【2023年】ドキュメント・コラボレーション課題への取り組み
今回は、文書共同作業の課題についてお話しします。そして、ONLYOFFICEの最新機能のアップデートについてもご紹介したいと思います。
どのワークスタイルが一番いい？
数年間にわたるパンデミックの拡大は、あらゆる業務に影響を及ぼしました。ドキュメントの共同作業も例外ではありません。多くのチームがさまざまな困難に直面しています。オフィスに戻れるようになったにもかかわらず、ホームオフィスで働き続けたいと望むユーザーもいます。その結果、ますます分散したチームが増えています。
したがって、このような状況で効果的な文書コラボレーションを行うためには、どのようにバランスを取るべきか、どのように組織化するべきかという疑問が生じます。
ONLYOFFICEのトレンド
私たちは、適切なツールがあれば、どんな企業やチームでも、どんな状況でも効果的なチームワークを実現できると信じています。
そこで、2023年のユーザーのニーズを満たすために、コラボレーションの課題に取り組む際に役立つ4つのトレンドをONLYOFFICEで定義しました。これらのトレンドは、他のプロジェクトにも応用できると考えています。
まずは、セキュリティの重要性から考えます。サイバー脅威が増え続けているため、データやあらゆる種類のオフィス文書を安全に扱うことが求められます。
そして、どんな規模や環境のチームでも、効果的な連携を実現するためには、もちろんコラボレーションの強化が重要です。
さらに重要なのは、使いやすさです。ユーザーエクスペリエンスを向上させるためには、ユーザビリティにも注意を払います。
そして最後に、柔軟性と統合性を大切にします。できるだけ多くのユーザーがこのソリューションを利用し、アクセスできるようにしています。
ONLYOFFICE Docsについて
ONLYOFFICEは、文書の処理に特化した安全なオープンソースプロジェクトです。コードはGitHubで公開されています。
テキスト文書、スプレッドシート、スライド、デジタルフォーム、PDFのエディタと、ファイルの変換ツールで構成されており、コアファイル形式としてOffice Open XMLを使用しています。
ONLYOFFICEは、オンライン版、モバイル版、デスクトップ版のすべてで利用できるエンジンを持っており、どのプラットフォームやデバイスでも使用することができます。
それでは、先ほど話したトレンドに基づいて、昨年の動向を見てみましょう。
データセキュリティ
データのセキュリティは、オンラインでドキュメントを扱うすべての人にとって、もちろん重要な問題ですね。
JWT
バージョン7.2以降、セキュリティ上の理由とデータの整合性のために、ドキュメントの保護にはJWTを使用しています。ONLYOFFICE Docs統合では、デフォルトでこの機能が有効になっています。自動的にランダムなシークレットが生成され、ホストアプリケーション側で簡単に追加できます。必要に応じて、デフォルトのJWTシークレットを独自のカスタムキーで置き換えることも可能です。
JWTについて詳しくは、こちらの記事をご覧ください。
スプレッドシートのセキュリティ
スプレッドシートでの機密データの処理は、個別のシートやワークブックにパスワード保護を設定することで、より安全に行えます。さらに、特定の範囲の編集や数式の非表示、セルのロックなど、セキュリティ対策が可能です。
テキストドキュメントのセキュリティ
バージョン7.3からは、テキスト文書をパスワードで保護し、ファイル内の特定の操作（閲覧、フォームへの入力、コメント、変更点の追跡など）のみを許可する機能をユーザーに提供する別の選択肢が用意されています。
コラボレーション
もちろん、分散型チームやリモートワークなど、多くのチームにとって協力は非常に大切です。
デジタルフォーム
2022年の初めに、私たちはONLYOFFICEフォーム（OFORM）を導入しました。OFORMは、さまざまな書類作成の手間を省き、モデル文書の作成と入力を簡単にすることができるツールです。
ONLYOFFICEでは、あらゆるDOCX文書から、あるいはゼロから、情報量の多いデジタルフォームを構築することが可能です。
テキストエリア、コンボボックス、ドロップダウンリスト、チェックボックス、ラジオボタン、画像、メール、電話、複合フィールドなど、必要なフィールドを追加し、そのプロパティを調整することで、契約、譲渡、申告、その他あらゆるフォームを迅速に準備することができます。
リアルタイムでフォームを共同作成し、用意されたフォームを共有し、デジタルで記入することが可能です。必要であれば、フォームをPDFへ書き出しすることもできます。
