オンラインセミナー・イベントの運営を＜全員テレワーク＞で成し遂げた話

NegiPANです。
今回も日経COMEMOさんのテーマ企画で書かせていただきます！

このテーマでパッと頭に浮かんだのは、今年の4月にセミナーやイベントをはじめて運営メンバー全員＜完全在宅勤務＞で実施したときのことです。

緊急事態が出されるまで、ほぼオンラインセミナーやイベントの経験がなかった当時の私たちにとっては、かなりのチャレンジでした。

現在のオンラインセミナーやイベント運営の形ができるまでに試行錯誤しましたが、そんな経験がどなたかの参考になるかもしれないので、記事として残しておこうと思います。

◆オンラインセミナーやイベントの運営は、メンバー全員が在宅勤務だと本当に難しい・・・のか？

緊急事態宣言を受けて、3月より完全オンラインに移行した弊社のセミナーとイベント。
4月17日開催分までは、一部の社員が出社した上で運営をしてきました。

誰かしら出社をした状態で運営を続けてきたのは、
・会社の安定したネット回線
・いざとなったら直接話せる場にいることで、スムーズに連携できる
という２点が理由としてあげられます。

とは言え、4月前半に開催したイベントでは、Zoomがかなり重くなり、進行が滞る事態になりましたし、その直後に開催したセミナーでも、会社のネット回線が重い・・・！という状況に苦戦しながら進行することになりました。
（これは単純に会社のネット回線の問題ではなく、Zoom自体がよく使われる時間帯だったため、という可能性も高いです・・・）

この2回のセミナー・イベントで、私たちの事業部内では＜会社の安定したネット回線神話＞は見事に崩れていきました。笑

これでメンバーが全員在宅での運営に向けてクリアすべき課題は、＜いざとなったら直接話せる場にいることで、スムーズに連携できる＞という点のみとなりました。
ここが今回のテーマでもある「テレワークのハードル」だったのかな、と思います。

◆2つ目の課題解決＜スムーズな連携＞にチャレンジ！

イベントでZoomを使用していると、ネット回線自体が重くなり、同時に社内のチャットツールを使用することは困難なことが分かってきました。
（本当にチャットが重くて、オンラインセミナーやイベントをスタートさせた最初の頃は、メンバー間の連携や運営に大きく支障が出ました・・・）

このため、セミナーやイベント中はPCではなく、それぞれの携帯端末を使用しての連携に切り替えることにしました。

携帯でも社内チャットツールは使えますが、セミナーやイベント以外の連絡も入ってくる可能性があります。
（これが地味に惑わされて大変なんです・・・）

このため、LINEで運営用のグループを作成し、そこでやりとり＆連携を図る方法にチャレンジすることになりました。

社内メンバー同士のやりとりは基本的にLINE、イベント内の参加者とのやりとりはZoom内のチャットで。

このように連絡方法を分けたのおかげで、比較的スムーズなイベント運営が出来たと思います。

また、ネット回線についても事前に各メンバーの自宅のネット環境を確認して、司会進行など、話す必要がある担当には安定したネット環境のメンバーを配置できるように考慮しました。

結果、途中でネット回線のトラブル等もなく、メンバー全員在宅勤務の中でイベントを実施することができました！

（もしもメンバーの誰かがネット回線等の問題で離脱してしまった場合も想定して、全メンバーで進行の流れや当日使用する資料、話す内容等を予め共有し、把握しておくことも大切です）

◆まとめ

・・・ということで、現在、在宅勤務をされている状況でオンラインのイベントやセミナーの開催を考えている方に向けて、＜運営メンバーが全員、在宅勤務でもイベントやセミナー運営は可能です！＞ということをお伝えしたいと思います。

ちなみに・・・今回のメンバー全員が完全在宅勤務でイベント運営をするための2つ目のハードルを越えることになったきっかけは、「本当に誰かが出社しないと運営できないのでしょうか？誰かが新型コロナウイルスに感染してしまってからでは遅いので、一度チャレンジしてみませんか・・・？」という一人の若手メンバーからの投げかけでした。

この一言がきっかけで、誰かが出社してのイベント運営が当たり前、だった私たちが、その当たり前を疑って「とりあえず、チャレンジしてみよう！」と決意することができました。

ちなみに、この一言はセミナー開催当日の朝一のオンラインミーティングでの発言でした。

その日の夕方からのセミナーに向けて、午後には一部のメンバーが出社を予定している中での一言。
そこからはいっきにその日の夕方に向けて、全員が一丸となって完全在宅でのセミナー運営に向けて動き始め、なんとかその日のセミナーを完全在宅勤務で乗り越えることができました。
みんなで力を合わせて「テレワークのハードルを越えた」ことで、事業部内の団結力も増した気がします。


テレワークのハードルは、今までの経験や価値観から私たち自身が勝手に「ハードルだ」と思い込んでしまっているだけで、その当たり前を疑ってみることで、あっさり乗り越えられるものも多いのかもしれませんね。

こんな私たちのコロナ渦での経験が、少しでも誰かの参考になれば幸いです。

#日経COMEMO #テレワークのハードル

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