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#24 言いたい事は1つまで

【私の仕事術:❸資料作成のコツ】
資料は1枚のスライドに、言いたい事1つ

企画書や提案書などパワーポイントで作る資料は、つい気持ちが入りすぎて「あれも言いたい」「これも言いたい」と1枚のスライド(ページ)に詰め込みすぎてしまう傾向があります。特に若手社員やパワーポイントに慣れていない方は顕著です。

あれもこれも言いたいとなっていると、説明を聞いている方は「一体、このスライドで何が言いたいの?」となって、相手に伝わりません。

ですので、パワーポイントで資料を作る際は、基本的に

「1枚のスライドに、言いたい事は1つ」


というルールを設けて作りましょう。ですから、言いたい事が3つあるなら、スライドは3枚作るという事になります。

では実際の作業をイメージしてみましょう。

❶自分の言いたい事を付箋やメモ用紙に書く

順番とか関係なく、頭に思い浮かんだ順でいいので、いいたい事を1つにつき1枚書いていきます。例えばこんな感じで、思いつくまま書いてみましょう。

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❷紙芝居のように書かれた紙を並び替える

次に、紙を並び替えて、話の流れを考えてみましょう。どんな順番で話すのが効果的か、いろいろな手法がありますが、まずは自分の説明しやすい順番で大丈夫です。

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並び順は、本当に人それぞれの特徴が出て、十人十色です。なので、あまり気にしなくていいです。

❸紙の追加や削除をする

そして、並べたものを見て「これも追加で言いたいな」とか「話が飛躍しているから1枚、説明のスライドを足した方がいいかも?」というのが出てきたら追加しましょう。逆に書いてみたものの、話の流れにあわず、どこにいれたらいいかわからない、順番に迷うというのがあったら、思い切って削除してしまうのもありです。

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全体の流れが決まったらあとは、それぞれ1枚ずつスライドを作りこんでいけば、OKです。

このスライドではこれを言う!というのが決まると、プレゼンテーションの時に説明もしやすくなりますし、聞いている方もわかりやすくなります。

また全体を俯瞰してみる事で、自分が本当に言いたい事が何かが見えたり、逆にそれほど重要ではないものも見えてきます。

まずパワーポイントで資料を作る時は、ぜひこの方法で全体の流れを作ってみてください!


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