無料RPAツール!【UWSC】

RPA関連の検索をするとたくさんの「RPAツール」に対する情報がヒットします。でも、ツール選定より前に判断しなければならないことがあると思っています。

ツール選定より前に判断しなければならないこと
それは…
全社的に導入するにせよ、事業部や部署の単位でテスト的に導入するにせよ
、導入の責任者の方は事前に「環境を整えられるか」、「本来の目的は何か」を検討いただいた後、導入の可否を判断していただきたいと思います。

事業部の経緯
私が異動した当時、業務プロセスの改善は組織に根付いていませんでした。十数年も前の仕事のやり方を繰り返しているだけ、言われたことをやっているだけというのに気づいたのは、マニュアルが十数年前の最終更新日だったときです。IT関連の導入・運用を手助けできるキーパーソンが不在で何の自動化への取り組みも行われていない状態でした。

まず、ひとつの取り組みから始めました。その際に経験したのは、噂の速さです。従業員の間でこれほど早く情報が伝わるなら、利用すべきだと考えました。以降、簡単でもよいのでとりあえず、最初のひとつを体験させられるように心がけています。

積み重ねることで組織の風土が変わることもあるし、改善が続くようになったりもします。というのも成否を分けるのは多くの場合キーパーソンの出現で、誰かが熱意を持つようになるとその業務は変わります。また、逆に壁となる人の存在する場合もあり、まったく変えられなかったり、壁となる存在が不在になって急に変わるという場合もあります。これは、どこの職場でも似たり寄ったりなのではないかと思います。

数年間、「業務プロセスの改善」と「生産性の向上」に取り組みました。現在では、業務プロセスの改善が組織に根付いていて日常的に小さな改善が繰り返されています。各部署で業務に精通した担当者が熱意をもってくれて、IT関連の導入・運用を私が手助けし、すでに多くの自動化を組み込んだ業務プロセスが運用されています。

環境が違えば判断も違うものになる
上記のような、事業部の変化を体験し思うことがあります。現在のような環境であれば、ツール選定は「道具」の置き換えでしかなく、将来を見据えて、適切な「道具」を選択するだけのため導入可と判断できるでしょう。一方で、異動した当時のような環境の場合。はたして、導入可と判断できるきるのかということです。

目的は何か
私たちの事業部では、「業務プロセスの改善」を容易にし、組織の「生産性向上」のためのスキルや経験値を高めていく目的で、「手段」として UWSCを導入しました。

一方で、他の事業部でも「RPA ツール」を導入したようなのですが、ある事業部では利用を中止したり、利用している事業部でも成果を出しているというような話を聞きません。また、一部の業務が移管された際に「RPA ツール」を利用している業務プロセスが含まれており、仕様の変更は情報システム部門に依頼するスタイルで期間は一ヶ月以上掛かると聞いて、すぐに業務プロセスを UWSC で自動化するスタイルに置き換えたこともありました。日常的に「業務プロセス」を見直す風土のある部署にとっては、変更に一ヶ月もかかるような仕事の進め方は容認できなかったのです。

もうひとつ気になること
自動化の取り組みは通常 UWSC と Excel のマクロとセットです。というのは「原票＞整形（Excel）＞システム」あるいは、「システム＞原票＞整形（Excel）」という流れが多く、原票を整形するのは、Excel （VBA）が便利で、システムへの対応は UWSC が便利、双方のつなぎはどちらかの得意な方を利用するという場合が多いです。UWSC と VBA は何か似たようなところがあって、特別な勉強をしなくても「こんな感じかな」ってやってみるとできてしまいます。（※個人的な感想です）

これらの UWSC や VBA のプログラムを書いているのは、いわゆるノーコードではないと思うのですが、これらのコード自体やスキル、経験といったものは、コードの作者、あるいは組織に残っていきます。「業務プロセスの改善」に寄与したり、組織に「生産性向上」のためのスキルや経験値が蓄積されていくのが、本来の組織目的に沿っていてよいのかなと思っています。

一方で、ソフトウェアに頼って業務プロセスの改善を進めていく場合、組織に残るのは、選択したソフトウェアのコードやスキル、経験といったものでしょうか。また、 Excel のマクロは、RPAツールに関わらない業務プロセスでも必要にされていると思うのですが、この点には、RPAツール はどのように対応されるのでしょうか。

ノーノーコード！
リスクも少ないと思いますので、とりあえずノーコードではない方を試してみる、並行して使用するというのはいかがでしょうか、という提案です。

考慮いただきたいのは、組織・人材に何を学ばせ、何を蓄積して欲しいのかという点です。

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