複数名参加の ”HRチーム” パフォーマンス最大化を考える ~ 採用活動を加速させるために整備できるポイント3選 ~
最近ポテンシャライトが（採用コンサルティング / 採用代行）でご支援させていただく企業様にて、「企業側人事採用担当 + 複数名（複数社）の外部」と一緒に採用活動をすることがとても多くなりました。
”外部” とは、企業側の人事 / 採用担当の他に、RPOや業務委託のリクルーター、また各採用媒体の担当CSの方を指します。これらの「採用活動における関係者」と一緒にHRチーム（採用活動を行うチーム）を構成し、さらにそれぞれのパフォーマンスを最大限に向上させるためには、何ができるのだろうか、というご相談をいただきました。
🤔 < どうすれば「複数名のHR / 採用担当」での採用活動において「パフォーマンスを最大化」できるのだろうか…？
今回は、複数名のHR担当が存在するチームとどう向き合うと採用活動が加速するのかを整理します。
▼ 読んでいただきたい方
- 複数名のHR担当でチームを構成し採用活動に取り組む方
- 採用活動におけるリレーション構築にお悩みの方（企業側 / 外部問わず）
▼ 本noteを読み終わった後のゴール
- 複数名のHR担当が存在する採用活動のチームの特性を理解する
- より効果的な採用活動にするためのポイントを整理できるようになる
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※ 本noteでは、あくまでもポテンシャライトが日々採用のご支援をさせていただく中で感じた / 実施した内容を軸に執筆しております。”採用活動における一視点” として参考程度にご覧いただけますと幸いです。
では、早速はじめましょう🏃♀️✨
1. 社外の担当者を含む採用活動での「QCD」
激化する採用活動において、1人で採用を担当するのではなく、HR / 採用活動のチームを組むことが増えてきました。
1名以上のHR / 採用担当チームを組む場合は、主に下記の切り分けをする企業様が多い印象です。
▼ HR / 採用担当チームにおける担当の切り分け事例
- 「職種別」でHR担当を分けるパターン
（例：エンジニア or ビジネスサイド）
- 「事業部別」でHR担当を分けるパターン
（例：プロダクト開発 or コーポレート）
- 「領域別」でHR担当を分けるパターン
（例：toBプロダクト or toCプロダクト）など
採用活動において、ステークホルダーが増加し続けることで「採用目標の達成」までの道のりが複雑になりました。企業側人事 / 採用担当の方がより多様なリソースが活用できるようになった一方で、プロジェクトに関わる自社”以外の方”とのリレーション構築に少なからずお悩みの方も増えたのでは、と感じています。
そこで、採用活動を”プロジェクト” に見立て、マネジメントしていくために「QCD」の考え方からヒントを得て整理をしてみます。
QCDとは…
「Quality」「Cost」「Delivery」の3つの単語からできた言葉です。
「Quality = 品質」「Cost = コスト」「Delivery = 納期」という意味で、主に製造業における製品マネジメントに用いられています。
昨今では、QCDの他にも文字を付け足しているフレームワークも登場しているようですが、本noteではシンプルに3つの観点から整理してみます。
この「QCD」で整理する目的は、あくまでも「採用活動に関わる多くのステークホルダーとどのようにリレーションを測るべきか」をわかり易くしたいためです。そのため、読者の皆さまには「自社の採用活動では、Q / C / D それぞれで●●といった項目があるな」と想像しながら読み進めていただけますと幸いです。
1-1. Q：quality（品質）
採用活動における「quality（品質）」とは、「どのような方を採用できたか」を一般的に想像されるかもしれません。しかし、社外の担当者を含めた複数の関係者がいるプロジェクトにおいては「どのような方を採用できたか = 成果」にプラスして「品質」と捉えることができる、採用プロセスに関わる項目もあると思います。
▼ 採用活動の “成果” までの ”プロセス” における「quality（品質）」項目
- 採用ポジションの要件定義（ターゲット選定 / スカウト対象者選定 など）
- 各媒体でのリアクション（母集団形成、カジュアル面談 など）
- 選考体験設計の向上
- 面談面接力の向上（見極め / 惹きつけ力の向上）
- タレントプール形成
これらの項目は、採用”決定” を創出するためにどれも重要な1パーツかと思います。それぞれのプロセス”のみ” に関わる方もいるため、それぞれの項目でどのような成果があったかを振り返えられるとよりqualityにこだわった採用活用が実施可能なのではないでしょうか。
上記した「quality（品質）」項目において、もちろん「採用決定」という成果のqualityを追い求めることが大前提です。次に、プロセスでは何が重要になるのか参考までに優先順位をまとめます。
▼ 採用”プロセス” における「quality（品質）」項目 の優先順位
- (最優先）選考体験設計の向上
- 面談面接力の向上（見極め / 惹きつけ力の向上）
- 採用ポジションの要件定義（ターゲット選定 / スカウト対象者選定 など）
