相手に伝わる説明の仕方を考えてみる
サービス心があだとなる
以前こんな記事を書きましたが、なんというか説明が苦手な人っていますよね。優秀な人なのにもったいない。
でまあ、こういった話をすると言われがちなのは「言い訳すんな」ってことですね。
私もよく言われましたが、別に言い訳したいわけじゃない。
ちゃんと話したいだけなんですけどね。
相手も時間ないからね。
で、どうするの？
そして一通り説明すると、これを言われるわけです。説明してから言われるなら優しい方で、
「判断してほしいのか、状況を知ってほしいのか、相談したいのか、どっち？先に言ってよ」
って言われたことありますね。
あーしんどい
報告をするときには、目的を伝えて話そう
まず大事なことは、上にも書きましたが「報告」「依頼」「議論」といった目的に分けて話すことですね。
そして結果から報告することが必要だと思います。
あとは、上司側は、報告用のフォーマットを用意しておくことが必要。相手に任せるとだいたいうまくいかないので、まずは固定フォーマットに入れさせて、そこから議論を誘導していくようなことをやっています。
話を聞いてくれない上司にくどくど話してもムダ
これ、説明が長い人に話すとよく言われるんですよね。
「以前結論から先に話したら、背景を全然理解していなくて話が変な風に転んだので、ちゃんと理解しておいてもらいたい」
残念ですが、これ、ほぼ徒労に終わります…！
余計話を聞かなくなくなるだけ。
ま、上司のタイプによってもちがいますけどね。
事前にトピックを共有しておこう
話を聞かない人って「長時間話を聞かない」人が主なので、少しずつインプットしておくというのも一つの方法だと思います。
私の場合は、Backlogで進捗報告をしておくというやり方を取っています。
１．淡々と報告して、問題があるときには「こういった問題がある」と書いて、論点を事前に共有しておく。
２．そのうえで「お時間ください」とやると「お、あの件か？」と相手も待ち構えているので、論点に絞って話を持っていく
というやり方ですね。
確認事項をまとめて持ってこられたりしてね。
話を最後まで聞かない人にはステップバイステップで伝える
これも一つの方法だと思います。くどくど話せば話すほど聞かなくなるだけなので、
１．結論から話して、やってほしいことがわかるようにする
２．そのままやった時の問題点とそれに対する対応を伝える
３．ステップバイステップで伝える
話聞いてない人って、結論しか聞いてないですからね。たくさん言われても受け止め切れなかったりします。
その後の対応や背景とかを丁寧に説明しようとしても無駄なので、聞かれたら説明できるように用意しておいたうえで「こういった確率でうまくいかない可能性がありますので、〇〇の時点で一度報告します」くらいにとどめておいた方が良いかなと思います。
「それはどうして？」と突っ込まれたら丁寧に説明するし、
「じゃあ次聞くわ」ならそこで説明するつもりで準備するし
「あーいい、任せたわ」なら「いや、〇〇というリスクがありますので、
一度そこで報告ポイントだけ持たせてください」という「意思」を伝えておく
という感じです。
そのうえで相手が本当にわかってて「あー〇〇っていうリスクだろ？読んだわ。そこは任せるから、うまくいかなかったときだけ教えて」みたいに言ってもらえればしめたものだと思います。
忙しい人に時間をもらえるのは「15分」「30分」
こう思って動いた方が良いかなと思っています。あとはその件にどれだけ時間を割けるかは本人がどれだけそれを大事に思っているか次第ですからね。
しかし「説明」というのは、基本スキルだと思うのですが、なかなかうまくなりませんね。
私は多分、ずっと下手だと思います。
あとは資料のデザインですかね。
こればっかりは慣れていくしかないかなと。
おしまい。
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