全社総会『RICHKA DEGITAL FES』の様子を準備から包み隠さず公開します
こんにちは！リチカ広報の根岸です。
「社内のイベント運営を任されたけどどうしようかな〜」
とお悩みのそこのあなた！わかります！そのお気持ちがすご〜くわかります！！
わたしも何度となく社内イベントの運営をしてきましたが、毎回どのように企画すれば参加者に満足してもらえるか運営メンバー全員で頭を悩ましてきました。狙い通りに上手くいったこともありますが、たくさん失敗もして、その度に『次回はこうしよう！』と改善を繰り返してきました。そして最近はようやくコツみたいなものを掴んできました。
今回は、先月弊社で行われた【RICHKA DEGITAL FES】という社内イベントをどのように準備・実施したかというレポート記事としてまとめたいと思います。
そもそもなぜ今回記事にしようかと思ったのか、、、それにはわけがあります。
【参加者満足度96％！】
これは参加した社員のアンケートで算出された集計結果です。社内のアンケートではありますが、過去に開催された社内イベントのアンケートと比べても、歴代1位の満足度だったので、きっと社外に出しても恥ずかしくないかなと思い、記事にしようと思った次第でございます。
あとこれはわたし個人の感想なんですけど、ネットで探しても『社内向けイベントの盛り上げ方や作り方』みたいなものが意外と見つからなかったんですよね。
先月書いた【ICCに初参加。失敗から学んだ『ICCスポンサー企業向け完全マニュアル』】もたくさんの方から、「すごく参考になりました！」とお声をいただいたので、こういうレポート記事も誰かの役に立つと信じて今回も気合いを入れて書きます。
会社によってカルチャーや雰囲気の違いはあるので、イベント企画のやり方はその会社さんによって異なってくるとは思うのですが、わたしのように社内イベント未経験で運営を任された人にとっては、なにかヒントになるかなと思います。
さて今回の社内イベント「RICHKA DEGITAL FES」は年に2回開催されています。
〈半期の振り返りと戦略理解を深めることで、翌日から今まで以上にお客様の成功にコミットできる個人・チームを作るためのワクワクドリブンな全社総会〉
というテーマを掲げています。
そして今回は入社式も兼ねているので、今年度リチカに新しく入ってくれた新卒3名のメンバーを温かく“リチカらしく”迎えたいという気持ちもありました。
さらに今回は上半期の目標を無事達成することができたので、全社員でお祝いをして、下半期もがんばるぞ！と一致団結できるような会にしたいと運営チームも気合いが入っておりました。
さてここからは運営としてどんな準備をしていたか細かく書いていきたいと思います。
【運営メンバー編成】
今回運営メンバーには、毎回フルリモートのメンバーも含まれております。しかも、社内イベントの運営のリーダーはフルリモートの社員が担っているので、当日まで遠隔で準備をし、当日を迎えています。ちゃんと段取りができればフルリモートでもいけるんですよね。
ぶっちゃけ、毎イベント当日まで何が起こるかわからずドキドキですが、ギリギリまで準備をし、当日スムーズな進行が実施できているのは、運営のスペシャリストの方々のおかげです！
【会場決め】
まずリチカフェス運営準備の中で重要タスク且つ頭を悩ませる会場選定。
イベント運営経験者なら誰しも会場決めで苦労したことがあるかと思います。
【会場選定条件】
■着席数は最低100席以上
■島形式で席配置できると尚良し
■Wi-Fi環境完備
■会場後方の席でも文字が見えるくらいのスクリーンサイズ
■費用はできれば50万円以下
■喫煙所があると尚良し
■オフィス(代々木)からのアクセス
■会議室感のない内装だと尚良し
こんな条件でした。
ここで一番重要なことを最初に書きます。
年度末は本当に会場が抑えにくいです！
「まぁそりゃそうだろ」と言われてしまったらそれまでのことですが、半年前から計画的に会場探しをしてください。ちなみに年末や4月初旬とかも埋まりやすいのでそれくらい前から予約しないと会場探しにはマジで苦労します。これだけは覚えて帰ってください。まず会場が決まらないと何も計画が進まないので！ちなみに次回のRICHKA DEGITAL FESは9月なんですがもう動きはじめてます。(反省をちゃんと次に活かすスタイル)
今回は上記のような選定条件を挙げましたが、特に重要だったのが…
★オンライン配信に耐えうるWi-Fi環境
★50万円以下
★ワークショップが可能な机などの設備
★会議室感薄め
この4大項目です。