- 各媒体でのリアクション（母集団形成、カジュアル面談 など）
- （できれば実施したい）タレントプール形成
企業様によって、そして現状の採用課題によっても優先度は異なるかと思います。今回は実際に求職者と対峙するかを起点に優先順位を設定しました。複数名でHR担当チームを形成する場合、これらのqualityを「一定にすること（ = 下限ラインを揃えること）」と「半永久的にプロセスを改善し続けること」が重要です。
1-2. C：cost（費用）
次に、採用活動における「cost（費用）」について。これは言わずもがなですが、企業側の人事 / 採用担当 “以外” の方が「どこ（経由）でどれぐらい（行動量）活動するか」によって変動します。
社外の担当者としては、採用代行や業務委託リクルーターの他にも、採用媒体とそのCSもいらっしゃるとおもいます。費用として「誰が（マンパワー）」「どこで」「どれぐらい」が変動部分としてあると認識するだけでも、採用活動がわかり易く整理できるかと思います。
※ もちろん記載内容以外にも存在するかと思います、参考までに…！
1-3. D：delivery（納期）
続いて、採用活動における「delivery（納期）」について。
採用活動における「納期」とは、採用決定までの期限と捉えられるかと思います。これらは、ポジション毎の採用目標期限、通期（半期）での採用目標期限、など企業様によって異なるかと思います。
それぞれの担当箇所において、期待する期限を整理できると採用活動（プロジェクト）が進め易くなると思います。
2. パフォーマンスを最大化させるためのポイント3選
前項では、どのような項目において採用活動を整理すると、社外の担当者を含むステークホルダーが活動しやすくなるかをまとめました。
次に、それぞれの項目において「どのようなアクションをすると」各人のパフォーマンスが最大化するかをまとめます。具体的には次の3つがあると思います。
- ミッションを明確にする
- 情報公開の粒度を整理する
- コミュニケーションスタイルを確立する
2-1. ミッションを明確にする
「ミッション」とは、採用活動での各ステークホルダーにおける「役割と成果」と定義できると思っています。（※ ステークホルダーと記載していますが、実際に採用活動を”する側の人” とご認識ください。）
では具体的に、どのような「ミッション」の粒度だと、複数名のHRチームにおいて、それぞれのパフォーマンスを向上させることができるかについて。
前提として「全社」の目標を周知し、次に「それぞれ」の目標が整理できるとわかりやすいと思います。
⓪ 全社として何を目指すのか（採用活動で何を成し遂げるのか）
- 定性目標
- 定量目標
① 誰がどのようにどのくらいアクションして、その結果何を期待するのか
- 各担当者の役割、期待値
- 定性目標
- 定量目標
上記を企業の人事 / 採用担当はもちろん、社外の担当者側の採用担当、パートナー、CSに対して明確にすることができると、個人への期待値も理解することができますし、目標達成に向けてアクションが起こしやすくなると思います。
また、「全社として●●を目指している」という共通認識を保つことができるため、アクションのすり合わせにおいても会話がしやすくなります。
もちろん、社外の担当者側とは一般的に”契約” が発生するため、この「ミッション」は整理しているはずなのですが、どこかで期待値のずれが生じてしまう可能性もあるため、定期的にそれぞれのミッションを明確にすることも重要かと思います。
2-2. 情報公開の粒度を整理する
次に、「情報」について整理します。採用活動は、皆さまもご存じの通り、個人情報など重要且つ貴重な情報が多くやりとりされます。また企業側の事業計画や人員配置等の情報にも一部触れることになるため、「誰にどこまで公開するか」が複雑に絡み合ってしまっていることが少なからずあるのではないでしょうか。
社外に対して、どこまでの情報を公開するかについて、企業側のスタンスを整理すること。そして何よりも「Aさん（社）には公開するが、Bさん（社）にはお伝えできていなかった…！」などの認識の齟齬が生まれてしまうかも、という状態は避けられるとベストかと思います。
2-3. コミュニケーションスタイルを確立する
採用活動において、外部を含むプロジェクトメンバーが増えると、各人に合わせたコミュニケーションチャネルの乱立と複雑化が進むことがあります。
messengerやSlack、他チャットツールなどコミュニケーションチャネルはもちろん、電話 or MTG or テキストコミュニケーションなどにおいても複数の選択肢があり、マネジメントがさらに難しくなってしまうと思います。
可能であれば、コミュニケーションチャネル、手法、またいつどのようなタイミングで連絡が発生するかを整理することで、企業人事 / 採用担当側もよりストレスが少なくコミュニケーションが取れるのではないでしょうか。
3. 最後に
いかがでしたでしょうか。
本noteでは、複数名のHR担当が存在するチームとどう向き合うと採用活動が加速するのかを整理しました。企業のフェーズに関わらず、1名以上の担当者での採用活動を行うことは多いかと思いますので、少しでも参考になれば幸いです。
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