フルリモート企業が大切にする対面での全社イベントを紹介します！
はじめに
はじめまして！
SecureNavi コーポレート本部の間瀬です。
SecureNaviは、フルリモート・フルフレックスの働き方を採用しており、北海道から沖縄まで日本全国から「悲報をなくす」というビジョンの実現に向けて集まったメンバーがいます。
2022年4月時点では全社員で4名でしたが、1年半を経過した今24名の仲間が集まり、今後更なる組織拡大を予定しています。（将来、エリア毎でも集まれたら嬉しい…）
そんなSecureNaviでは、3ヶ月に1回の全社出社日として「キックオフMTG」を設けており、普段はフルリモートでのコミュニケーションが中心ですが、対面でのイベントによるコミュニケーション機会も大切にしています。
今回のnoteでは、10月に開催したSecureNaviの全社イベントの企画から当日の様子まで全て紹介します！
💡 記事の内容まとめ
・SecureNaviの全社イベントの紹介記事です！
・イベントの雰囲気だけでなく、企画・運営の工夫も紹介しています！
自社でイベント企画・運営をされている方やリモートワークのおけるコミュニケーション活性化施策を検討されている方にも参考にしていただけると幸いです。
キックオフMTGの目的について
SecureNaviにおけるキックオフMTGの目的は2つあります。
1つ目は、振り返りとフィードバック機会になります。具体的にはSecureNaviではQ（3ヶ月）単位でOKRを運用しており、「全社・部門OKRに対する振り返りと次QのOKR案に対するフィードバック」をイベント内で行っています。
2つ目は、部門を超えたコミュニケーションの活性化となります。オフィスという同じ空間で日常的に働いているわけではないため、偶発的なコミュニケーションの発生は起こりづらいという課題があります。一方でSaaSというビジネスモデルの特性上、部門間の連携がプロダクトの提供価値にも大きく影響してくるため、イベントでは多くのメンバーと交流する機会が重要であると考えています。
キックオフMTGのポイント
プロジェクトチームの結成
まずは開催3ヶ月前にプロジェクトチームを結成しました。過去はコーポレート本部2名で準備・運営まで行なっていましたが、今回からはビジネス本部・プロダクト本部からも各1名に手を挙げてもらい、合計4名の部門横断チームでイベントの企画から運営まで行いました。
私の中ではコーポレート部門には責任感の強い方が多いと勝手に思っており（自己アピールではないです笑）、全て自部署で取り組まなければと背負い込まれている方もいらっしゃるのではないでしょうか？その点、SecureNaviではこういった取り組みに対して部門を超えて積極的に力を貸してくれる方が多く、全員で作り上げていくという意識が強い点が大変心強いです。また、マンネリ化防止や既存メンバーの発想にはない企画が生まれやすいという点からも、部門横断チームで進めることは非常に大切です。
コミュニケーション設計
当日のコンテンツは主に下記の4つで構成されています。
COOによる振り返りとCEOによる翌Qに向けた方針説明
各部門の振り返りと翌Qに向けた方針説明
ランチ
ワークショップ
前提としてSecureNaviのキックオフMTGの特徴は、開催時間が11時から16時までの5時間というコンパクトな設計になっていることです。
これは育児や介護など様々なバックグランドを持つメンバーが集まりやすい時間帯で開催することを意識しており、代表の井崎も当日のイベント終了後に保育園の送り迎えに向かうなど、イベント参加の負荷を下げながらもコンテンツにこだわり開催するのがSecureNavi流となっております。上記についてはイベント後に毎回アンケートを実施しており、開催日時やコンテンツなど、たくさんのフィードバックをもとにイベントの改善を行っています。
今回PJチームでは、ランチとワークショップのコンテンツを主軸に企画・準備を進めることにしました。
ランチでは、それまでの期間に社内のプロフィール情報を拡充させる取り組みを進めていたことから「プロフィール共通点」があるメンバーでグループを作成してランチをとっていただくことを企画しました。普段は業務上の繋がりを中心としたコミュニケーションに偏りがちですが、今回はコーヒー好きや旅行好きなど、共通の趣味などで盛り上がっていただくことを狙っています。
また、ランチはお弁当を事前アンケートにて選択してもらう形式を採用しており、当日の配膳スピードを上げながら、食料廃棄が発生しないようにケータリング形式からお弁当形式に変更した背景があります。とはいえ、ワクワクするようなランチになるようにお弁当の選定にもこだわっています！
また、SecureNaviでは日本各地に居住しているメンバーがいることから、今回はご当地のお土産を買ってきてもらい、イベントに参加したメンバーが自宅に帰ってからも楽しめるような仕掛けも用意しました。わざわざこの日のために遠方から来てくれるメンバーに感謝しながら、SecureNaviだからこそ出来るコンテンツにもこだわっています。