都内で数あるイベント会場中から上記条件を満たしたいくつかの会場を選定したので、シェアしておきます。実際にはスケジュールの空き状況の関係などで今回は見送らせていただきましたが、どこの会場も良さげなので参考までに！
そして、今回最終的に決まったのがHYPERMIX門前仲町さんです。
アクセスが決して良いとはいえず、お手洗いの数が少ないなど若干の「ぐぬぬ」ポイントはあったものの、その他の条件をクリアしていたので決めました。
あと併設されたキッチンで自由にケータリングを手配できるので美味しい食事提供ができることや、楽器演奏OKだったので、懇親会のコンテンツが増やせることも決め手となりました。準備を進めるにあたり、当日のコンテンツ等が仮段階（まだまだ変動する可能性あり）のフェーズで会場をおさえる必要がある場合は、"大は小を兼ねる"のスタンスで極力色んなケースに対応できそうな場所をおさえておくことを推奨します。
【ケータリング選定〜絶対に美味しいものにしたい〜】
「せっかくのイベントだから美味しいものを提供したいよね」というチームリーダーの方針のもと今回のイベントの中でも特に選定に力をいれたのがケータリングでした。
そのなかで有力候補として名前が挙がったのがkitchen g3さんでした。
結論からいいますとkitchen g3さん最高です。
ボリュームや、ビジュアルだけでなく、とても美味しくて、参加者にも大好評でした。しかもキッチンのある会場だったので料理がアツアツ。ケータリングってオードブルみたいな感じで冷めてることが多いと思うんですけど、アツアツ料理ってやっぱり最高です。思っていた以上にボリューミーだったので次回お願いするときは量の調整は若干必要ですが、大満足でした！
ケータリングに関しては他のアイデアとしてキッチンカースタイルでやる案も出ていました。懇親会コンテンツでは会社のメンバーがバンドをやることが決まっていたので、音楽フェスをイメージした食事提供です。キッチンカーを手配してハンバーガーやタコス、フライドポテトなどB級グルメに振り切って、みんなでワイワイと盛り上がるみたいな感じです。
今回はキッチンカーは一旦見送りましたが、いつかやりたいですね。
【当日のイベント配信について〜社内の配信メンバー〜】
当日は現地参加者100名以外にオンラインの参加者もいたので、社内向けにイベント配信もしました。オンライン参加でも現場の臨場感を感じて欲しかったので、配信メンバーを選出して、カメラを2台用意して当日挑みました。
<当日の配信チームの役割>
全体管理
音響
カメラ
配信保守（オンライン参加者と同じzoomに参加し、配信される画角や音声をモニタリング）
通常、動画配信などする場合は専門の配信会社さんにお願いすることが多いと思うんですけど、リチカには配信や音響に強いメンバーがいるので頼もしい限りです。なので一般的には再現性なさそうですけど、社内にもし配信に強いメンバーがいたら最高です。社内イベントの際にはぜひチームメンバーに引き入れてください。
あとこれは余談ですが、昨今イベントと配信ってほぼワンセットだと思うんですよね。そうなると先述したように配信会社にお願いすることになると思うんですが、今回のイベント規模と内容、クオリティーだとリアルに100万円とか予算が必要になってきます。しかも年に何回か開催するとなると何百万円も必要になります。そのことを考えると配信技術を持っている社員がいることが会社にとっていかに財産かがわかります。
わたしも毎回イベントを企画する上で予算とにらめっこしながら準備をしているのですが、配信の部分でコストダウンができると他の部分に使えるので、配信できる社内メンバーに感謝しかありません。
これは音響担当のメンバーが作った機材の配線図なんですが、仕事ぶりがプロなんですよね。素人のわたしが見てもチンプンカンプンなんですが、当日の配信ブースは自前でやったとは思えないくらいの本格仕様となっておりました。
ちなみに懇親会での社員バンド演奏では「会場に常設されている音響機材は音楽演奏には適したものではないから変えたほうがいいかも」と音響プロメンバーからのアドバイスがあり一部機材を外部からレンタルしてベストなライブ環境を整えることができました。社内にプロフェッショナルがいると本当に助かります。
配信やライブ環境を整えるだけではなく、その時の会場の雰囲気に合わせたBGMを差し込んでくれたり、イベント全体を盛り上げてくれました。会場のBGMや効果音は結構重要なのでちゃんと用意しておいた方がいいです。
<当日の流れ>
・入社式
半年前のRICHKA DEGITAL FESで内定式をした新卒3名が、晴れてリチカの仲間になりました！入社式では、入社証書授与、新卒入社3名からの自己紹介、Co-CEOの二人から祝辞をいただきました。３名の自己紹介は、一人一人の目標や意思表明があり、心強かったです。
