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リモートワークの心得〜管理職編〜

2014年の創業以来、リモートワークオンリーの弊社。緊急事態宣言が今かと迫る中、弊社のノウハウが、リモートワークを始める企業に向けて少しでもお役に立てればと考え、ご紹介します。

リモートワークに役立つツールや具体的な方法については、たくさんの有効なまとめ記事があるかと思いますのでそちらご参照ください。ここではあまり語られることのない、リモートワークに必要なマインドについてご紹介します。

まずは管理職編。この記事は弊社・株式会社ぱとか代表取締役の水野が作成しました。小さな会社なのでマネージャーと同じです。スタッフを管理する立場のマネージャー / 管理職の立場で書いています。

管理職の方々が直面する問題としては以下記事を参考にし、それに対して弊社の考えるマインド面での解決策をまとめました。

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上記のサイトには、管理職にとってとてもためになる内容がまとめられていました。ぜひご参考ください。

弊社では、なるべく上記と被らずに「リモートワークで管理職が健全なマインドを保つのに必要なこと」を考え、作成しました。

1.疑わなくていい

管理職として初めてリモートワークに臨むとき、不安なのは自分が果たしてきちんとスタッフを管理できるのだろうかということだと思います。
会社に来てもらわないとスタッフたちが見えないから不安。。。自宅だとみんなサボってしまうんじゃないか。。。
管理職にとってリモートワークというと、そんな不安に囚われることもあるかと思いますが、会社にいても実はスタッフたちはサボっています(一部を除く)。

目の前の同僚と仕事と関係のない話でチャットしてるし、Twitterで仕事の愚痴をこぼしているし、Yahoo!ニュースを読んでるし、なんならトイレでネットショッピングか出会い系アプリをやっています。
 
自分自身の会社員時代を思い返してみても、仕事中はチャットで同僚を合コンに誘ったり、デートした相手の写真を「かっこいいでしょ〜」と同僚にメールで自慢するつもりが部署のメーリングリストに流したりしたこともあります。先輩の悪口を誤って先輩も入っているグループチャットに流したときは、先輩が席に戻ってくる前になんとかそのメッセージを消すことができないかシステム部門も巻き込んで大奮闘したこともあります(消せませんでした。平謝りでした)。15時に睡魔に襲われるのでトイレに座って眠る習慣があり、何か用事あれば後輩がトイレまで起こしに来てくれていました。

会社に来ようとも、そのくらいサボるものなのです(私はちょっと多めだったかもしれません)。

もちろん会社では、上司が背後を通りそうなときにPC画面を切り替えて仕事をしているフリをします。でも単なるフリなため、まったく意味を成しません。
2階の自分の部屋で勉強してるフリをしながら漫画を読んでいて、母親が階段を昇る音がした瞬間に漫画を引き出しの中に隠してノートに何か書いているフリをするのと同じです。単なるフリなため、まったく学力向上に繋がりません。

会社でスタッフたちを見張ることには、何の意味もないのです。

そのため、「自宅だとサボっちゃうかも。。。」なんて不安は無駄オブ無駄。チャットの返信が遅かろうが「サボってるんじゃないだろうか?」と疑う必要はありません。会社だろうが自宅だろうが絶対にサボっています。

スタッフに対して疑心暗鬼になるのは、精神的にとても辛いですよね。ぜひ、「どうせ会社でもサボってるし〜(そんなことないスタッフのみなさますみません)」前提で、大きく構えたいものです。

また、今は特殊な状況です。たくさんの人々の生死がかかる世界情勢で、刻々と身近な状況も変化する中、仕事に手が付かずにニュースを追ったり友人や家族とチャットやTwitterで情報共有したり励ましあったりするスタッフも多いでしょう。それはサボりではなく、健全な人間の行動です。業務に遅れが生じた場合は、責めることなくフォローし合って乗り切る、リーダーシップを発揮する局面です。


2.スタッフがサボる、3つの理由

では、管理職は何をすればいいのか。
前述では「どうせサボっている」という少し刺激的な言葉を使いましたが、今からの内容を読んでいただきたかったからです。
管理職としては、やはり会社や部署の成長に、スタッフたちにできるだけ貢献してもらうよう働きかけるのが職務でしょう。それは会社で見張ることではありません。スタッフにサボらず仕事してもらうには、まずスタッフがサボる理由を考えてみることが近道になりそうです。

