俺が一番楽しんでやる！を意識した統括
少し前、自分の住むシェアハウスが主催のキャンプイベントに参加した。
このイベントは系列のシェアハウスから人が集まる規模の大きめなイベントであり、約60名を動員していた。
大人になって、みんなで運動会🏃やキャンプファイヤー🔥をしたりダンス🕺をしたりと全力で遊びまくるという最高に楽しい企画で、それをイベントの企画から携わり、気づいたら統括になっていたという話だ。
今回は感想や運営への愚痴とか諸々を書き残しておく。
イベントチーム発足
今回のイベントでは運営から入居者へ、イベントの企画から携わりたい人を募り、
入居者のみなさんもイベント企画チームとして共にイベントを創り上げながら当日を楽しもう！
というスタイルで始まった。
もともとシェアハウス内の合同イベント企画チームに入っていたこともあってナレッジがそれなりにあったが、本業も忙しくなるかもな〜と思ったので、運営陣には「今回は御意見番的な感じで、やりとりとか議事録を余裕ある時に見ますわ〜」って感じでチームにジョイン。
メンバーは運営陣を合わせて30人くらいいたが、自分以外は運動会のコンテンツを考える運動会チーム、キャンプでのご飯を担当するご飯チーム等、チームに分かれて各コンテンツを練る体制で組まれた。
自分だけ御意見番的な特殊な立ち位置なので、とりあえず全チームのグループに参加したw
※運営陣の1人が全体統括だったので、その人のサポートとして入ることに。
ちなみにLINEでやり取りを行ったが、改めてSlackがいいなと思った😇
めっちゃ話流れるんよなwww
発足時点での状況
イベントの告知自体は大体2ヶ月前に行われ、発足したのは約1ヶ月半前。
従来は3ヶ月前からチームが動き出していたので、この時点で結構ギアを上げて動き出さないと苦労しそうだなという感じがしていた。
昔からいる人たちはそれを察しているなぁってことを察したw
決まっているのは日にちと、会場
あとはざっくりとしたイベント全体のスケジュール感
会場で貸し出せる物品の情報は発足時点では不明だった。
また、体制としてはイベント企画チームと会場の運営しか登場人物が見えないが実際には以下。
会場 <--> シェアハウス運営陣 <--> 企画チーム(主に入居者)
基本的な舵取りは運営チームが行い、会場との連絡や調整も運営陣が行ってくれるので、我々イベント企画チームは自分のコンテンツに注力する！
みたいな感じになるのでめんどくさい事務的なところは運営人がやってくれるから楽しそー！ラクー！嬉しー！😄
となると思うがこれが落とし穴だったりした。。😅
ぼくの考えるさいきょうの課題
いきなりこの項目から！？ってなるけど愚痴反省点が多かった部分なので先に吐き出してまとめておこうと思う。
運営陣が機能していない
舵取り役が機能しなかったのが、マジでこのプロジェクトの進行をハラハラさせた。
報連相がおろそかになりがちだったのと、こちらから質問をしてもレスが遅い。
企画チームは大体が社会人で、忙しい中時間を作って動いてくれているのに本業としている運営陣の反応がにぶく、誰に聞けば質問が解決するのかの統
率が取れていなかったと感じた。
あちらこちらでこのやり取りさっきやってたなぁが乱立していたので、見ていて煩わしかった。
ちょうどこの時期に新しいシェアハウスをオープンしたりと、キャンプイベント以外の目玉になる施策が動いていたからバダバタしてるんじゃないかとは薄々感じていたが、そういうのは人的リソースが確保できてからする or スケジュールをずらしてまずはイベントの企画をスムーズに進めてよぉ〜😢って感じだった。
真実は知らないけども笑
とりあえず何度かケツを叩かせてもらいました😇
当時はでしゃばってすみませんでした🙇♂️
モチベーションの乖離
楽しいイベントにしようー！とはみんなが思っていた。
これは間違いない。
ただ、どのくらい企画を固めたいかという、企画に対する本気度にメンバー間の齟齬があることを感じていた。
リーダー👨「とりあえずやることだけ決めて、あとは当日なんとかなるっしょ〜」
別メンバー👩（え、この部分について決めとかなくて良いの？もしこうなったらどうするつもりなんだろうか…）
この場面があった。
イベント慣れしているのかなというのもあるが、全員がそういう訳ではないし、当日は何が起こるのかわからないので、不安要素があるなら少しでも発言しておいた方が良いと俺は思った。
だが、メンバーは何を言っても無駄だなと諦めていた。
あとは社会人なので、シンプルに多忙で企画になかなか携われない人もいて、どちらも悪くはないけど、どちらも罪悪感を抱いてしまっていることもあった。
こんな感じ
Aさん「全然話し合いに参加できなくて申し訳ねぇ…🙇♂️」