これから、リチカの仲間として一緒にやっていきましょう！！
・ワークショップ
リチカでは、1Qごとにワークショップを実施しています。今回のワークショップは、『次期Qも全員が最高にわくわくなスタートダッシュをきれるようにする』というゴールをおいて実施しました。
今回の発表テーマは、『来Qのテーマと動きについて』
各部、20分で話し合いとスライド制作を行い、各部署3分間で全体に向けて発表をします。いつもは発表をして終わりだったのですが、今回から、新しい取り組みを実施しました。
それは・・・
バリューズのNo1志向を体現することにも繋がり、メンバー全員で1位を目指し、各部署の工夫が見られてとてもいいワークショップでした。
中でも、ブランドコンサルティングチームは、演出までこだわり、見事1位を獲得しておりました！
・アワード
リチカアワードとは、リチカらしい仕事をしたメンバーに対して表彰し、賞賛する半期に一度開催される制度です。
弊社は、Values評価制度を導入しており、Values体現の高い仕事をしている＝リチカらしい仕事と定義しています。
アワードには、Values賞とMVP賞があり、部長が各部門単位でノミネート者を推薦し、本部長がノミネート者の中から各Values賞とMVP賞を選出しています。
リチカでは、オリジナルトロフィーを受賞者にお渡ししています。
トロフィーなどをお渡しする場合は、納期が長いこともあるので早め早めにデザイン/発注することを推奨します。AWARD後の懇親会中もAWARD受賞者であることがわかる、またコミュニケーション活性化目的として、今回タスキや王冠などもを用意し受賞時にお渡ししてみました。
・クイズラリー企画(意図や工夫したところ)
毎回社員イベント内の催しは頭を捻るポイントになるのですが、今回はリチカメンバークイズラリーを企画しました。リチカメンバーに関するクイズです。
「リチカにはベーシストが2人います。誰と誰でしょうか？」
「ご実家がお寿司屋さんをやっているリチカメンバーは誰？」
「執行役員CFO長谷山さんが飼っている犬の名前は？」
などなど簡単なものからかなりマニアックなクイズまで出題しました。かなり内輪のノリになっちゃいますが、そもそも社内イベントなので全然内輪で盛り上がればオールオッケーです。このメンバーマニアッククイズはかなり盛り上がりますし、普段あまり関わり合いのない他のチームメンバーを知る機会にもなるのでかなりオススメです。
そもそも今回の社内イベントは入社式も兼ねていたのですが、改めて新卒メンバーにリチカの一員である自覚を持っていただくと同時に「既存メンバー全員が新卒メンバーを迎えいれる当事者である自覚を持てる」ことを強く意識しました。
当初は入社式内でお祝いコメントを貰う・事前に既存メンバーから集めたメッセージを贈るなど様々なアイデアがでましたが、昨年9月の内定式後に入社した既存メンバーも多数いらっしゃる中で「そもそも現時点で新卒メンバーと関わりを持てていないメンバーも多そうだよね」という話になり、今回のリチカフェスでは既存メンバーと新卒メンバーのコミュニケーションのきっかけになればいいなという想いがありました。
各本部メンバーに関連したクイズ候補をバランスよく織り込んで作り上げた渾身のクイズラリーでしたが、作るのも楽しかったです。
【社内イベントでの催しの盛り上げ方】
【歌うま選手権】
自薦他薦で社内から5名選出。きっと盛り上がると思って今回はじめて実施してみました。結論から言うとめちゃくちゃ盛り上がりました。
実は、リチカには音楽好きな人が多く、以前社内調査したデータもこちらに貼っておきます。
事前の盛り上げ方なんですが、リチカ歌うま王ダービーの予想表を制作して、元シンガーソングライターの取締役Co-CEO中西に短評をいただきました。イベントの2日前に全社員に共有をしておきました。当日に向けて社内のテンションを上げるという意味では良かったと思います。
ガチ勢やネタ枠などいろんな参加者がいましたが、全員なんだかんだ言ってめちゃくちゃ上手かったです。100人以上社員がいると必ず歌上手社員はいると思うので、社内イベントをパーティーの様に盛り上げたい場合には歌ウマ王決定戦はオススメです！
ちなみに、出番前は緊張で足が震えていました
また、演目を盛り上げる要素のひとつとして、「一番心に残った人」に投票してもらう制度を今回は、導入しました。
【DJ】
【社内バンド 接待バンド結成】
