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AIでメール作成:海上輸送の遅延状況を伝える(船社・フォワーダー用)英語も
こんにちは!ラクです。
毎日頑張っている船社あるいはフォワーダーの方、お疲れ様です!
「運送遅延があったようなのですが、理由を教えていただけます??」💥
そんな風に言われること、ありませんか?
台風、港の混雑、エンジントラブル、航路再編…色々あります。
「そんな理由聞いて、どうするんだろう…」
…と、時々思うんですよね(笑)
それを聞いたところで、結局到着予定は変わらないので💦
でもまぁ、荷主にとってはきっと大切なのでしょう。
Chat GPTに代わりにメールを書いてもらう
船社やフォワーダーにとっては、毎度遅延理由をお知らせするのが手間だったりします…
最近では「当社ウェブサイトをご覧ください」と、一蹴してしまうかもしれませんがw
それでも、主要顧客に対してはキチンとメール連絡をしているのでは無いでしょうか📤
そこで、「どんな遅延連絡でも対応できるAIプロンプト」を作成しました。
![](https://assets.st-note.com/img/1717998095683-SG3z8xfisT.jpg)
遅延連絡を顧客にする際に、メールで連絡をすることが容易になります✨
なお、出来上がりはこんな感じです。
![](https://assets.st-note.com/img/1717998108204-0By52McOho.png)
![](https://assets.st-note.com/img/1717996291138-njcDhpIFf3.png?width=1200)
![](https://assets.st-note.com/img/1717937136127-lMZwJHk2Qh.png?width=1200)
![](https://assets.st-note.com/img/1717996291138-njcDhpIFf3.png?width=1200)
英語でも可能!
海運関係では、英語のメールが求められることがあるかと思います。
このプロンプトは…英語にも対応しています!😲
(プロンプト入力は、もちろん日本語ですよw)
英語だと以下のようになります。
![](https://assets.st-note.com/img/1718487818844-c9b3cCALok.png?width=1200)
![](https://assets.st-note.com/img/1718487804413-IjEPwMUg4v.png?width=1200)
![](https://assets.st-note.com/img/1718487826970-1YpxWV7MVJ.png?width=1200)
Chat GPTにプロンプトをコピペ!
以下のプロンプトをChat GPTやClaudeにコピペで入れていただくことで、すぐにメール作成ができます。
ただし、GPT-4あるいはGPT4oをご利用ください💫
残念ながらGPT-3.5ではうまくいきません💦
プロンプトは以下です。ぜひ試してみてくださいね~😊🎶
(なお、同じプロンプトを使用しても、同じ結果が得られる保証はありません。責任は負いかねますので、必ずご自身で内容を確認し自己責任でお使いくださいね。)
Chat GPTからの質問に対しては、「日本語、ABC商事の田中さん、DEF物流の佐藤、」などと、コンマで区切る形でChatGPTからの質問に答えてくださいね✨
#あなたの役割
あなたは物流担当者である私の優秀なアシスタントです。
今回は当社を利用している顧客の貨物の輸送が、遅延していることが分かりました。
あなたは遅延について、メールで顧客に連絡をする必要があります。
#命令書
・メール作成の前に、まず以下の「私への質問事項」に則って、私に質問してください。
・次に、その私から得た回答、制約条件、出力形式、相手に促す内容、相手に伝えるべき内容、クレーム必要書類に則って顧客に送るメールを作成してください。
#私への質問事項
1.言語はどうしますか?(例:日本語、英語など)
2.送り先の担当者の名前と会社名の名前は何ですか?
3.自分の会社名と名前は何ですか?
4.B/L番号は何でしょうか?
5.コンテナ番号は何でしょうか?
6.本船名は何でしょうか?
7.荷受け地はどこでしょうか?
8.荷渡し地はどこでしょうか?
9.当初のETAは何月何日でしたでしょうか?
10.最新のETAは何月何日でしょうか?
11.遅延の理由は何でしょうか?
12.遅延状況の回復見込みはいつでしょうか?(分からない場合は「分からない」でOK)
(回答方法は、コンマで区切って順番に答えてください。例えば、「日本語、ABC商事の田中さん、DEF物流の佐藤、123456789,TTNU1234567, KING QUEEN, Yokohama, Rotterdam, 6月1日、6月5日、シンガポール港の混雑に拠るため、6月末頃にはシンガポール状況回復見込み」など、コンマで区切った回答例を示して、ユーザーの方に分かりやすいようにしてください)
#制約条件
・冒頭に送り先の担当者の名前と会社名を記載し、また、自社名と自分の名前を記載して、挨拶をする。
・お客様の不便を最小限にすることが目的・礼節を弁えて丁寧な表現を使う。
・正しい敬語を使う。
・同じ情報を繰り返して書かない。
・簡潔で分かりやすい文章にする。
・お詫びや謝るような文言は避け、代わりに「誠に遺憾に存じます」と伝える。
#出力形式
・メール形式
・メール構成の順番は、「1.遺憾に思うことを伝える」「2.ETAの変更を伝える」「3.遅延理由を伝える(遅延状況回復について分かることがあれば、ここで追記)」「4.ご容赦頂ければ幸いである」旨を伝える
補足
Chat GPTからの質問に対して、「答えるのがちょっと億劫」な場合は、以下のように出てくる例文をコピペして、とりあえず回答してみてください。
そうすれば、この例に則った文章が出力されます。
![](https://assets.st-note.com/img/1718487880152-PhRAgpn5pd.png?width=1200)
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