コミュニティ業務の効率アップを図るために：Bardさんに相談してみた

先日、「なんでも良いからBardに聞こう」というタイトルでnoteに書き、実際に試してみました。

とにかく本当に「なんでも」聞いてみるのが面白いし、いろんなヒントになるかなと思うので、以下の内容でも聞いてみました。それなりに長いですが、網羅するレベルなら本が何冊でもかけるレベルになるでしょう。

ですので、長いようでこれはあくまで一部を挙がっているだけ、要点を抜き出しているだけだと思います。この中でヒントになった、気になったワードや事象があればさらにそこをBardに聞くなりして深掘りすればより活用度も上がるし、自分のレベルアップ、学びにも、手助けにもなるのではないでしょうか？

では、以下の投げかけでスタートします。以下はBardの内容：

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

コミュニティの業務を効率よく、円滑にしていくために必要なことは何かを書き出してください

コミュニティの業務を効率よく、円滑にしていくためには、以下のことが必要であると考えられます。

• 明確な目標と役割分担を定める

コミュニティの目的や目標を明確にし、それに沿った役割分担を定めることが重要です。目標が明確になっていないと、業務の優先順位付けやメンバーのモチベーション維持が難しくなります。また、役割分担が曖昧だと、業務の重複や抜け漏れが起こりやすくなります。

• 業務フローを整備する

業務の流れを整理し、手順や必要な資料などを明確にすることで、業務の効率化を図ることができます。また、業務フローが整備されていれば、新メンバーのオンボーディングや業務の引継ぎもスムーズに行えます。

• コミュニケーションを活性化する

メンバー同士のコミュニケーションを活性化させることで、業務の円滑化を図ることができます。業務に関する情報共有や相談を積極的に行うことで、業務の効率化やミスの防止につながります。また、メンバー同士の信頼関係を構築することで、協力や助け合いの精神が生まれ、より良いコミュニティ運営につながります。

• ツールやサービスを活用する

業務に必要なツールやサービスを活用することで、業務の効率化を図ることができます。例えば、コミュニケーションツールやタスク管理ツールなどを活用することで、業務の進捗状況の把握や共有がしやすくなります。また、オンライン会議システムなどを活用することで、メンバー同士のコミュニケーションを円滑にすることができます。

具体的には、以下のような方法が考えられます。

• コミュニティマニュアルを作成して、コミュニティの目的や目標、ルールなどを明確にする

• 業務の棚卸しを行って、業務内容や必要なスキルなどを把握する

• 業務フロー図やワークフロー図などを作成して、業務の流れを整理する

• 定期的なミーティングやオンライン会議を開催して、情報共有や相談を行う

• チャットツールやプロジェクト管理ツールなどを活用して、業務の進捗状況を管理する

コミュニティの規模や目的、メンバーのスキルや経験などによって、必要なことは異なるため、それぞれのコミュニティに適した方法を検討することが大切です。

業務フローについて、もう少し詳しく書いてください

業務フローとは、業務の流れを整理し、手順や必要な資料などを明確にしたものです。業務フローを整備することで、以下のメリットがあります。

• 業務の効率化

業務の流れを整理することで、無駄な手順や重複作業を排除し、業務の効率化を図ることができます。また、業務フローに必要な資料やツールを明確にすることで、業務の準備や実行にかかる時間を短縮することができます。

• 新メンバーのオンボーディングや業務の引継ぎの円滑化

業務フローが整備されていれば、新メンバーのオンボーディングや業務の引継ぎをスムーズに行えます。業務フローに沿って業務を進めることで、メンバーが自ら業務を理解し、習得しやすくなります。

• 業務の品質向上

業務フローに手順やルールを明確にすることで、業務の品質を向上させることができます。また、業務フローに沿って業務を進めることで、ミスの防止や再発防止につながります。

業務フローを作成する際には、以下のポイントを押さえることが大切です。

• 対象となる業務を明確にする

業務フローを作成する際には、対象となる業務を明確にする必要があります。業務の範囲や内容を具体的に定めることで、業務フローの作成に必要な情報を漏れなく収集することができます。

• 業務の流れを整理する

業務の流れを整理するためには、業務の開始から終了までの一連の流れを洗い出します。業務の開始と終了のタイミングを明確にし、業務の各ステップを時系列で整理します。

• 手順や必要な資料などを明確にする

業務の流れを整理したら、各ステップの手順や必要な資料などを明確にします。手順は、誰が、いつ、何をするのかを具体的に記載します。また、必要な資料は、業務を円滑に進めるために必要な資料を漏れなく記載します。

• 見直しや改善を繰り返す

業務フローは、作成後も見直しや改善を繰り返すことが大切です。業務の状況やメンバーのスキルや経験の変化に合わせて、業務フローを適宜見直し、改善することで、業務の効率化や品質向上を図ることができます。