ONLYOFFICE Docsのデジタルフォームの取り組みにより、追加機能が実装されました。そのため、ドキュメントワークフローが簡素化され、フォームを使用したより効果的な作業が実現されます。様々なユーザー役割を作成し、フィールドに割り当てることができます。こうすることで、ユーザーはロールに基づいてどのフィールドに記入すべきかが色で視覚的に分かるようになります。
今後のアップデートでは、電子署名だけでなく、制限付きのユーザー役割を設定する機能を追加し、この機能を拡張していく予定です。
フォームのテンプレート集
また、様々な言語のテンプレートが用意されたフォームライブラリも提供しています。これらのフォームはすべて無料でご利用いただけます。
ライブビューワー
もう一つのコラボレーションに関するアップデートは、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションを表示専用モードで開いたときに、他の共同作業者が行った変更をリアルタイムで確認できるライブビューワーです。
スプレッドシートでの共同作業
スプレッドシートでの共同作業をより快適にするために、共同作業者のカーソル表示を追加しました。このため、他の人とワークブックをリアルタイムで共同編集する場合、その人の選択項目が異なる色でマークされるのを確認することができます。
ONLYOFFICE表計算エディタは、ユーザーが以前の下書きをナビゲートし、必要に応じてそれらを復元できるように、バージョン履歴機能をサポートするようになりました。デフォルトでは、各下書きは、最後のユーザーがファイルを閉じたときにバージョンとして保存されます。
テキストドキュメントでの共同作業
テキストドキュメントでのユーザー同士のやりとりも便利になりました。
テキスト文書、スプレッドシート、プレゼンテーションのコメントをすばやく並べ替えることができるので、異なるユーザーが異なる時間に残したコメントを扱うことが容易になります。例えば、すべてのコメントを新しいものから古いものへ、またはその逆へと時系列に表示することができます。また、AからZ、ZからAという2つのオプションを使って、コメントを作者のアルファベット順に並べ替えることができます。
共同編集モード：高速＆厳格
バージョン 7.0では、他の共同作業者が行った変更を確認する際に、クリックすると吹き出しで、マウスを乗せるとツールチップで表示する2つの表示方法を選択できるようにしました。
ユーザービリティ
ユーザビリティのトレンドは、インターフェイスの改善と同時に、新しい便利な機能を追加することを意味します。まさに私たちがやってきたことであり、これからもやっていくつもりです。
さまざまなフォントのサポート
ONLYOFFICEフォントエンジンは、HarfBuzzテキスト整形ライブラリの実装により、多くの新しいスクリプトに対応しました。その中には、RTLに属するN'Ko文字系も含まれます。
また、エディタは合字をサポートするようになりました。これにより、複数の記号を一つにまとめることができ、例えばベンガル語やシンハラ語のような新しい言語をサポートすることができます。また、より調和のとれた読書体験ができるようになります。合字の設定は、標準、文脈、裁量、歴史タイプから選択でき、コンボオプションも選択できます。
インターフェースのテーマ
バージョン7.0では、テキストエディタにダークモードを追加しました。明るさがちょうど良くない環境でも、目の疲れを軽減して読みやすさを向上させることができます。このモードをオンにすると、暗い画面に対して明るさの抑えられたテキストが表示され、デバイスから発せられる光を大幅に低減することができます。
さらに、ユーザーからの要望にお応えして、ダークモードに「ダークコントラスト」のバリエーションも追加しました。また、「ダークドキュメントモード」では、キャンバスの色を黒に近いグレーのシェードに調整し、コンテンツの色も読みやすくなるように調節しています。さらに、システムのテーマに合わせて、エディターを自動的にダークモードまたはライトモードに切り替える機能も備えています。
ファイル形式のサポートを強化
ONLYOFFICE Docsが対応するフォーマットは複数あります。コアとなるフォーマットは、DOCX、XLSX、PPTXです。また、ODF形式や、TXT、RTF、HTML、PDF、CSVなど、様々な一般的なものにも対応しています。
OOXMLのサポート
バージョン7.0では、新しい仕組みの導入や既存のオブジェクトや属性との連携など、OOXMLの全機能のサポートが大幅に改善されました。
DOCXF vs. OFORM