ワークショップ
キックオフでは毎回1時間程度のワークショップを実施しています。
毎回その時の全社の課題に合わせてテーマ選定をしていますが、下記の取り組みを行なってきました。
今回はワークショップを一緒に企画してくれるメンバーを、PJメンバー以外からも募ったところ、新たに3名の方にも参画してもらいました。集まったメンバーにて全社の課題を洗い出し、解決に繋がるワークショップについて議論しました。
当日のワークショップも勿論大切ですが、準備の過程から会社を良くするためにメンバーが集まり・議論が生まれるという点もSecureNaviの良い文化になっています。
議論の中では今後の組織拡大も見据えたときに、現状はビジョンに対する個人の認識にバラツキが大きいのではないかという結論に至りました。そこで「ビジョンに対する解像度を高める」取り組みとして、「ビジョンMTG」という形で、全員が自分の言葉でビジョンについて語れる状態を目指すワークショップを行うことになりました。
当日はSecureNaviのビジョンである「悲報をなくす」に対して、グループに分かれて自身の悲報体験の共有を行い、今後解決していきたい悲報を議論してもらいました。最終的には1年後、3年後、5年後の時間軸に分けてSecureNaviが解決すべき悲報を発表してもらいました。副次的にお互いのバックグランドにも触れることで相互理解にも繋がりますし、ビジョンが達成された世界を想像して自分の言葉で語ることにより、中長期でSecureNaviが解決できる課題のスケールの大きさにも気づくことが出来ました。
番外編：イベント会場
SecureNaviは固定オフィスを持っておらず、イベント会場については毎回頭を悩ませております。今年はおおよそ30名キャパの会場を予約しており、（需要があるか分かりませんが）同規模のイベント開催用に会場情報も共有させていただきます！
①ネット環境良好・プロジェクター有、②運営スタッフ様から利用開始時に丁寧に説明してもらえる③会場にゴミ処分をお願いできるなど、イベント運営者の味方となるような会場としてオススメです。（大変お世話になりました🙏）
当日の様子について
これまでSecureNaviのメンバーについて発信する機会が少なったため、少しでも雰囲気やイベントの様子を写真にてお伝えできればと思います！
今後はイベント以外にも、リモートワークのリアルな働き方や対談記事なども発信していきますので、お楽しみにしていただけると幸いです。
さいごに
最後に私が感じている、フルリモート・リモートワーク中心の会社でも対面イベントを大切にすべき理由を書きます。
私は最近、「キックオフMTG」が企業カルチャーを醸成する役割を担っていると感じています。
実はSeureNaviの2023年1回目・2回目のキックオフMTGはCEO・各マネージャーがOKRの振り返りなどを「報告」する場となっており、意見交換や質疑応答が盛り上がらずに、コミュニケーションスタイルが一方通行になりがちの状況でした。
そこから社内でフィードバックをいただき、普段は「定量・コト」に焦点をあてている分、キックオフMTGでは「定性・ヒト」にも目を向けようというイベントスタイルへ転換したあたりから、イベントの雰囲気が変わり始めました。今では各部署のアクションや良いナレッジをメンバー自身に発表してもらう機会を作ったり、各部門の方針や目標で迷っている点を率直に相談・共有する方式にすることで、さまざまなメンバーがリアルタイムで質問したりアイデアを交流することが出来ており、まさに対面で取り組むメリットを感じられるような時間になってきました。そしてイベントにおけるコミュニケーションスタイルがSecureNaviのカルチャーとしても少しずつ定着してきました。
もし社内から声が上がらずにあのまま一方通行のコミュニケーションのままだったら、恐らく部門横断のチームでイベントに取り組むこともなく、この記事を書くことはできなかったと思うぐらい、対面イベントが会社のカルチャーを映し出す鏡でもあることを実感しています。リモート環境下では他部門で働くメンバーの業務風景をイメージすることが難しいですが、この対面イベントを通して、お互いを深く知り、会社としてのコミュニケーションスタイルやコラボレーション機会の重要性を全員に感じ取ってもらえることができるように、今後もより良いイベントを目指して磨き続けていきます！
採用強化中です！
SecureNaviでは全職種でのカジュアル面談を積極募集中です！
ご興味を持っていただけた方は、下記フォームもしくは採用HPの募集よりお気軽にご連絡ください！
次のキックオフMTGでは一緒に参加できることを楽しみにしています！
（お弁当美味しいですよ〜🍱🤤）
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