【＃25】最速・骨太のビジネスコミュニケーション『トヨタの会議は30分』
この本を読んだきっかけ
新卒2年目の際に、会社のとあるプロジェクトに参加させてもらった。そこでの会議のありかたを、もっと良くするために、当時の事業部のトップの人から、プロジェクトメンバー全員にオススメされた。
丁度、iPadのkindleで読書をすることのすばらしさにハマっていたところだったので、すぐにAmazonで購入。
とにかく時短を意識
おそらく多くの会社で、何かにつけ会議が行われているだろう。確かに、日々の仕事に追われて、目の前のことに没頭すると、自分が何のために何を頑張りたいのかが不鮮明になることがある。
組織として、そういったマンネリの状態を防ぐためにも、会議は必要なのかもしれない。しかし、その会議自体がマンネリになっている場合も往々にしてあるのではないか。
無駄な世間話から始まったり、前回からの振り返りがやけに長かったり。そういった無駄を一切省いたトヨタの会議は、30分というのが通例らしい。
そのために、
①前回会議からの変化を確認・共有
②即本題へ
③必ず最後は、「次の議題」を話し合ってから終了
こう言った決まりがあるという。
迅速に会議を進めるためには、準備も重要になる。会議の主催者は前もって、議題（アジェンダ）を参集者に共有する必要がある。
きちんと、解像度の高い議題を共有されたら、参集者は自分で資料を集めて会議に臨まなければいけない。このように、全員が周到に用意しなければいけないプレッシャーがある。結果、素早い会の進行が実現される。
議事録も、「関係者に、話し合った内容を速やかに共有すること」という目的からブレることはない。トヨタでは、会議中にまとめられたホワイトボードがそのまま議事録として使用されるそうだ。
もちろん、その場での要約力と、進行役の高度なファシリテートスキルがモノを言う。ただ、これが実現できれば、いちいち発言者ごとに内容をまとめて、再び清書する無駄な時間を省くことができる。
時間がない人に話を聞いてもらうために
時間のない上司などに自分の業務に関する判断を仰ぐとき、どうやって話を聞いてもらうか。
結論ファーストと言われるが、本当に忙しい人は結論が先ではいけない。
紙一枚に必要な情報をまとめて、短時間で状況を伝える必要がある、そのために、非常に学びになるフォーマットをこの本から学ぶことで来た。
①「何の話か」を書く
②「どんな判断をしてほしいのか」を書く
③「結論」を書く
④「論拠」を書く
⑤ 必要に応じて補足を入れる
これ忙しい上司でもいくらか話を聞いてくれるのではないか。
その他メモ
・会議の時、メモは取らない
→本当に興味があれば、メモを取らなくでも覚えていられる。細かな数字だけは記録しておく。それ以外はどちらかと言うと、『メモの魔力』のように、メモ帳は思考の整理に使う。
・人は５秒で見抜く
→名刺交換の際の目線など、細かなところまで見て、相手の心理状況がどういったものなのかを考える。（名刺交換の時には名詞だけでなく相手の目を見る）
・プレゼンの冒頭で何を話すかを伝えておく
→そして、章立て通りに説明する。節目で不明点のおさらいをすると最終的な合意もとりやすい
・必要な時には躊躇なく電話する
→必要があればその直後にメールをして文字情報も残す
印象に残ったことば
無茶と無理は違う
無理だと思っても、ひとまずやってみる。そうすることで、今までできなかったことができるようになることも。
ただ、それで周りに迷惑をかけたり、自分の作業が結果としてとまってしまうのならそれは無茶なのだ。
その線引きの感覚は、多少の無理を繰り返していく中でしかつかめない。
おわりに
会議を30分で終われるかどうかは別としても、自分自身が効率的に仕事をするにはまだまだ改善すべきところがたくさんあると感じた。
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