そんなことでだましゃしないよいやだねぇ
こんにちは。
株式会社プロタゴワークスあかねです。
「とても忙しいということなので、今抱えている“やらなきゃいけないこと”や“やるべきこと”を全部書き出してみてください」
これまでに「忙しくて～」ということで仕事に大なり小なり混乱をきたしてしまっている人に向けて、こんなことを伝えて実際に書き出してみてもらったことが何度もありました。
ただ、実際に書き出してみてもらうと当初本人が「忙しくて～」と話してくれていた様子とは裏腹に、少ないと１つか２つ、多くても数個程度の項目を書き出したところで大抵は手が止まります。
「“忙しい”と話してくれていた時に頭に思い浮かんでいた仕事でまだ書き出していないモノは他にありませんか？」
そう促してみると追加で書き足せる人もたまにいますが、多くは「これくらいですかね」と「忙しくて～」と抱えていたモノを書き終えるんですが、項目の数で言えばそれほど多くはありません。
そうして書き出してもらったモノを材料にして、一つずつ「この項目は、何がどのように“忙しさ”になっているのか？」なんて話を聞かせてもらうことができると、その人が「忙しくて～」と話してくれていた事柄の“本当の姿”が徐々に浮かびあがってきます。
もちろん人によって書き出す項目は千差万別なのでその時々で「忙しくて～」の“本当の姿”は違うのは当然ですが、それでも実際には「忙しくて～」を生み出している原因は実はそれほど多くのパターンは無いんじゃないだろうか？なんて思っています。
その中でも「これは結構多くの人に共通してるなぁ」と感じるのにはこんなモノがあります。
一つは、「（その人にとって）未知の仕事」が項目の中に入っていると“忙しさ”を感じると話してくれていた人がほとんどでした。
ここには色んな要素が含まれているとは思うんですが、やっぱり“未知の仕事”なので「どうしていいかわからなくて悩んでしまう」というコトが起きているのが共通点として挙げられます。
「これはどうしたらいんだろう？よくわからないなぁ。まずは調べてみるところからだけど、それには結構時間がかかりそうだからまとまった時間が取れる時にやることにしよう」
なんて後回しにしているうちに猶予があったはずが締め切りがどんどん近づいてきてプレシャーが徐々に大きくなっていって「なんだか“忙しい感じ”がする」なんて思うようになっていってしまうという話は本当に“あるある”としてよく聞きます。
そして、この“あるある”は当然ながら（？）僕自身も何度も経験してきているのでこれに陥っちゃう人の気持ちもよくわかっているつもりです。
これを解消するには、と言うよりも「忙しくて～」を解消するためには絶対にやらないといけないことがあります。
それは、「“忙しさ”に直結している項目とそれをタスクにしたものを、“何月何日の何時からどのくらいの時間を使ってやるのか？”を決めてスケジュールに入れ、スケジュールに沿って仕事を進める」ということをするしかありません。
一時期、必要に迫れられて何冊もの“タイムマネジメント”について書かれた本を読んでみた時期がありましたが、それらの本には「確かにそうだな」と思う共通する内容がまるで“奥義”のように書いてありました。
それは「“todoリスト”に書き出した項目の4割ほどはいつまで経っても実行されずにリストに残り続けている」というようなことが書いてありました。
これを読んだ時には「ああ、確かにそうだ…」と見事に言い当てられた気がして愕然としました。
そして、その後にはこんなことも共通して書かれていました。
「“todoリスト”に書いたままだと実行されないんだから、スケジュールに入れて実行する日時を決めて計画通りに行動をしろ」ということが書いてありました。
そうして実際に“書いてある通りに”実行すると、これが不思議なもので、あれだけ手が付けられずにいて「忙しくて～」と思っていた“やらなきゃいけない仕事”がものの見事に片付いていきました。
「いつの日の何時から“この仕事”をやるんだ」と予定を立てることで、その仕事を進めることができるというのは、例えば“他者とのアポイント”を例に考えてみるとよくわかりますが「忘れてました」なんてわけにはいきませんので、絶対に忘れないようにしっかり準備をしますし時間厳守のために余裕を持った時間配分をして臨むのが一般的な進め方なんじゃないかと思います。
であれば、そういう“他者とのアポイント”と同じレベルの重要度として扱うことで、自分がやらなければならない仕事ややるべき仕事というモノも“後回し”になんてせずにぐいぐいと進めることが可能になるわけです。
そうやってみると、それまで「忙しくて～」と手が付けられていなかった山積みの仕事がどんどん減っていって、しまいには「あんなに“忙しい”と感じてストレスだったのになぁ」なんてスッキリした頭と心で期日に追われまくることもなくなっていく、なんていう嘘みたいな本当の話を味わうことができました。
「忙しくて～」というような“仕事”をするうえで感じるネガティブな感情を発生させているモノなんかも、「それってどういうこと？」という“問い”を自分に向けることで、その“ネガティブな感情の正体”を「なんだか嫌な感じがする」というようなボンヤリしたものとして自分の中に置いておくんじゃなくて、“外化”することで「見えるしわかる状態にして“扱えるモノ”に変換する」と、途端に「じゃあどうしようかな」と考えることができるモノに変化します。
そうやって「見える・わかる・扱える」のであれば、あとはそれを「何月何日の何時からやろうかな」と予定を立てるだけで、なんだか得体のしれないネガティブな感情を生みだしていた「忙しくて～」から解放されて、本来の正しいサイズ感としての“やらなければならない仕事・やるべき仕事”として適切に扱うことができるので、「なんだかとっても忙しくて～」と感じることがあるんだとしたら「嘘だと思ってやってみてください」なんて伝えてみることにしています。
僕もあの時感じた「ああ、本当に“忙しさ”が楽になった」というあの実感を、実際に試してみた人たちからは“感想”という形で聞かせてもらえたりしているので「本に書いてあることはそのまま試してみるのって重要だよなぁ」とひしひしと感じています。
あかね
株式会社プロタゴワークス
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