デジタルフォームの作業では、標準的なフォーマットではすべてのアイデアを実現できないため、独自のフォーマットDOCXFとOFORMを導入しました。
DOCXFは、DOCXをベースにした、編集や共同作業が可能な帳票テンプレートです。
OFORMは、作成したすぐに記入できるフォームを他のユーザーと共有し、ユーザーが記入できるようにしたものです。
どちらもウェブから完全に操作でき、モバイルアプリでフォームを開いて記入することも可能です。
新しいPDFエディタ
バージョン7.3より、ONLYOFFICE DocsでPDF、XPS、DjVuファイルをより便利に閲覧することができるようになりました。内蔵ビューアは、クライアント側でファイルを開き、ページサムネイルパネル、ナビゲーションバー、外部/内部リンクのサポート、カーソル/ハンドモードなどの改良が施されています。
さらに、ONLYOFFICE Docsは、バージョン7.5より、完全なPDFエディタを導入しました。
PDFからDOCXへの変換
PDFファイルを保存する際、DOCXや、PDF/Aを除く他のすべての利用可能な形式に変換することができます。このオプションと改良されたPDFビューアにより、サードパーティのアプリケーションを使用せずに、ONLYOFFICEでPDFファイルを操作することができます。
スライドエディタ
そして最後に、フォーマットでの強化された作業に言及することは、あなたが画像形式、JPGやPNGでプレゼンテーションをエクスポートすることができるということです。ONLYOFFICE Docsは、画像内の別々のスライドを持つアーカイブを作成します。
加えて、PPSXのプレゼンテーションを表示するためにサポートされています。
ONLYOFFICEの統合
内部および外部の統合は、ONLYOFFICEエコシステムにおいて重要な役割を担っています。現在、他のクラウドサービスでONLYOFFICEエディタを使用するための30以上のコネクタと、エディターにサードパーティーの追加機能をもたらす30以上のプラグインが用意されています。
新しいコネクタ
この1年間で、統合機能の開発に多くのことが行われました。
4つの新しいコネクタを導入しました。
最初のものはMoodle用で、ユーザーがコースに文書活動を追加し、学生や教師がコース構造内で直接編集や共同作業を行えるようにするものです。
そして、オープンソースのCMSフレームワーク用のコネクタを3つ開発しました。WordPress、Strapi、Drupalです。
コネクタのアップデート
新しいコネクタの開発だけでなく、既存の統合機能の改善にも取り組みました。
まず、導入したフォーム機能を既存の連携機能で利用できるようにしました。
また、HumHub、SharePoint、Alfresco、Liferay、Nextcloud、
Confluence、Moodle、Plone、Jira、Redmineのアプリなど、ユーザーからのフィードバックを念頭に、現行のコネクタに新しい機能を追加したりバグを修正したりしています。
公式パートナーの統合
また、ONLYOFFICEを自社のプラットフォームに追加し、ユーザーに文書処理を提供するパートナー企業も歓迎しています。
新しいパートナー統合の中には、以下のようなものがあります。
直感的な操作が可能な品質管理ソフトウェア「FlinkISO」
中国のLande Network社が開発した生産性を高めるためのコラボレーションオフィス「O2OA」
イタリアのInnovazionedigitale社が開発した、安全でアクセスしやすいアプリケーション群「C360」
Le Nuage Français：100%オープンソースのインフラ上に構築された完全なフランスのコラボレーションソリューション
Tuleap：フランスのパートナーEnalean社によるオープンソースのアジャイルプロジェクト 管理ソフトウェア
新しいプラグイン
プラグインは、エディタでの作業を大幅に拡張し、簡素化することができます。2022年から2023年にかけて、私たちはいくつかの便利なものを追加しました。
Jitsi、Rainbow、Zoomは、エディター上で音声やビデオの会議を開催することができます。
Draw.ioは、チャート、マインドマップ、ダイアグラム、インフォグラフィックスなどを作成することができます。
Doc2mdは、テキストドキュメントを素早くMarkdownに変換します。
ChatGPTは、エディタのインターフェイスで有名なAIヘルパーにアクセスできます。
プラグインのマーケットプレイス
