導くということ - 間接業務スキル習得(前編)
会社に所属しているとどうしても色々な手続きやルールが存在し、戸惑ってしまいます。会社によっても違うでしょうが、結構面倒な作業だと思います。休暇の申請、出張費の申請、プロジェクトの提案書レビュー、プロジェクト内で発生する社内手続きなど多岐に渡ると思います。また、社員規定だったり給与規定も決してわかりやすく記述されているとは言えません。
会社に入った後で退職金規定などを参照するような社員はそれほどいないのではないのでしょうか。本来は、とても重要なはずのことですが、目の前の仕事が忙しすぎて社内ルールや社内規定に関しては後回し、もしくは当面忘れ去っているのではないでしょうか。毎月の給与の額には関心はあっても、退職金になるとまだ先のことだからと思い、関心の対象とはならないようです。昨今では、企業型確定拠出年金(401K)へ移行する会社も増えており、従来の退職金とはちょっと違う運用になってきました。しかし、これらも学習しようとしなければ望めるリターンも捨ててしまっているかもしれません。
会社内におけるプロセスもきちんとマニュアル化されガイドされている会社も少ないかもしれません。また、暗黙のプロセスみたいなものが存在すると分かりようがありません。誰かが、ガイドして導く必要があるわけです。もちろん、総務からの説明も役に立つはと思いますが、各部門ごとに事情が異なることがあれば、各部門でガイドを作り教えてあげることが必要になるのではないでしょうか。社員一人一人が本来の仕事に集中できるような環境を作ってあげるのも上司の仕事です。しかし、現実としては、上司もまた社内プロセスをよく理解していないケースが見受けられます。そうなると本末転倒となりますので、ライン同士の会議などを利用して、社内プロセスの説明会などを開催してリマインドし、社員に教えていくということも考えなければならないでしょう。そして、そこで無駄に気がついた時は、会社に提案しプロセス改革を実施するようなことも考えるべきだと思います。
新入社員が入社した場合、往々にして、社内プロセスの研修は、必ず必要になる申請処理などに対し総務担当が説明して終わりになるケースが多いのではないでしょうか。キャリア入社の場合は、誰も説明してくれず、同僚に聞いてなんとかするという状況も想像できます。これらは、普段仕事をしていていることを考慮するとあまり時間をかけたくない処理のはずですが、ストレスと共にに時間をかけて調べ申請し、最悪は却下され再申請という手順に陥るかもしれません。そうならないように、常に、分かりやすいプロセスの維持といつでも説明できる知識をラインが保持している状態を作りたいものです。
<後編に続く>
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