Bさん「自分で勝手にコンテンツを固めていってしまっていてこれで本当に良いのだろうか😅」
まぁ、要するにどちらのケースも、メンバーの心理的安全性が保たれない状況になってしまっていたということだ。
まぁ今回に限らず、仕事でも言えるアンチパターンな働き方が出てしまっているんじゃないかと感じたわけですわ😇
やっといて良かったと思ったこと
いくつもある苦難が待ち構えていても、企画は進めなきゃいけない！
そんな中でもモチベは下げたくない！
絶対に俺が一番このイベントを楽しんでやる！！
そう思いながら、もがいた結果いくつかやってみた。
ゲリラビデオ通話
自分の作業時間、1人で黙々何かするよりかはせっかく企画チームのグループができたし、会ったことない人もいるしお話ししながら企画を進められたら良いなと思って、何度かゲリラ的にグループ内でビデオ通話を始めてみた。
目的は
・俺が、人と、話したい！（最重要）
・イベント企画をしていく上で困ったこととか相談をしあえる場を作る
・他のシェアハウスの人たちと交流する
1人も来ないかもなぁと覚悟の上で毎回通話を始めていた。
実際、数時間開いていても誰も来ずにただ自分の作業している顔を垂れ流しているだけの日もあった笑
でも、ちょくちょく自分のことを知っている人たちが話に来てくれて、それで僕も私も〜って感じで集まってみんなで作戦会議したり雑談したりする場になったりする日もあった。
この通話の中で企画に進捗が生まれたり、知らない人同士が自己紹介をする機会にもなったので、当初の意図としては計画通りだった😎
Clubhouseやんとも思った笑
そして何より俺が一番やってて楽しかった。
全体の進捗共有
全部のグループに属しているからこそできることはなんだろうなって思った時に、他のグループの進捗を知れて、かつ適度な外圧があった方が身も引き締まるかなと思い、全体共有をやってみた。
これやることで、自分も全体把握ができるし、意外とみんなこの進捗共有を楽しんでくれているっぽかったので手応えはあった✊
そして何より俺が一番やってて楽しかった。（2回目）
当日限定フォトコンテストの企画
ほぼ前日にやろうと思った。
自分が基本的に全体に周知するだけで、ルールさえ掲示すれば良いだけなので最小コストで準備できた。
また、制約としてスマホで撮った写真に限定した。
これによってイベント参加者全員が参加資格を得られるし、みんなが写真を取るようになるのでアルバムにたくさんの写真が共有されることでみんなハッピーになれるという。
おそらくコンテンツの中で最強のコスパを誇るのではと思ったりした。
当日の結果発表では、みんながいるグループに「これがXX賞です」みたいな形で受賞した写真を表彰するようにしてみた。
そうするとリアルでもLINE上でもリアクションがたくさんあり、すごく盛り上がった。
そして何より俺が一番やってて楽しかった。（3回目）
シェアハウスの魔法
前日までは結局なんやかんやLINEに毎日出没し、ゲリラ通話やどっかのチームのMTGにおじゃましたり、動きの遅い運営陣のケツを何度も叩いていたので全体統括の人よりも統括していた。
でも当日は各コンテンツのチームの人のアクションは委ねて、自分は1参加者として遊びまくっていた。
とはいえ写真を撮るのは好きなのでカメラマンはすごくやっていた。
1日目、昼は運動会をして走って飛んで叫んでいたし、夜は深夜までキャンプファイヤー周りで踊ってた。
2日目は早起きながらもみんなで美味しい朝食を食べ、謎解きをし、踊った。
イベント当日はモヤッとする部分は一切なく、なんだこの人…みたいな人もいなくて魔法がかかっていた。
ものすごく楽しかった。
最後は運営陣の流石だなと言う部分も見れた。
イベントの締めの言葉の前に、2日目の早朝に、早起きしてみんなが寝ている間にキャンプ場のゴミ拾いをしてくれていた参加者を紹介して称えたのだ。
輝くのは前線に立って動いていた人たちに向きがちだが、自分の住むシェアハウスのコミュニティでは細かい部分にまで目を向け一人一人の良いところを見つけてくれる。
そんなあたたかいコミュニティを作ってくれているのだと改めて感じた。
※自分も統括として「先生」と最後には呼ばれるようになっていたw
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参加者はみんなすごく協調性があり、自分はもちろん全員が楽しめていたと思う。
それを感じれただけでも、参加して良かった。
色々愚痴は言わせてもらったが、最終的には良い集団なんだよな。
今回のnoteでうまくまとまったかはわかんないけど、
誰もがあたたかく、認め合えるこのコミュニティを、俺は愛している。