”フルリモートのボランタリーなコミュニティ運営”3か月で5つの壁を乗り越えた話
こんにちは！
野見山です。
今年の5月から、とあるFacebookのコミュニティ運営に携わっています。
今回の記事では、「僕が3か月間、フルリモートでボランタリーなコミュニティ運営のプロジェクト化を進めた」経験をベースに、プロジェクトを軌道に載せるための考え方と越えるべき5つの壁について、お伝えします。
以下の方々に役立つことを想定しています。
・フルリモートの環境下で、プロジェクトを円滑に進めるためのヒントを探している方
・ボランタリーなコミュニティ運営の参画に興味がある方
・自身の仕事にオンライン化の考えを取り入れたい方
■コミュニティ運営の概要
Facebookの公開グループ「オンラインイベント＆リモートワークの知見・情報をゆるり共有（ゆる共）」のコミュニティ運営に5月から参画しています。参画したといっても、当時は初心者の状態でした。
早稲田大学などで社会人向け講座のプロデューサーを務める、コミュニティ運営の実践家である高橋龍征さんが、2020年3月1日に立ち上げた公開グループです。
多用な価値観のあるコミュニティ運営のメンバーで一緒に何かをしてみたいと思い、「ウィークリー通信」のプロジェクトを企画しました。コミュニティで投稿されている良記事をまとめて、定期的に情報発信する企画です。
現在はプロジェクトメンバーの持ち回りで、Vol.8まで情報発信ができており、チームとして自走できる状態になってきました。
■超えるべき5つの壁
ただし、チームとして自走できる状態になるまで、越えるべき課題がいくつもありました。今回はそのうち5つの壁を紹介したいと思います。
①オンラインで協働できるツールを選択できるか
②運用プロセスの標準化を構築できるか
③読み手に分かりやすい文章で伝えられるか
④ボランタリーが前提であるファシリテーションができるか
⑤多用なメンバーの意見を聞き入れることができるか
①オンラインで協働できるツールを選択できるか
企画書をOfficeの「PowerPoint」で作った時や、初回打合せの資料を「Word」や「Excel」で作った時、多方面から突っ込みを頂きました。笑
フルリモートの環境下で、共同の編集作業をする時のポイントです。
・複数人で同時編集ができ、編集箇所がリアルタイムに確認できること
・場所を問わず編集ができること
・PCやスマホを問わず編集ができること
Officeの場合は、共有機能こそありますが、編集箇所をリアルタイムに確認できないため、複数人での同時作業に不向きです。
「ゆる共」では、目的に合わせて以下のツールを採用しています。
Google ドキュメント…Word用途の資料作成用。同時編集が可能。
Google スプレッドシート…Excel用途の資料作成用。同時編集が可能。
Google スライド…PowerPoint用途の資料作成用。同時編集が可能。
Google ドライブ…ファイル共有用。PCやスマホでも参照・編集が可能。
Facebookグループ/Messenger…メンバーとのコミュニケーションツール用。
Zoom…Web会議の打合せツール用。
②運用プロセスの標準化を構築できるか
非営利のコミュニティ活動ではボランタリーな側面があるため、如何に低負荷で有効に回せる仕組みを構築できるがポイントです。
そこで運用プロセスを標準化した資料として、Google ドキュメントやスプレットシートを作成し、各メンバーが気づいた改善点を反映していきました。
実際に運用プロセスの設計をして感じたことは、人によって持っている知識やITリテラシーなどにバラツキがあるのが普通だということです。そして、自分が当たり前に行動しているものであるほど、運用プロセスの設計から抜けがちです。
今回の企画の例で言えば、初めて担当するメンバーでも疑問なく運用できる、というレベル感を目指して改善を続けました。
③読み手に分かりやすい文章で伝えられるか
フルリモート環境で協働する場合、対面コミュニケーションと比較して、読み手に分かりやすい形で文章を伝える力が問われます。
僕は自分の伝えたいことが多くなると、冗長で分かりにくい文章になる傾向があったので、意識したポイントをいくつか紹介します。
・読み手を絞る。
・目的と手順(期日)を示す。
・速読しやすい文章(シンプルさ)を心がける。修飾語などは最低限に。
・読み手が判断するために必要な情報を記載する。
・詳細情報があれば別リンク参照にして、文章後半などにまとめる。
④ボランタリーが前提であるファシリテーションができるか
それぞれが本業がある中でのボランタリーな活動になるため、運営参画する人は金銭以外のベネフィットを受け取ることになります。実践を通じたスキルや知見の取得。ボランタリーなチームのマネジメントなどが、例で挙げられます。
ボランタリーな活動だからこそ、以下のことは避けるべきです。（だいぶ高橋さんの考え方に影響受けました(^^)）
・メンバーが仕事やプライベートがある中で、自己犠牲的に活動する。
・本来お金をもらうべき専門性に対し、（お金以外での）相互利益を配慮せずにタスクを依頼をする。（悪意なき搾取）
こういったことを避けるために、取るべきファシリテーションのポイントを紹介します。
・受け手が時間取れるかを判断するために、作業工数を伝える。
・受け手の心理的負担を下げるために、作業ができなかった時のセーフティーネットを設ける。誰かがリカバリーできる体制づくり。
・運用プロセスを標準化して、低負荷で回せるようにする。
・各人（メンバー、リーダー、アドバイザ）ができる分野で貢献する空気作り。
・ボランタリーなりのリターンを明確に示すこと。
⑤多用なメンバーの意見を聞き入れることができるか
コミュニティ運営に参画して面白いと思ったのは、多様性あるメンバーとの交流を通して、自身の考えを広げることができる点です。
年代、業界、得意分野などが全く異なるメンバーとプロジェクトを一緒に進めるわけなので、当然主張がぶつかり合うこともあります（笑）。
そんなこともありますが、ボランタリーなコミュニティ運営では、お互いがフラットな立場で、論拠に基づいて、より良い方針に向かっていくことが大事だと考えています。
自分の意見を通すことに夢中にならず、周りのメンバーの良い意見を取り入れて、企画を推進していくバランス感覚は大事にしていきたいポイントです。
■今後の展望
3ヶ月経って、この企画は自走できる状態になりました。
良かったこと・現在の課題をメンバーにも聞いたので記載します。
◆良かったこと
・スピード感を持って動き、Zoom会議の中で改善点を話し合えた。
・運用プロセスをマニュアルに落とし込めた。
・Facebook上でファシリテーターとコミュニケーションを上手くとれた。
・協力的なメンバーに恵まれた。
◆改善点
・非同期での意見交換方法
・新規のボランタリーメンバーが来やすい設計
・意思決定の方法
今後の展望は、テーマ別の情報発信ができるような仕組み・体制を構築をしていきたい、と考えています(^^)
■おわりに
今回の記事では、「”フルリモートのボランタリーなコミュニティ運営”3か月の間に5つの壁を乗り越えた話」をお伝えしてきました！
今回の記事が、フルリモートの環境下でプロジェクトを進めている人や、ボランタリーなコミュニティ運営の参画に興味がある方に、お役立ちしていれば幸いです。
それではまた！
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