こういうシステムがあったら
効率化が図れるとか、もちろん上司の方々の
言うことは理解できています。
しかし、
『システムを入れるのに一週間
かかるんですか？じゃあその一週間、
現場は止まりますよね？
どうするんですか？』
『システムの使い方を覚えるのに
3日かかるんですか？
じゃあ3日分どこで穴埋めするんですか？
残業しなきゃいけませんよね？』
『システムなんて入れてる暇あるんですか？
今まで通り Excel でいいじゃないですか。
何がダメなんですか？』
と、こうなるわけですね。
リーダーの方々は仕組みを導入したい、
むしろ仕組み化することは当たり前だと
思っても、現場はそうでもない。
よくあることです。
仕組みを導入したい経営者や
リーダーの方々は、その想いが現場に
伝わっていないと心得て、
従業員の方々への動機付けを
しっかりと行うことが大切です。
別の記事にも書いていますが、
このギャップを埋められないまま
強引に仕組みをつくっても
結局使われない…という悲しい結末に
なり兼ねません。
そこで動機付をするために、
現場の方に伝えていくときの
ポイントがあります。
仕組みづくりには、夢が必要です。
仕組みをつくることによって、
皆がメリットを得られるという、
ワクワク感が大事なんです。
経営者やリーダーの方々が考えている
仕組みを導入することで、皆にどんな
メリット（ワクワク）があるのかを
きちんと見せて共有することが、
動機付けの最重要ポイントです。
では最後に、
② 優先順位（仕組みを創る順番）
について。
仕組みをつくるとき、
つくる順番がとても重要です。
今、余裕がある会社というのは、
残念ながらほとんどありません。
そんな中でいきなり、
『やっぱり幹部の教育が大事だ！
幹部の研修をするぞ！』と意気込んでも、
現場が困惑してしまいます。
まず何をやらなければならないかというと、
仕組み化によって最初に現場の負担が
なくなることから優先的に着手します。
忙しい中で通常業務外の仕組み化という
テコ入れをするわけですから、
それを行うことで最初に現場が
楽になることから着手してください。
いきなりITシステムという難しい仕組みを
導入するのではなく、すぐにでもできる
ペーパーレス化に着手して、まずは紙を減らす。
これと同じです。
結果、働く時間が減るので楽になります。
こうして余裕ができたときに、
教育や、より時間がかかる仕組み化に
着手しましょう。
では、どんなことから優先的に
着手していけばいいかというと、
いろいろな考え方があります。
現場の負担を減らすための考え方として、
たとえば作業環境を改善する、
というものがあります。
業種などによってこれも千差万別ですが、
物理的なレイアウトを変えることなども
含まれるでしょうし、先ほども出て来た
ペーパーレス化なども含まれます。
このあたりの優先順位の考え方などは、
診断ツールを使って判断できます。
現状を多角的に分析しながら、
今必要な仕組みや優先順位を
決めていきます。
しかしなかなかそこまでできない、
というお声も多数ありますので、
参考にしていただけるとしたら、
まずは現場の負担を減らす、
現場を楽にする、ということが、
最優先だと思います。
いかがでしたか？
① 仕組みを創る動機付け
（目的の共有）
② 優先順位（仕組みを創る順番）
③ 人の教育
この3つを意識することが、
仕組みをつくる上で大事です。
長文になりましたが、
お読みいただきありがとうございました！
ここまでお読みくださった方に、
② 優先順位（仕組みを創る順番）
を決めるときのチェックシートを
プレゼントします。
ご興味ある方は、ぜひ一度、
ご自身でチェックしてみてください。
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