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【社内デジタル化ってどうすればいいの？】システム会社がよく聞かれること#1

𠮷貝徹 ＠シクミタス株式会社 代表


仕事のご縁というのは
本当にいろいろありますよね。


たとえば、社内、社外問わず
開催しているセミナーなどで
ご縁をいただいたり、知り合いの方から
ご紹介をいただいたりと、
お客さんとのきっかけはさまざまです。


その中で、
『何かお困り事はありますか？』
と私から伺うこともありますし、
逆に相談されることもあります。

お客さんによってさまざまな種類の
悩みがありますが、弊社はシステム会社で、
且つ仕組みを創っている会社ですので、
やはり、よく聞かれる質問や、
よくされる相談というものがあります。


中でも多いのが、たとえば、
社内のデジタル化。




『社内のデジタル化って、
何から始めたらいいんですか？』



この相談はよく受けますので、
私がポイントとして考えていることを、
簡単ではありますが、ご紹介していきます。






■社内デジタル化で『やってはいけないこと』



まず、社内デジタル化を行う上で、
絶対にやってはいけないことがあります。


それは、




いきなり
難しいシステムを
導入することです。





これをやってしまうと、
99.999%、失敗します（笑）。


もちろんこれは、
私の経験に基づく感覚値ですが、
シクミタスとしての実績だけでなく、
前職でのコンサルの経験からもわかることで、
ほぼほぼ失敗します。


『デジタル化をしよう』というときに、
字面が “デジタル” と表記しているせいか、
どうしても “デジタル＝システムを創る”
のようなイメージがありませんか？


頭には “システム” があるので、
おそらくいろんなシステム会社に、
『社内のデジタル化をするにあたって、
どうしたらいいでしょうか？』
と、まず相談してしまうんだと思います。


そうすると、当然、
相手はシステム屋さんなので、


『こういうシステムをつくると便利になりますよ』
『こういうシステムじゃないと効率化にはなりませんよ』


という回答があると想像できます。


そしてどうなるかというと、
『じゃあそのシステムを創ろう！』
という話に、きっとなりますよね（笑）


これが、悪いというわけではありません。


しかし、今までデジタル化に
取り組んだことのない人たちで
これをいきなりやろうとすると、
上手くいかないことがほとんどです。


どうして上手くいかないのか？


その原因は、
そもそもシステムについて、
きちんとした理解ができていないことに
あると思います。


■その “システム” のイメージ、間違っているかも？



たとえば。


Aというデータがあるとします。
まずは可視化するために、
アナログに紙に書いてから、
それをエクセルなどに入力し、
表やグラフなどを駆使してまとめて、
書類として印刷する…

というよくある工程に、
『“システム” を導入するとどうなる？』
のか、イメージしてみてください。


多くの方は、
ひとつボタンをクリックすると、
データが勝手に処理されて、
数秒後には書類が出来上がって…のように、
すごく効率化ができるというイメージを
なんとなく持っていると思います。


しかし残念ながら、
これらの作業のすべてが
なくなるわけではないんです。


単純にいうと、
これまでの作業の一部が、
別の “システム” に置き換わるだけです。

どういうことかというと、
新しいシステムを使えば、
結果はボタン一つで視覚化
できるかもしれませんが、
Aというデータがシステム上に
存在しなければ、処理できません。


つまり、エクセルにデータを入力するのと
同じように、システムにデータを入力する、
というプロセスは必要なのです。


というわけで、
人為的に行なっていたすべてのプロセスを
なくすことは、まずできません。


置き換えることによって
何が起きるかというと、
現場は今までの業務のやり方を、
まるっと変えなければなりません。


人間は、いきなり多くのことが
変化することに非常にストレスを感じます。
業務についても同じで、これまでずっと
同じようにやっていたことを
変えるということは、思っている以上に
ストレスがかかります。

多少手間だったとしても、
30分もあればエクセルでできていたものが、
新しいやり方を覚えなければいけない、
というだけで、場合によっては
2、3日はかかるわけです。


中小企業では特にそうですが、
人材に余裕があるわけでもありませんので、
数日の時間を要することというのは、
業務の負担を考えると一大事なのです。

新しいシステムを覚えるというだけでも
ストレスなのに、初めて使うものですから
上手くいくのか不安もありますし、
失敗するかもしれないし、
失敗したくないですし、
怒られるかもしれないし…
ああめんどくさい…


という心理になることは、
容易に想像できます（笑）


いきなり新しいシステムが導入されるのを
多くの人が嫌がる原因はここにあるのです。


結局、高いお金を支払って
システムをつくっても、現場が使いません。
『忙しい、難しい、時間がない…』
いろんな言い訳をされて、使われない…。

ですので、いきなり難しいシステムを
導入することは、私の経験上、
最も避けていただきたいことです。


誤解してほしくないのは、
『導入してはいけない』のではなく、
『タイミングがある』ということです。


時期を見極めて、
何事も段階的に導入していきましょう。


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