月１回の振り返りを若手と先輩で３年間続けた結果・・・

2022年5月11日 15:16

こんにちは、NTTデータCCS UXチームエンジニアの本橋です。
今回は、UXチームで実施している”振り返り”についてご紹介します。

UXチームでは月に１回程度、同じ案件のメンバー（５人ほど）を集め、振り返り会を実施しています。
そこでは勤務上の内容だけでなく自己学習も含めた１ヶ月間の実績をKPT法を用いて振り返り、メンバー間で共有し合っています。

振り返りを始めた経緯

以前、お客様のWebサイトの改善施策提案を行ったのですが、このような提案はUXチームとしては初めての試みであり、反省点も多かったのできちんと振り返って次の提案に活かそうという目的から始まりました。
当初はチームとしての良かった点や問題点を振り返っていたのですが、その提案が終わってからは個人の成長を重視した振り返りへと変化していきました。

UXチーム流KPTのやり方

５人で１時間

私のグループでは、ファシリテーター１人と振り返りメンバー５人の体制で、１時間のミーティングで実施しています。
ミーティングの内訳ですが以下の流れで進めており、けっこうカツカツですがなんとかやれています。

１. 直近１ヶ月で実施した内容の書き出し・共有（３０分）
２. Keep の書き出し・共有（１０分）
３. Problem の書き出し・共有（１０分）
４. Try の書き出し・共有（１０分）

在宅勤務になってオンラインに

在宅勤務体制になる前までは、会議室に集まって実施していましたが、現在は Miro （オンラインホワイトボードと呼ばれているツール）と Zoom を用いてオンライン上で会話しながら実施しています。
会議室で実施していた際は、準備や片付けなどで１時間３０分ほど会議時間を取っていたのですが、現在は１時間に収まるようになり、効率的に会を進められていることが実感できています。

３年間やってみて気づいたこと

かれこれ振り返り会を始めてから3年ほど経っているのですが、始めた当初は正直これ意味あるの？と思っていました。しかし３年間やってみて、いろいろなメリットが見えてきました。

継続による成果の例

当初は、一時的に意識が変わるだけで根本的に改善されないのではないかと冷めた考えを持っていましたのですが、今では継続することで「これ以前も問題点としてあげていたな」など、自分の悪い傾向を強く意識できることがメリットだと思っています。
私個人としては、ある案件の工数がオーバーしてしまうという問題点を何回かあげていたのですが、振り返りを通して工数調整を心掛けることができ、現在は予定通りの工数で回せるようになりました。

先輩の経験を反面教師に

他のメンバーの振り返り内容を参考にできることもメリットだと思います。
メンバーの中には直属の先輩・上司が何人もいて、その方の直面している問題などを共有してもらえるので、それを反面教師にして自分の意識の中に取り入れることもできます。
実際、案件ごとの頭の切り替えに時間がかかるという先輩の問題点があり、
自分もたしかにその問題については薄く感じてはいたので、その問題点を参考に余裕をもった進め方をするよう工夫しています。

継続の秘訣は？

振り返り会は自分自身の仕事の振り返りがメインではありますが、在宅勤務体制となっている弊社としては、他のメンバーの近況を聞いたり雑談もできる良い機会となっています。
あまり固い雰囲気にならずに実施するのが継続できるコツかもしれません。

良いことばかり書きましたが、長く継続することは簡単ではないのでそこについても触れたいと思います。
私は振り返り会の日程調整などの準備を当初から担当しているのですが、なんだかんだ月に１回メンバーのスケジュール調整をしてミーティングをセッティングするのは面倒ですし、特に忙しい時期だと後回しにしがちです。
個人的には忙しいタイミングだからこそ、頭の中を整理するために実施するべきという考えを持っているので、そこをいかにサボらずに開催するかが大事だと思っています。

まとめ

振り返りを長く続けたことで、この取り組みの成果を社内で発表する機会もありました。そこでは他の部の社員から、「月１で振り返りを続けるのは大事だね」や「コミュニケーションのためにも良いかも」という評価をされました。
実際に他の部で実施してもらえてるかは分かりませんが、個人の成長にとって重要ということは伝わったかなと思っています。
振り返りをやっていない方も、近くのメンバーを巻き込んで実施してみてはいかがでしょうか？

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