コミュニティの業務フローを作成する際には、以下の点に注意するとよいでしょう。

• コミュニティの目的や目標を踏まえて作成する

コミュニティの業務フローは、コミュニティの目的や目標を踏まえて作成する必要があります。コミュニティの目的や目標を達成するために必要な業務を洗い出し、業務の流れを整理します。

• メンバーの意見や要望を反映する

業務フローは、メンバーの意見や要望を反映することで、より実践的なものにすることができます。メンバーから業務フローの作成に協力してもらったり、意見や要望を募ったりすることで、より使いやすい業務フローを作成することができます。

• わかりやすい表現で作成する

業務フローは、誰が見ても理解できるように、わかりやすい表現で作成する必要があります。専門用語や略語は、できるだけ使用を避け、具体的な表現を用いて説明します。また、図や表などを活用することで、視覚的にわかりやすくすることも効果的です。

コミュニティの業務フローを整備することで、業務の効率化や円滑化を図ることができます。コミュニティの目的や目標を達成するために、業務フローの作成を検討してみてはいかがでしょうか。

業務をシステム化していくために必要なことを書いてください

業務をシステム化していくためには、以下のことが必要であると考えられます。

• 目的と目標の明確化

業務をシステム化する目的と目標を明確にする必要があります。目的と目標が明確になっていないと、システム化の方向性が定まらず、失敗につながる可能性があります。

• 現状の業務の把握

現状の業務を把握し、改善すべき点やシステム化の対象となる業務を洗い出します。現状の業務を把握することで、システム化による効果やメリットを具体的にイメージしやすくなります。

• システム化の範囲の決定

システム化の対象となる業務の範囲を決定します。業務の範囲を広げすぎると、システム化のコストや手間が大きくなり、失敗につながる可能性があります。

• システムの選定・導入

システム化の対象となる業務や目的・目標に合わせて、適切なシステムを選定・導入します。システムの選定・導入は、専門家に相談することも有効です。

• 運用体制の構築

システムを導入したら、運用体制を構築します。運用体制を構築することで、システムが適切に運用され、業務の効率化や品質向上につながります。

具体的には、以下のような方法が考えられます。

• 業務フローの作成

業務の流れを整理し、手順や必要な資料などを明確にすることで、システム化の対象となる業務を洗い出し、システム化による効果やメリットを具体的にイメージしやすくなります。

• 業務の可視化

業務の流れや手順を可視化することで、業務の課題や改善点が見えやすくなります。可視化には、業務フロー図やワークフロー図などを活用するとよいでしょう。

• ワークショップの開催

業務の担当者や関係者を集めてワークショップを開催し、業務の課題や改善点について議論することで、システム化の方向性を定めやすくなります。

• PoC（概念実証）の実施

システムを導入する前に、PoC（概念実証）を実施し、システムの有効性や課題などを検証します。PoCを実施することで、システム導入後のリスクを軽減することができます。

業務をシステム化していく際には、以下のような点に注意するとよいでしょう。

• 段階的なシステム化

業務を一度にすべてシステム化しようとすると、コストや手間がかかり、失敗につながる可能性があります。段階的にシステム化することで、リスクを軽減し、効果を検証しながら進めることができます。

• 運用体制の整備

システムを導入しても、運用体制が整っていないと、業務の効率化や品質向上につながりません。運用体制を整備することで、システムが適切に運用され、業務の改善につながります。

• 継続的な改善

システムを導入したら、運用を開始してすぐに完了ではなく、継続的に改善を繰り返すことが大切です。業務の状況やメンバーのスキルや経験の変化に合わせて、システムを改善することで、業務の効率化や品質向上を図ることができます。

業務をシステム化することで、業務の効率化や品質向上、コスト削減などにつながる可能性があります。しかし、システム化には、コストや手間、リスクなど、さまざまな課題もあります。目的や目標を明確にし、段階的に進めるなど、慎重に検討しながら進めることが大切です。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
ここまでがBardの内容

いかがですか？新たなヒントや日頃の活動、仕事などの見直しや整理になりますか？１つ１つのアクションについても伺ったり、整理したりもできると思います。以前なら誰かに聞いたり、書籍などで学んだり、検索をかけたりしていた部分がこうして圧縮されて表示することができます。

学びを加速させたり、効率をあげるためにも役立つと思います。一方で、そういった意識でどんどん学ぼう、アップデートしようとする差は大きくなりますし、学び方次第でますます差が広がります。何より、そうした学ぼうとする姿勢や意識、学んで活かしたい場を見つけたり、参加したり、自分を高めるモチベーションなどの根幹部分も重要度が上がり続けていきますね。

また、こうして自分が試している部分を開示、シェアすることで誰かの参考になるかもしれませんし、仲間ができたりするかもしれません。今後も積極的に続けたいと思います。

発信や創作、フリーで活動するためのノウハウ、こういったテクノロジーをスポーツやコーチに活かす方法、いろんなことが研究材料となると思います。学びに来る方、一緒に研究する方はぜひ登録、参加ください！

加古川優考塾 | 学習塾| 中学生・小学生