(1)暇だ
仕事がなければサボるのは仕方ありません。サボってるスタッフがいるとすれば、業務の配分が間違えていたり、何をやって欲しいのかを本人がわかっていなかったりすることが考えられます。適切な量の業務・役割をスタッフに与えられているか。それを調整するのが管理職の仕事です。

(2)仕事がつまらない
仕事なんだから仕方ないだろと思いがちですが、1日約8時間にも及ぶ仕事は、寝る時間を除けば生活の半分を占めます。1日の半分もの時間をつまらない業務で潰すなんて人生を損している、誰かとチャットする方が有意義だ、と思うのは自然ではないでしょうか。業務をつまらないと感じるのは、その業務によって生み出されるものの大切さを本人が認識していないから。本人がやる気をもって臨めるような業務の魅力を伝えるのが、管理職の仕事です。

(3)時間が際限なくある
私はよくサボる会社員でしたが、仕事は好きでしたし、半端ない業務量で毎日終電やタクシー、会社に寝泊まりする時代もありました。そのため、私がサボっていた理由としては(1)(2)ではなく、どうせ終電で帰ることになるから急ぐことはないと考えていたからです。どんなに残業させても日中にサボるんだから、夜の19時とか21時とかに打ち合わせを設定する企業文化は即刻中止にした方がいいですね。寝不足でスタッフの集中力がなくなるだけです。集中力が保てずに日中サボっていたり睡魔に襲われていたりしていたようにも思います。また、毎日終電が当たり前となるような膨大な業務量をスタッフに配分している管理職の方こそ、サボらずにもっと自分の管理職という業務に熱心に取り組んでいただきたいと思います。


さて、リモートワークでは帰宅時間というものがないため、まさに時間が際限なくあるように感じるスタッフもいるかもしれません。そうして日中にサボってしまう、、、のであれば、それはそれでいいのではないでしょうか。夜に仕事をする方が、本人は集中できて捗るのかもしれません。しっかりと業務をこなしているのであれば、気にする必要はないと思います。どうしても日中にサボられるのが気になる方は、なぜ自分が気になるのかを問い出してみてください。正直、支配欲しか思いつかないのですが、もしそうであればちょっとお仕事を休んだ方がいいかもしれませんね。。。管理職はスタッフを支配する人ではありませんから。。。

以上、「スタッフがサボっている」と感じた瞬間、ブーメランとなって自身に戻ってくることがおわかりいただけると幸いです。ここまで書くと「リモートワークって管理職の仕事が増えて大変!」と感じる方もいらっしゃるかと思いますが、マネジメントスキルを磨く絶好のチャンスです。また、業務の棚卸しにもなるかと思います。無駄な業務は省き、今後も含めてスタッフたちの作業効率をあげてしまいましょう。

3.お前は俺じゃない

新型コロナウィルス感染症が流行り始めた頃、他社の方々と話していて感じたこと。それは管理職以上は「大したことない」と楽観視している方が多く、スタッフの立場だと不安に感じている人が多そうだったということです。もしくは、私の知っている管理職以上は男性ばかりなため、男性は楽観視する人が多く、女性が不安になりがちだったのかもしれません。

経営者を含む管理職以上が「コロナなんて大したことない」と考え、リモートワークに踏み切るのが遅くなった企業は多いのではないでしょうか。もちろん、リモートワークへ簡単に踏み込めない理由は環境面の整備をはじめとして山ほどあったと思います。ただ、その間、「コロナ怖い」と感じていたスタッフは会社の方針に沿って、怖がりながらも電車に乗って通勤していたのでしょう。Twitterでは、そんな自社の方針に「社員を大切にしない会社」と、幻滅したツイートがたくさん流れていました。リモートワークができない理由を十分に説明できていない会社が多いのかもしれません。もはや緊急事態宣言でリモートワーク必須となりうる状況。離れていても会社のために働いてもらえるよう、なぜ今一度遅くなったのかの理由を伝え、スタッフの信頼を回復させることをおすすめします。

