産業医や人事連携でのメールや報告文章作成で気を付けるポイント
産業保健現場で活動していると、目上の立場の方や関係部署の担当者、人事や産業医へ「メールで報告」という場面は多々、あるのではないでしょうか。
ただ、多くの新人保健師さんたちは、企業の場でのビジネス文書に慣れていないことから、メールでの報告に苦慮されている方を拝見します。
今回は、産業保健のメール連絡の場面で気を付けておくと信頼が得られる！ポイントをご紹介します。
こんな人におすすめです
☑なかなか言いたいことがうまく伝えられない
☑「言語化」が難しい
☑簡潔に要約することが苦手
☑ロジカルに伝えられない・・・
メール報告での最大のキーポイント
『簡潔かつ明確に伝える』
最大かつ重要なポイントは、「簡潔かつ明確に」
保健師はホスピタリティが高いので、相手を思いやるばかり、沢山装飾をつけがちですが、報告の場面では、かえってわかりにくくしてしまい、誤解を招きやすいこともあります。
報告する内容を簡潔かつ明確に伝えることが大切です。
報告する内容が複雑な場合は、箇条書きや図表を使ってわかりやすく伝えるようにしましょう。
知っておくと安心！メール報告・連絡での５つのポイント
結論から先に述べる
表題に要件、メール本文に要件ー結論を冒頭に記載しましょう。時間のない方だと一目で要件のゴールがわかることが信頼のポイントです。
時系列での報告は、結論が分かりにくいので不要です。臨床現場でのインシデント報告は時系列が多いので、慣れている方も多いですが、企業の場面では、時系列報告を卒業し、「結論から先に」を常に頭においておきましょう！詳細を付ける
結論を一旦述べたのち、詳細は以下、という流れだと読み手の理解が得られやすいです。
詳細を付けることで報告の信憑性を高めることができます。ただし、余計な情報は省いて、必要な情報だけを提供するようにしましょう。相手の立場に立って考える
報告内容を相手の立場に立って考え、相手が知りたい情報や疑問点を先回りして伝えるようにしましょう。個人的には最後読み返す際に、送信相手の目線や立場になって、見直します。
単語は相手に伝わりやすい共通言語を活用しているか？
（専門用語は基本使わない、一般に通じる表現へ変換します）
くどくないか？
相手に不快な思いをさせないか？丁寧な言葉遣いを心がける
報告メールは、相手が上司や人事などの目上の方であることが多いため、丁寧な言葉遣いを心がけることが大切です。誤字や脱字に注意する
報告メールに誤字や脱字があると、報告の信憑性が低くなってしまいます。メールを送る前に、何度か確認して誤字や脱字がないかを確認しましょう。
以上のポイントに気を配りながら、報告メールを作成すると、相手に伝わりやすく、信頼性のある報告ができるでしょう。
いかがでしょうか？
この春から、産業保健師としてスタートする方も沢山いらっしゃるかと思います。
メールでのコミュニケーションは企業での必須ツールになります。
簡潔で明確、そして丁寧さ、を伝えられるようになると、信頼が得られる保健師となります。
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