上司への報告のコツを考えてみる

「結論から話せ」と言われたことはありませんか？

私は山のようにあります。
・話が長い
・結局何がいいたいんだ
・話が細かすぎて結論がわからない
…都度落ち込むわけですが。

　でも、上司になってみると「ここまでの説明はいらん」とか「なぜこれを先に言ってもらえないんだ」と思うことはいろいろあるわけです。
　そんな現場の思いとマネージャー側の思い双方を、新米マネージャーとして書いてみます。

正しい判断をするために、知っておくべきことがいろいろあるのは確か

　情シスにいて、管理職と現場の判断がずれやすいのは、

・費用を取るか性能や機能を取るか
・会社のビジョンを考えると金額的に安くて合理的と思っても、とってはならない選択肢がある
・イニシャルコストと管理性や保守のバランスどちらを取るか

ということでしょうか。

　インフラであれば、オンプレにするかクラウド（AWSやAzureなど）にするか、開発であれば、スクラッチにするかSaasを使うか、さらには、ファイル共有の仕組みなども、ファイルコピーなどのツールを使うか、Hulftなどの堅牢な仕組みを使うかなど、判断がその後のコストや管理のためのリソースに大きく影響します。
　ここでよくあるのは、予算や方針だけで判断して失敗するケースです。「安いからとりあえずフリーのソフトでやろう」みたいなケースですね。で、保守がないので、OSのアップデートに対応されずに死んだり、トラブルがあってもサポートがないなど、企業としてフリーのものを導入するには、それなりのリスクがあります。管理者としては、本来的にはそれを知ったうえで、それぞれの目的に沿って、コストと、管理や他の面も踏まえたうえで、最適な判断をする必要があるのです。

管理者は「判断するための情報」が欲しいと思っている

　このあたりは、情シスは会社の規模や体制によって随分違うなと思っているのですが、多くの場合「すべてをふまえた理想の構築」が取れないことが多いということが話を難しくしているように思います。一言でいうと「すべてをかなえるサービスなんて、いくらかかるんだよ！」というお話ですね。

　私の場合、過剰なスペックでそろえすぎた故にコストを圧迫してサービスクローズせざるをえなくなったり、現場の方で「これなら自分だけやれますよ」と構築したものが、後になってから負の資産になって人的リソースを圧迫している事例をたくさん知っています。そういったことを知っているからこそ、過去、さまざまな選択肢を出してきて「これとこの選択肢とこれがあって、でもこれはこういった問題があって。。。。」といった長々とした話をしたこともありました。でも、長くなるほど話って聞かれなくなるんですよね。

端的に話すポイント

　私なりに、部下に「こうしてほしいな」と思っているポイントを挙げてみると

・調整・相談したいことを端的に話してほしい
・情報はそろえて案レベルにして出してほしい
・自分として思っていること（この選択肢にしたい）を明確に出してほしい
・結論ありきで話さないでほしい（こちらの話を聞いてほしい）
・案件の優先度を考えて、相談時間や方法は調整してほしい

この、３～４がくせもので「具体的に出せというから出したのに全然違う判断になっちゃったじゃないか！」とかみたいな遺恨を残してしまうケースがままあります。あたりまえです。

　上司はあなたとは視座や持っている（案件の経営的な背景など）の情報や責任が違うのです。でも、あなたよりも技術的な知識や現場の情報はもっていないので、問題のある個所を具体で知って、最終的な判断は自分で行う必要があるので、判断がぶれるのはあたりまえです。でも、自分の周囲の現場の人の情報を踏まえたうえで判断したいと思ってはいるので、「問題のある個所とその現実的な解決策」を具体で知りたいと思っています。そこにポイントをしぼって説明してあげる必要があります。

案件にかける時間を考える

　さらに最後に記載した「かける時間」も必要です。キャリアが長い方ほど委任範囲も増えてきますし、そういった方で、上司が技術面など信頼すればするほど「任せるよ」「なぜそれを僕に相談するの？」みたいなことを言ったりします。一定のキャリアになって信頼を勝ち得ているのであれば、極端な話最後の決裁だけするつもりでオフィシャルの進捗報告だけをすればよいのです。上記のような返答をされるということは、上司がその案件を「自分が入るほど大事ではない」もしくは「任せていて大丈夫」と考えているのですから。

　時間を取って相談しないといけないのは、企業として力を入れている案件であり、かつ、方針どおりにやると致命的な問題が起きるようなケースです。こういったものは、情シスとして事業部側、場合によっては経営陣と対応を協議する必要があります。
　そこで気を付けないといけないのは、管理職と現場で、その案件にかける投資額の考え方が異なるケースですね。「話を聞くとすごく大事な案件なのに、管理職のテンション低い」と思っていらだつケース、皆さんは経験ないでしょうか？実際に管理職になってみると、二つあって、
・依頼側の現場が過度に熱をあげている（力のかけ度合いを間違えている）
・本当に重要な案件なのに依頼時にしっかり伝えられていない
前者、多いんですよね。。。私の場合は、現場の方から相談を受けたら「こんな話になってるんだけど、本当にこんな投資するほど重要？」みたいなことを、「角が立たないように」ユーザ部門とすりあわせています。で、「現場の気持ちは大事にしたいけどそこまで重要度高くない」みたいな返事があったらバッサリやります。
　しかし、技術があり、仕事を丁寧にする人の方が、余計な仕事に注力して、成果を出せない傾向があるような気がします。組織としての成果って、難しいです。。。（いろいろと）