さて、リモートワークによってZoomやTeamsなどのオンラインミーティングが話題となっています。特に男性やメイク好きのきれいな女性に知っていただきたいのですが、オンラインミーティングにおいて、カメラをONにするのが死ぬほど嫌な人は世の中に大勢います。
無邪気にも「オンラインミーティング楽しい」的なコメントでスタッフたちの顔が映し出されてる画面キャプチャを流しているツイートも見かけますが、それを見て「まじか。。。」と感じている人は少なくないはず。リモートワークの醍醐味は、穴が空いたパジャマでも働けること、女性にとってはノーメイクで働けることです。1時間のミーティングのためにメイクする切なさを嘆くツイートも流れていました。「オンラインミーティングでみんなの顔を見たい!」と思っている人ももちろんいると思いますが、そうでない人もいるということにも配慮したいところです。
オンラインミーティングを開催する際は、カメラについては触れずに、勝手にONする人はするし、しない人はしない、で進行することをおすすめします。

他にも自分自身も含めて自己中心で進めてスタッフが白けるような、似たようなエピソードがあったように思うのですが、忘れてしまったため、思い出したタイミングで追記します。

顔が見えない分、スタッフの気持ちが計れず、自分の気持ちが走りがちなのがリモートワークの欠点です。遠距離恋愛をしているものと考え、いつも以上に相手の気持ちを慮る必要があります。


4.会えない

弊社では、月に一度の定例ミーティングを設けています。新型コロナウィルス感染症の拡大により、3月からはオンラインミーティングですが、通常は集まって進行中の業務について共有し、ランチをして解散しています。

ただ、実は以前は月に一度すらミーティングは行なっていませんでした。クライアント先での打ち合わせで会った際に少し話せば十分だと思っていたのです。また、それまでのスタッフは割と何でもチャットで自分の気持ちをストレートに伝えてくるタイプだったため、あまりしこりを感じることもありませんでした。

ところが、ぐっと想いを内に抱え込むタイプのスタッフが入ってきました。きっかけがどうだったのかはまったく覚えていないのですが、チャットで会話をしていても、どんどん心が離れていくのを感じます。恋人さながら「もう終わりかな。。。」と思っていた際に会う機会があり、彼女がどういう状況でどういう心境なのかなどいろんな話を聞いて対話をすることができました。そこには、オンラインで賄えない何かが確かにありました。それ以降、月に一度の定例ミーティングを続けています。

創業以来、リモートワークオンリー、リモートワーク最高!な弊社ですが、オンラインですべてを通じ合うのはやはり無理だと思っています。正直、今もこんなに会ってなくて大丈夫だろうかと思っています。長期戦になりそうな印象もありますし、弊社としても試行錯誤しながら想いを共有して行くしかありません。

相手の表情がわからないため、心の距離には気づきにくいものです。会うことができない分、何も特別な議題がなくとも、適宜チーム全体でオンラインミーティングを行うことをおすすめします。

何よりも管理職自身が、個別のスタッフに対して心が離れてしまうこともあるかもしれません。その場合は不満を募らせるよりも、サクッと電話をしてしまいます。「チャットでこう書いてたから、自分はこういうふうに感じて不安に思ったんだけどどう?」といったように、不信に感じたことを伝えて対話をしましょう。誤解かもしれないし、チャットでの表現力が乏しいだけかもしれません。残念ながら実際に感じた通りになるかもしませんが、その場合はサクッと諦めて気持ちを切り替えることができるでしょう。リモートワークが、スタッフの本質に気づくきっかけになるかもしれません。もちろん、良い本質に気づくこともたくさんあると思います。ワクワクですね!

以上です。書きながら自分もできていなことだらけで溜め息が出てしまいました。また思いついたら書きます。

にわかに必要とされているリモートワークですが、離れているからこそ、画面の向こうにいる相手に想いを馳せて、自分の想いを正確に伝えようと試行錯誤し、会える機会を大切にできるような気がしています。

管理職のみなさま方においては、スタッフにも伝わるような前向きな心意気で臨めるよう、少しでもお役に立てると嬉しいです!

次回は弊社スタッフによる「リモートワークの心得〜スタッフ編〜」です。お楽しみに!

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