会議と議事録が変われば、会社が変わる

こんにちは、プロダクトマネージャー のたけまさです。
今回は会議改善の考え方とノウハウをまとめました！当記事を書くきっかけになった、CEO河邑のプチバズりしたツイートです。

会社に所属する人間にとって、会議と議事録はとても身近なものです。
身近にある日常の当たり前レベルを上げることは生産性に直結します。

会議のパフォーマンスが微妙なんだよなぁ。。とお悩みな方々のご助力になれば幸いです！各項目にはサンプルも掲載しています。

要約
重要ポイントです。お時間がない方はこちらだけでもお持ち帰りください。

①Agendaを事前に設定する
・議題は優先度/目的/課題/結論をセットで記載する
・自分なりの結論を用意してから、会議に参加する
②参加が絞る
・会議体はターゲットと目的にあわせて設計する
・会議コストとパフォーマンスを改善し続ける
③議事録の書き方を洗練する
・最初にゴールの状態をすり合わせてから議論を開始する
・基本はロジックツリーで記入。議論を構造化する

STEP1：会議体を改善する

会議は劣化する

意外と忘れがちなのが、会議は劣化するという事実です。
数人で設置された会議体が、数10人でもそのまま使われている。など会議を構成する要素が変化すれば、パフォーマンス維持のために改善が必要です。

会議を評価するための問い

"その会議はコストに対して、ふさわしい成果をあげてますか？"

• はい：素晴らしい、継続しましょう！

• いいえ：会議コストを削るか、成果の量を増やしましょう。

会議の成果

会議の成果とは「議題について何個の結論をだして、議題を次のフェーズに進めることができたか？」と定義します。

会議のコストと改善

会議コスト(¥) = 参加人数(人)× 時間単価(¥)× 会議時間(h)×開催回数(回)

改善方法は基本2点です。基本的にはコスト削減をベースに、それを補うコンテンツ改善の組み合わせが有効です。※単価はえいやでOK

• 会議コストを削る：会議を構成する量的な要素を減らして改善する

• 成果量を増やす：より多くの結論をだせるようにコンテンツを改善する

会議の目的は３つに集約される

社内情報の扱い方は、共有・討議・決議の3つだけ。
混ぜるな危険。それを意識して会議するとgood。

これは当社人事責任者・哲平さんがよく言う言葉です。自分が取り扱う議題が何なのかを宣言した上で、議論を始めると参加者の意識が揃います。

• 共有：更新情報（以前との差分）が周知されること。

• 討議：複数ある選択肢の中で、確度の高いものを選ぶこと。

• 決議：最良であると判断した選択肢に、リソース投資を決定すること。

会議を設計する

会議には目的に応じた、会議体の設計が必要です。
具体的には以下の構成要素を組み合わせて作ることになります。

【会議構成要素と全社定例の設計サンプル】
#会議オーナー（ファシリテーター）
・会議のパフォーマンスとコストに責任をもつ
・会議体の継続的な改善をおこなう
#ターゲット
・誰を対象にした会議なのか
・例：全社員30人を対象にした全社定例である
#目的
・共有/討議/決議のいずれか
・例：参加者が事業状況の大枠を理解するための共有を目的とする
#参加者属性
・当事者、決裁者、関係者
・例：発表者（当事者）は５人。残り25人は関係者として参加する。
#情報の粒度
・概要、詳細、どこまで議題の情報粒度を合わせるのか
・例：異業種が参加するので粒度は概要に留める。詳細は資料リンク添付。
#時間と開催頻度
・1会議あたりの時間。会議の開催頻度。
・例：月1回60分の会議体とする。
#コンテンツ
・目的に応じたコンテンツを用意する。
・例：全社定例は全社重点課題10分（CEO）。5部門の予実振り返り10分（部長）のコンテンツとする。
#会議コスト
・現時点の会議コスト：15万円/月
・内訳：参加者30人*時間単価¥5000*1時間*1回
・会議コスト30万円を超えたタイミングで、会議体を再検討する