これもリチカ独特のカルチャーなんですが、代表取締役Co-CEO松尾(元バンドマン)と取締役Co-CEO中西(元シンガーソングライター)がもともと音楽活動をやっていまして、しかも歌がかなりうまいんですよね。
今回はRICHKA DEGITAL FESに向けて代表2人とバンド経験者の32人を迎えて、社内ユニット【接待バンド】を結成しました。事前にスタジオ入りして練習もしていたそうです。
ちなみに、バンド名の由来は、いつも社長はメンバーのいいところを見つけて褒めてくれますが、今日1日くらいは逆に褒めてほしい（接待してほしい）のメッセージを込めて【接待バンド】という名前になりました
ちなみにこの動画は社内メンバーが作ってくれたのですが、「これってMVですか？」と思うくらいのクオリティーで仕上げてくれました。一見してこれが社内向けのイベントとは誰も思いませんよね。(最高)
最高に楽しかったです！！！
【リチカフェスを終えて】
今回結果的には社内の満足度も良かったので、イベントは成功したとは思うんですが、個人的な反省点や次回に向けての反省点もあったので最後にまとめておきます。
■反省点＆改善点
・一番の反省点は運営メンバー3人だったんですが、100人規模の社内イベントならせめて5〜7人は必要かなと思います。まぁ3人でもなんとかできちゃうってことが証明されちゃいましたが、すごくスゴく大変なことになります。
5人いたとしたらのメンバーの役割分担は
・全体リーダー
・配信担当リーダー
・懇親会担当リーダー
・会場準備 設営リーダー
・イベント進行係
運営メンバーは各セクションのリーダーという位置づけで、動いていくのが一番良いと思います。(ちなみに)
・トイレの数が今回女性男性ひとつずつしかなかったので休憩時間に行列ができてしまった。もしトイレが少ない会場だったら、適宜アナウンスするとかして混まないようにする工夫が必要。会場選定のときにトイレの数はチェック項目にいれておいた方がいいですね。
・司会台本をもっと細かくした方が良いかも
司会台本なんですが、音響や照明の指示などもっとイベント進行の部分の詳細を記載したものを一冊作っておいて、それさえ見れば全メンバーがどう動けばいいか一目瞭然にしておけばスムーズなイベント進行ができると思います。
・荷物の搬入でタクシーを3台手配したんですが、ハイエースとかを1台レンタルして運んだ方が圧倒的にコストも手間も掛からない。かなり細かいことですけど、こういうことの積み重ねでコストは削減できます。
・あと細かいところで抜けていた部分も多少あったんですけど、そんな抜け漏れがなくなるようにチェックリストも作ったので参考にしてみてください。準備の段階から当日やることリストもまとめてあるので、便利なリストに仕上がっております！
・歓談タイムに周囲との会話が盛り上がったことで想定よりも食事になかなか手がのびていなかった印象でした。発注するケータリングの量は参加人数だけに捉われず、懇親会の飲食するであろう時間枠も踏まえての検討をしないとと勉強になりました。
■次回に向けて
わたしが社内イベントを企画するのは4回目だったのですが、毎回反省と課題を感じながら改善を繰り返しています。
リチカに入社して実はまだ一年なんですが、会社のカルチャーもだいぶわかってきたので、イベントなどもどうすれば盛り上がるかもなんとなくわかってきました。
この記事は【社内イベントの盛り上げ方】についてのノウハウとして参考になったら嬉しいなという気持ちと、あとリチカに興味を持ってくださっている方に社内イベントレポート記事を通して少し雰囲気を感じていただければと思いながら書きました。
社内イベントは会社のカルチャーや雰囲気がそのまま出ると思います。会社がどう成長していきたいのか、どのようなカルチャーを醸成させていきたいのか、イベントを企画するときはそのことを毎回真剣に考えています。
また半年後に社内イベントがあるので、もう少ししたらまた会場探しからはじめていかないといけないわけですが、きっとそのときには会社の進むべき目標や方向性も少し変化していると思うので、社内イベントもどんどん進化させていかないといけません。
今回の社内イベントは大成功に終えましたが、次回もさらなる進化を遂げたイベントを実施して、参加者満足度100％に近付けるように頑張りたいです。
■記事を読んでリチカに興味を持ってくださった方へ
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この記事を読んで、アットホームで楽しい会社であることが伝われば嬉しいです！
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