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一流営業マンから学ぶ、面接直前のキャンセルを防ぐTips3選

企業の採用支援やオンボーディング(EX)支援を行なっているHeaRの大上です。「愛と青春」を日々謳っております。

採用活動のオンライン化を進めている企業さんも多いかと思います。
HeaRも多くの企業さんのオンライン採用を支援しているのですが、一つ困ったことが起きました。


オンライン面談のキャンセル率が高い…


一時期は対面による面談と比べて1.5倍ほどキャンセル率が上がりました。
そこで様々な改善を行いオフライン面談と同水準まで落ち着いてきたので、取り組んだことを文字に起こしたいと思います。

キャンセルが起きるワケ

多くの採用担当者さんは下記の経験をしているはずです。

求職者が求人票(スカウト)を見る

応募が来る

日程確定のコミュニケーション(1回〜複数回)

面談当日

来ないいい😭😭😭

キャンセル(特に直前)は悲しいですよね。

しかし頭ごなしに候補者を否定するのではなく、
キャンセルの背景にある心理状態を考えてみることにしました。

スクリーンショット 2020-04-22 14.11.02

そもそも候補者の心理状態として
「絶対に行く(話す)!!」
という心理状態を醸成できる企業はごくわずかで、

多くの企業に対しては
「会いたいかな〜どうしようかな〜とりあえず応募しておくか」
と思いながら応募をしていることが多いです。

同様に面接直前では、
「行こうかな〜どうしようかな〜」
と思っています。

多くの候補者は、
応募した後、面接の前に迷っている
ことを前提に面接までのアプローチを考えるべきです。

また、応募から面接までの期間が空けば空くほど注意が必要になります。
エビングハウスの忘却曲線によると、人の記憶は1日で約70%忘れ去られてしまうのです。

スクリーンショット 2020-04-22 14.11.11

すなわち応募した翌日には、自社に対しての印象や記憶も忘れ去れている可能性があります。

候補者がキャンセルする背景
・実のところ、面接に行くか迷っている
・面接までに企業の魅力や印象を忘れてしまう

を念頭に置いたうえで、対策を講じていきましょう。

会いたい>キャンセルを醸成するためにやった3つのこと

応募をもらってから面談当日まで、候補者の熱量を下げない(むしろ上げる)ために取り組んだことを紹介していきます。

1. 「この人に会ってみたい」を醸成するコミュニケーション

「この社員に会ってみたい」と思ってもらうための感情(体験)を分解すると、
・親近感
・好奇心
・安心感
を醸成する必要があると考えました。

そこで応募に対する返信を、以下の要素を含んだ連絡をするように変更しました。

親近感
・自分と候補者の共通点に触れる
(例:高校時代、僕もサッカー部でした!ポジションはGKだったんですけど、◯◯さんはどこのポジションでした?)

・見つからなかった場合は、親近感を持ってもらうための自己紹介をする
(例:リモートワークの移行に伴い自炊をすることが増えました。焼きそばや炒め物ばかりですけどね(笑)◯◯さんはリモートワークに移って変化したことありますか?)
■好奇心
・自分や自社に興味を持ってもらえるような要素を入れる
(例:私、入社して2年経つんですが、関わったプロジェクト数は10を超えます。たくさん挑戦している分、半分くらいは失敗していますが。自社のチャレンジ文化についてや、これまで行ってきたプロジェクトの話もぜひ聞いてほしいです!)

・自分が候補者にGIVEできるものを伝える
(例:自分はオンライン広告を7年運用していますので、当日は面談と言いつつも、マーケティング職で募集された◯◯さんに自社の広告運用ノウハウを少しでも多く持って帰れるようにお話しますね!)
安心感
・選考フローを伝える
(例:弊社の選考フローは3〜5回の面談となっております。取締役との最終面談は現時点では対面で行う予定ですので、オンラインでは最大2〜4回ほどのお時間をいただきます。)

2.宿題を出す

例えば、友人から本を借りたら「読んで返さなきゃ!」となりますし、
先生から宿題が出たら「やらなきゃ!」となると思います。

そこでHeaRでは、
候補者にメリットがある且つ無理のない範囲で宿題を出すようにしました。

それは採用ピッチ資料に関する宿題です。
採用ピッチ資料とは何ぞや、という話はこちらの記事をご覧ください。

弊社では応募後のコミュニケーションで、採用ピッチ資料をお送りすると同時に宿題を出しています。

■コミュニケーション例
ご連絡ありがとうございます!
それでは◯月◯日の◯時よりよろしくお願いします。

弊社の事業や組織について詳しく説明している採用ピッチ資料をお送りいたしますね。

当日は質疑応答からスタートできればと思いますので、事前に資料をご覧いただけますと幸いです。(続く)

採用ピッチ資料内で候補者をしっかり惹きつけることができれば、
候補者も「会いたい」を思ってくれますし、宿題の質問を考えてくれます。

宿題を通して、
「せっかく宿題(質問)を用意したのにキャンセルするのはもったいない」
「読んでみたら、余計に会いたくなってきた」
という心理状態をつくることが可能になります。

また、両者にとっても
・会社説明の時間を省くことができる
・深いコミュニケーションを取ることができる

とメリットがありますので、
事前に採用ピッチ資料をお送りすることはオススメです。

3.翌日と面談前日に連絡する

記事の前半でもお伝えした、「エビングハウスの忘却曲線」によると応募翌日の記憶は70%消えてしまっています。しかし、この忘却曲線は防ぐことができるのです。

まず、学習した後24時間以内に10分間の復習をすると、記憶率は100%に戻ります。そして、ここからが素晴らしいのですが、次回の復習は1週間以内に、たった5分すれば記憶がよみがえるのです。そして、次は1か月以内に2~4分復習すれば、また記憶は復活するのです。

※参照:エビングハウスの忘却曲線で分かる、最適な復習のタイミング

上記を参考にすると、
・応募翌日に思い出してもらう
・面談前日に思い出してもらう(面談が1週間以内の場合)

ためのアプローチが必要となります。

ただ連絡やリマインドを送るだけでは記憶は戻れど、期待値を上げることはできません。

そこで記事も合わせて送ることをオススメしています。
・面接官の紹介記事(下記参考)
・自社の文化が伝える記事
は候補者の意欲を上げやすいです。

まとめ

候補者がキャンセルする背景
・実のところ、面接に行くか迷っている
・面接までに企業の魅力や印象を忘れてしまう

■3つの施策
1.「会いたい」を醸成する
2.宿題を出す
3.応募翌日・面談前日に連絡をする

でした!

オンライン採用のコンサルティングや採用ピッチ資料・採用コンテンツの作成などを承っておりますので、お困りの方はぜひご連絡ください!

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HeaR inc.のCEOやってます。採用CX向上サービスを展開中。 私たちは「青春の大人を増やす」ことを存在理由としています。 ▶︎自社ブログ https://blog.hear.co.jp/
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