さらに、プラグインのインストールをより簡単で分かりやすくするために、全く新しいプラグインマネージャまたはマーケットプレイスを導入しました。これにより、利用可能なすべてのプラグインを探索し、エディタを離れることなくワンクリックでプラグインをインストールまたは削除することができます。
その他のアップデート
もちろん、ONLYOFFICE Docsをすべてのユーザーに使っていただくために、配布形式やパッケージの数を常に増やしていくよう、最善を尽くしています。
ONLYOFFICE Docsのクラウド版
こうして、ONLYOFFICE Docsをサービスとして正式に展開することになりました。オンラインエディタを簡単に立ち上げることができ、クラウド上のお好きなプラットフォームで、あなただけのコラボレーション環境を作ることができます。
ARM互換性
ONLYOFFICE DocsとONLYOFFICE Document Builderのすべてのエディションは、高いパフォーマンス、エネルギー効率、統合されたセキュリティを提供するARMアーキテクチャを持つデバイスにインストールすることができます。ONLYOFFICE DocsのARM対応版は、別のビルドとして提供されており、Dockerイメージ、deb、rpmパッケージなど、複数のインストールオプションが用意されています。
プレインストールされたOS
ONLYOFFICEデスクトップアプリケーションは、Amarok Linux、Risi OS、Br OsなどのLinuxディストリビューションにプリインストールされ、Cutefishの公式アプリケーションストアで検証されました。
また、中国国家オペレーティングシステムKylin OSの互換性証明書を取得し、Kylinソフトウェアストアで入手可能になりました。
ホスティング＆マーケットプレイス
VultrとAlibaba Cloud Marketplacesでエディタが利用可能になりました。
スイスのインターネットサービスプロバイダArteraが、ONLYOFFICE Docsをホスティングソリューションの一部として提供することになりました。
ハードウェア
さらに、昨年、MinisForumとManjaroは、ONLYOFFICEデスクトップアプリケーションがプリインストールされたシステムのデフォルトオフィススイートであるMini PC UM350を正式に発表しました。
ONLYOFFICEは、Murena Oneスマートフォンのデバイスのデフォルトのアプリのエコシステムに含まれるMurena Cloudサービスのバンドルにも含まれています。
外部インターフェイスからのドキュメントを扱う
開発者にとって興味深いアップデートの一つは、新しいAPIクラスです。これにより、テキスト・ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、そして記入可能なフォームを外部から操作することが可能になります。この方法を使用すると、特別なコネクタを作成して、エディタボタンの代わりに独自のボタンやメソッドを使用してドキュメントに変更を加えることができます。
たとえば、すべての文書からコメントを集めたフィードを生成し、それらに返信して一箇所でコメントを閉じたり、データベースからエクスポートされたデータを使ってフォームに自動的に記入したりすることができるようになります。
国際的なチーム
最後に、昨年は人数と地理的な広がりにおいて、当社のチームが成長しました。新しいオフィス部門を3つ開設し、合計で6つのオフィスができました。ラトビア、英国、米国、そして新たにシンガポール、エレバン（アルメニア）、タシケント（ウズベキスタン）です。
開発拠点は、現在ウズベキスタンにあります。アルメニアのオフィスは、カスタマーケアチームの拠点になりました。また、多くのチームメイトがヨーロッパ各地からリモートで仕事をしています。
Cloud Computing Insider Awards
2年連続でCloud Computing Insider Awardsのトップ3に入ることができたので、少し自慢させていただくとともに、改めてユーザーの皆様に感謝いたします。今回、ONLYOFFICEは、クラウドコンテンツ管理部門で金賞を受賞しました。
そして、2023年のCloud Computing Insider Awardsでは、ONLYOFFICEが1位のプラチナ賞をいただきました！🥳
おわりに
最後までお読みいただきありがとうございます！
ONLYOFFICEについてのご質問、ご提案がありましたら、ぜひ私たちまでにご連絡ください！
また、noteやX（旧Twitter）のフォローをお待ちしております🙇♂️
それでは、次の記事で会いましょう〜