【最新AIツール紹介②】Copilot導入前に確認したい！知っておくべきポイントとヒント
こんにちは、リヴァンプ・アカデミーの中村です！
最近、Microsoft Copilotを導入しようと考えている企業が増えていますが、皆さんの会社ではどうでしょうか？
Copilotは業務の効率化に大いに役立つ一方で、導入にはいくつかの注意点があります。今日は、Copilot導入までの流れと、その際に乗り越えるべきポイントや障壁について、一緒に確認していきましょう。
1. 導入の前提条件とプランの選定
まず、Copilotを導入するためには、対象となるMicrosoft 365のプランに加入していることが前提です。
Copilotが利用できるプランは以下の通りです。
Microsoft 365 Business Standard
Microsoft 365 Business Premium
Microsoft 365 E3
Microsoft 365 E5
Office 365 E3
Office 365 E5
もし、これらのプランに該当していない場合は、まずはアップグレードを検討する必要があります。例えば、「Microsoft 365 Apps for enterprise」のみを契約している企業では、まず適切なプランへのアップグレードが必要です。プラン選びは企業のニーズに応じて、しっかりと見極めることが大切です。
2. 共有アカウントの利用とセキュリティポリシー
次に、Copilot導入時に注意が必要なのが「共有アカウント」です。
共有アカウントを使うと、複数のユーザーのデータが一緒になり、セキュリティ上の問題が発生することがあります。事前に自社のセキュリティポリシーと照らし合わせて、問題がないか確認することが重要です。
企業によっては個別アカウントに切り替えたという例も多いので、自社の状況に合わせて対応しましょう。
3. ライセンスの契約とセキュリティチェック
適切なプランが決まったら、次はライセンス契約です。
このステップには、ライセンス料金の確認や社内での承認プロセスなど少し時間がかかる場合があります。特に大企業や厳格なセキュリティポリシーを持つ企業では、社内でのセキュリティチェックが必須です。
また、Copilotは新しいサービスであるため、管理側での制御がまだ完全には確立されていない可能性があります。そのため、サービスの見え方や利用方法など、導入後もユーザー体験に変化がないよう管理体制をしっかり整えておきましょう。
4. Power Automate・Power BIの利用に関する注意点
せっかくMicrosoft 365のプランをアップグレードしたなら、Copilotだけでなく、他の業務効率化ツールも導入を検討したいところですよね。例えばPower AutomateやPower BIなど、Microsoft 365には効率化をサポートする強力なツールがそろっています。
Power Automateは業務の自動化を支援するツール、Power BIはデータの可視化と分析を行うためのツールです。
これらをうまく活用することで、生産性をさらに向上させることができるでしょう。
ただし、Microsoft 365 Business StandardプランにはPower Automateが含まれていますが、Power BIは含まれていません。無料ライセンスで個人使用向けにPower BIを利用できる場合がありますが、他のユーザーとの共有には制限があります。各ツールの特性を理解し、適切なライセンスの選定を行うことで、チーム全体で効率的に業務を進める環境を整えることができます。
5. 実際の導入手順と管理者への注意事項
Copilotを実際に導入する際は、対象アカウントの特定や、管理者による設定が必要です。ライセンス購入の手続きや利用料金の確認も含め、管理者としっかり連携して進めましょう。また、導入後の利用料金についても確認し、企業内の担当部署と連携して適切な予算管理を行う必要があります。
さらに、Copilot導入後は、その利用状況や効果を定期的にモニタリングすることが重要です。特に、CopilotのAI機能は企業の機密データを学習するため、データ取り扱いに関しては厳格なガイドラインを設けることが求められます。データ漏洩のリスクを最小限に抑えるため、導入後も継続的にセキュリティ対策を講じることが不可欠です。
6. まとめ
Microsoft Copilotの導入は、企業の業務効率を向上させる大きなチャンスですが、その導入にはいくつかの障壁があります。プランの選定からセキュリティポリシーの確認、管理体制の整備、ライセンスコストの管理など、考えることは多いですが、これらの障壁を乗り越えることで、Copilotをフル活用し、AIの力で業務効率を大きく向上させることができます。
大切なのは、しっかりと準備を整え、計画的に進めること。少しずつでも、正しいステップを踏んでいけば、きっとCopilot導入の成功につながるはずです。皆さんの企業でも、ぜひCopilotを活用して、さらなる業務改善を目指してみてください！
リヴァンプ・アカデミーではCopilotやChatGPTについての研修を行っています。少しでもご興味をお持ちいただけましたらお気軽にご連絡ください。
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