会議ルールの設定

会議の生産性を高めるためのルールを設定します。
サンプルとして当社経営チーム定例のルールを掲載します。

【アダコ経営チーム定例の運用ルール】
#議題の粒度
・全社の事業/組織の運営に関わること
・一定規模以上の投資が必要な話
・部門の方針や、人材状況に関わる更新情報
#議題の締切
・前日午後1時にまでに記載（緊急除）
・各自で議題を事前確認した上で、MTGに参加すること
・議題へのコメントは青文字+名前で記載すること
#コンテンツ
・討議と決議...目的/課題/結論（叩き台）をセットで提案すること
・共有...基本slackで共有。ここでは重要/緊急な情報のアップデートのみ。

アダコテック：経営チーム定例会議の運用ルールより

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STEP２：議事録の書き方

議題の優先度設定

議題には優先度をつけて、優先度の高いものから議論していく必要があります。時間内に収まらず漏れた優先度の低いものは、基本的に当事者同士でチャットで済ませればよいです。

当社では議題タイトルの規格化して、会議開始時に優先度確認する運用をしています。

#議題タイトルのサンプル
[優先度：高中低] SAMPLEについて 討議・決議・報告 / 名前 (Xmin)

#議事録に記載された議題の例
・[優先度：高]人事制度の導入について 討議 / 田中 (30min)
・[優先度：中]全社定例のコスト削減について 決議 / 武政 (15min)
・[優先度：小] オフサイトmtgの会場について 共有 / 鈴木 (5min)

議題の設定

特に重要なポイントは以下の2点です。
議論に地図と現在地と目的地を用意するイメージです。

• 議題に結論（たたき台）を先に記載すること

  • 議題起票者が「自分なりの結論」を用意することで、議論が筋道をもつことができる。

  • 決裁者に対して、YES or NOが判断できる粒度まで議題が磨かれている極めてスムーズな会議となる。

  • アンチパターンとしては、議題だけセットして、結論となるたたき台がが用意されていないケースです。参加者の論点が迷走する。

• 議論の前にゴールを設定すること

  • 議論が終わった時点で望む状態を、最初に定義する。

  • 状態目標が決まっているので、タイムマネジメントが可能になる。

  • ゴールが参加者に共有されているので、論点のズレに注意深くなれる

議題起票者は議題と共に以下項目を記載します。

#概要
・議題に対して、こうしたいという結論（たたき台）を記載する
#ゴールの設定
・mtg終了時に達成したい状態を握る
#課題(ファクトベース)
・議題に対して何が具体的な課題なのか記載する
#結論
・mtg終了時の参加者の合意事項を記載する
#ネクストアクション
・次回までに実行するアクション+担当者を記載する

基本はロジックツリーで記入

• ロジックツリーの良いところは、議事録を通して議論が構造化されることです。

• 自然と大項目（議題）、中項目（構成要素）、小項目（詳細）に分けて記載され、課題の構造や因果関係、論点のズレ（枝葉が増える）を視覚的に把握することができます

議事録のサンプル

• [優先度：高]コスト削減のため全社定例の会議体改善 決議 / 武政 (15min)

  • 概要

    • 定例を月次と週次に分割して、会議コストを1/2以下に改善したい

  • ゴール設定

    • 会議体変更のやる/やらない判断を決議する

  • 課題

    • 社員が増え、全社定例の会議コストが1年前の2倍に増加した

      • 現在の会議コスト：75万円/月

    • 情報共有の粒度が、詳細すぎたりチームごとにブレが発生している

    • コンテンツに共有と当事者同士でやるべき相談が混ざっている

      • 20人会議は事業全体感の共有の場として機能させるべき

  • 提案：全体定例を新しい会議体への改善

    • 改善後の会議コスト：30万円/月

      • 月次定例（60分/第二月曜日）

        • 定例フォーマット案へのlink

      • 週次（30分/月曜4回）

        • 定例フォーマット案へのlink

  • コメント

    • 7月はオフィス引越しのため避けたい（田中）

    • 発表者には十分な準備期間の上、実行（鈴木）

  • 結論

    • 全体定例の改善を実行するで合意

  • ネクストアクション

    • 7/18：次回全体定例で会議体の変更を全社周知（武政）

    • 7/22：新しい会議体とコンテンツの設計完了（武政）

    • 7/25：部長向けに新会議体の説明会（武政）

    • 8/8：初回の新全社定例の開催

おわりに

改善は小さな会議体で試して、大きな会議体への導入がおすすめです。今後合流する新しいメンバーたちのノウハウも吸収しながら、日常的な活動の当たり前レベルを高め続けて行きたいと考えてます。